Система управления компанией, ее структура, состав и взаимосвязь между основными элементами системы

Тема 5. Организация и управление

1. Система управления компанией, ее структура, состав и взаимосвязь между основными элементами системы

2. Функциональное содержание организации. Формирование функциональной структуры управления организацией

3. Структурный подход к организации

4. Коммуникации в организации

5. Самоорганизация и самоуправление

Реформирование экономики и глобальная информатизация общества усиливают внимание специалистов к системе управления организацией в целях ее совершенствования. Система управления представляет собой совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации. Основная задача системы управления заключается в формировании профессиональной управленческой деятельности. Система управления состоит из четырех элементов, состояние которых отражается на эффективности ее функционирования в целом:

1. Методологии управления, включающей:

- Цель – идеальный образ желаемого, возможного, необходимого и приемлемого для организации.

- Задача – конкретная проблема, вытекающая из цели, требующая разрешения.

- Закон – необходимое и устойчивое отношение между явлениями.

- Метод – способ воздействия на человека и коллектив.

- Функция – порученная человеку работа, услуга или обязанность

- Принцип – основное положение какой-либо теории, учения, мировоззрения.

- Технология – совокупность способов и процессов для выполнения заданных функций

- Школы управления.

2. Процесс управления - последовательность этапов формирования и осуществления воздействия для достижения цели, включающий в себя:

- Коммуникации – процесс воздействия, взаимодействия или противодействия в системе «человек - человек», «человек – компьютер» посредством передачи информации.

- Разработка и реализация решений. Решение – результат мыслительной деятельности человека, приводящий к выводу или действиям.

- Информационное обеспечение, основными характеристиками которого являются параметры объема, ценности, достоверности, насыщенности и открытости информации.

- Варианты процесса управления.

3. Структура управления, включающая:

- Функциональные структуры – схемы взаимодействия функций, необходимых для успешной деятельности компаний.

- Схемы организационных отношений. Организационные отношения – различные виды воздействия на человека со стороны другого человека, в т.ч. административные, функциональные, патронажные.

- Организационная структура – схема взаимодействия должностей, функций и подчиненностей.

- Профессионализм персонала.

4. Техника и технология управления, включающая:

- Компьютерная и организационная техника.

- Офисная мебель.

- Сети связей (внутренних и внешних).

- Система документооборота – принятый в организации порядок передвижения входящих, исходящих и внутренних документов.

Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

1. Детерминированность элементов системы. Детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации через взаимодействие подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

2. Динамичность системы, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизменном качественном состоянии. Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также может появиться возмущение, которое стремиться разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменение ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям. С целью обеспечения быстрого перестраивания системы в условиях изменения среды в СУ должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения, система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

3. Наличие в системе управляющего параметра. Под управляющим параметром следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально-управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений. При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы – позволять выполнять данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

4. Наличие в системе управления контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия. Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. Любые управленческие решения в СУ должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.

5. Наличие в системе каналов (по крайней мере одного) обратной связи. Наличие прямых и обратных связей обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.

В свою очередь, методология и процесс управления формируют управленческую деятельность, а структура и техника управления – механизм управления. Взаимосвязь между элементами системы (по Э.А.Смирнову) представлена на рисунке 11. Основными требованиями, предъявляемыми к системе управления, по которым можно судить о степени организованности систем являются: детерминированность элементов системы; динамичность системы; наличие в системе управляющего параметра; наличие в системе контролирующего параметра; наличие в системе каналов обратной связи. Профессиональная управленческая деятельность может быть представлена как процесс и как явление. Как процесс профессиональная управленческая деятельность – это совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого, а как явление – это объединение элементов для реализации миссии организации на основе определенных правил и процедур.

ЦЕЛИ

Задача 1 Задача 2 ****** Задача N

Набор Набор Набор

функций функций ****** функций

Законы и принципы Функциональная структура

Процесс управления

Схема организационных отношений

Система обучения

Персонал

Коммуникации Организационная структура управления

Компьютерная и оргтехника, офисная мебель, сети

связей, система документооборота

Средства и методы управления Разработка и реализация решений

Рис.11. Взаимосвязь элементов системы управления

Таким образом, для системы управления компанией необходимо: разработать миссию компании; распределить функции производства и управления; распределить задания между работниками; организовать порядок и временную последовательность взаимодействия; приобрести или модернизировать технологию производства; наладить систему стимулирования, снабжения и сбыта; организовать производство.

Дата добавления: 2014-12-26