Списание в дело

Списание и уничтожение документов

Удаление движения экземпляра документа

В режиме корректировки реквизитов движения можно производить удаление ошибочно зарегистрированных движений экземпляра документа. Операция удаления доступна только для последнего зарегистрированного движения, причем общее число движений экземпляра должно быть больше одного, а сам экземпляр не перерегистрирован.

Для удаления движения экземпляра документа следует «щелкнуть» по кнопке «Удалить движение», после чего будет произведено удаление движения экземпляра документа из базы документов.

Режим предназначен для записи в базу данных номера дела и даты списания документа в дело. Запуск режима осуществляется с помощью клавиши «F4» или по команде «Операции/Списание в дело» из режима просмотра карточек документов. На экране появится диалоговое окно «Списание экземпляра документа» (рис. 2.34.), в поля которого следует внести: дату возврата документа, количество листов документа и приложения, описание приложения, номер и дополнительный индекс дела, в которое списывается документ, дату списания.

Рис. 2.34. Окно списания экземпляра документа в дело

Для ускорения ввода информации часть полей заполняется значениями по умолчанию при открытии окна.

В строке «Сортировка по» имеются два поля (номер для сортировки и дата для сортировки), в которые вводятся значения критериев сортировки документов в деле. Критерии сортировки определяются видом сортировки документов в деле, зависящим от номера дела и устанавливаемым при формировании справочника индексов дел. В ТКЗ «Канцелярия» заданы четыре вида сортировки:

· по регистрационному номеру. В этом случае поля в строке «Сортировка по» недоступны;

· по дате документа. В строке «Сортировка по» доступна для редактирования дата сортировки (по умолчанию заполняется датой документа);

· по исходящему номеру документа. В строке «Сортировка по» доступно для редактирования поле номера для сортировки (по умолчанию заполняется номером документа);

· общий. В строке «Сортировка по» доступны для редактирования поля номера и даты сортировки. В поле номера по умолчанию заносится исходящий номер документа. В поле дата заносится: для исходящих документов - дата отправки сторонним корреспондентам и для входящих документов - дата документа.

Поля в строке «Сортировка по» могут редактироваться пользователем для изменения позиции документа в описи документов в досье.

При заполнении полей «Номер дела» и «Дополнительный индекс» с помощью клавиши «F2» можно вызвать на экран «справочное окно», в котором будет выведен справочник существующей номенклатуры дел. После окончания заполнения полей для записи информации в базу, необходимо щелкнуть по кнопке «Сохранить». Если часть полей при регистрации списания можно пропустить, то для быстрого перехода к кнопке «Сохранить» можно воспользоваться клавишей «PageDown».

Для выхода из окна «Списание экземпляра документа» используется кнопка «Отмена» в нижней части окна или клавиша «Esc».

Отмену операции списания экземпляра документа можно сделать, выбрав пункт меню «Операции/Отмена операции». На экране появится предупреждение (рис. 2.35.).

Рис. 2.35. Отмена операции списания экземпляра документа

После нажатия кнопки «Оk» операция списания документа будет отменена и в окне просмотра регистрационной карточки документа отобразится последнее предшествующее списанию движение экземпляра документа.

При попытке изменить листаж документа или приложения в режиме «Коррекция движения» для уже списанного документа на экране появится запрос «Производить корректировку листажа в списании?». При утвердительном ответе на запрос все внесенные изменения в листаже будут внесены во внутреннюю опись.

Дата добавления: 2014-12-26