Організація юридичного обліку та зберігання правових (локальних) актів

В апаратах органів управління та суб'єктів господарювання, які видають локальні акти, встановлюється чіткий порядок ве­дення їх юридичного обліку та зберігання. Такий порядок зак­ріплюється у відповідному наказі, рішенні або в постанові. Роз­роблення такого акта за доцільністю керівник доручає заінтере­сованим структурним підрозділам, управлінню справами, загальному відділу, канцелярії або доручає їх розробку спільно з юридичною службою. У такому локальному акті визначається конкретний підрозділ, який здійснюватиме юридичний облік та зберігання. При цьому повинно бути враховано, що обов'язки по веденню юридичного обліку можуть бути покладені безпосе­редньо і на юридичну службу. Якщо виконання цієї функції по­кладається на інший підрозділ, то необхідно зазначити, що юри­дична служба надає йому методичну правову допомогу з цих питань. Визначається форма обліку нормативних актів (за допо­могою журналів, картотеки, електронно-обчислювальної техні­ки тощо). Необхідно передбачити правила ведення контрольних екземплярів відомчих нормативних актів та їх збірників. Також Рекомендується здійснювати юридичний облік та зберігання нор­мативних актів, які надходять до суб'єктів господарювання, що стосується їх діяльності.

Порядок юридичного обліку та зберігання актів, що надходять у структурні підрозділи суб'єкта господарювання, визначаються у локальному акті з урахуванням Рекомендацій з питань підготовки, подання на державну реєстрацію, юридичного обліку та зберігання нормативних актів міністерств, інших органів виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, схвалених постановою колегії Мін’юсту України від 17 червня 1993 р. № 13.

Відповідно до названих Рекомендацій у такому ж порядку, які і у міністерстві, повинен бути організований облік локальних актів і на підприємствах, в установах чи господарствах та в організаціях незалежно від форм власності та господарювання.

Юридичному обліку підлягають нормативні акти, видані і зареєстровані у відповідному структурному підрозділі (управлінні справами, загальному відділі, канцелярії, секретаріаті або в іншій службі).

Юридичний облік у більшості підприємств та організацій і органах державного господарського управління ведеться на підставі копій відомчих актів. Такі копії з усіма додатками в установлений строк надсилаються у підрозділ, який здійснює їх облік. Цей підрозділ здійснює добір актів нормативного характеру. Акти, які не мають нормативного характеру, повертаються упідрозділ, від якого вони надійшли.

Відібрані локальні акти систематизуються за класифікатором який складається з розділів, підрозділів, пунктів, розташованих відповідно до системи права. До класифікатора обов'язково включаються питання, актуальні для цього органу або організації, підприємства чи установи. Такий класифікатор є єдиним для відповідного органу чи суб'єкта господарювання, організації, і його розробляє юридична служба.

Нормативному (локальному) акту надається індекс того роз­ділу, підрозділу або пункту, розробленого і впровадженого на підприємстві, в організації або органі, найменування акта повинно відповідати основній темі індексованого акта.

Крім того, на кожний локальний акт, а також на його окрема частину, якщо вона має свій індекс, заповнюється облікова картка. В ній зазначаються найменування акта, дата його і номер, органі який видав цей акт, наявність грифу обмеження доступу до документа. У правому верхньому кутку картки зазначається індекс акта. Заповнені облікові картки розміщуються в картотеці. Місце картки у картотеці визначається індексом акта. Облікові картки розміщуються у хронологічному порядку. Розділи, підрозділи та пункти класифікатора у картотеці виділяються спеціальними розділо­вими картками. На розділових картках зазначаються індекс та найменування відповідного розділу, підрозділу, пункту.

Відповідний підрозділ, у тому числі юридична служба, їло здійснює облік локальних актів, повинен стежити і за всіма зміна­ми, які вносяться у нормативні акти, враховувати їх, робити не­обхідні відмітки (доповнено, поширено, втрачена чинність тощо). Обов'язково відтворюється точний текст вказівки про зміну акта та робиться посилання на вид, дату і номер акта, яким вносяться відповідні зміни.

Зміни, внесені до нормативного акта, повинні бути відобра­жені в облікових картках, в яких робляться відмітки, аналогічні тим, що проводяться на актах у випадках їх змін.

Облікові картки на акти, що втратили чинність, не бажано вилучати з картотеки, оскільки вони можуть бути використані у нормотворчій діяльності. Такі картки доцільно ставити у кінець відповідного розділу картотеки або у спеціальній картотеці, тоб­то до актів, що втратили чинність. При цьому текст картки по­трібно перекреслювати по діагоналі.

Для забезпечення правильного та ефективного застосування локальних нормативних актів юридичні служби готують і вида­ють збірники чинних локальних нормативних актів, якими за­безпечуються суб'єкти господарювання та організації, структурні підрозділи. До видання збірників юридичні служби практикують систематичне видання окремими брошурами та надсилають на місця переліки чинних локальних актів, а також бюлетені таких актів за певний проміжок часу.

Підрозділ, який здійснює юридичний облік актів, також по­винен мати такий збірник (бюлетень) для здійснення відміток у разі внесення змін у чинні локальні акти. Такі збірники (бюле­тені) звіряються з контрольними примірниками актів і перено­сять всі відмітки про зміни, внесені в акти після їх видання. При Цьому враховується дата, за станом на яку акти включені у збірник (бюлетень). Після перевірки на внутрішній стороні обкладинки слід зазначити, що збірник перевірено, поставити дату та підпис відповідальної особи. Засвідчений таким чином (збірник) бюле­тень є контрольним. Наступні після перевірки відмітки необхід­но проводити у цьому примірнику. Відмітки у збірниках прово­дяться одночасно в актах та облікових картках.

Відомчі нормативні (локальні) акти зберігаються у суб'єкта господарювання або в органі згідно з установленим порядком. Копії локальних актів зберігаються у підрозділі, що здійснює облік. Примірники актів, що надходять у цей підрозділ, слід групувати залежно від року їх видання, тобто в хронологічному порядку. Згруповані за календарний рік акти слід зброшурувати і прону­мерувати. Такий згрупований комплект повинен містити повні тексти актів з усіма додатками, які мають нормативні приписи.

У такому комплекті бажано складати описи актів, в яких слід зазначити найменування актів, дати їхприйняття та номери, атакож номери сторінок, на яких розміщені такі акти. Опис слід розміщувати на початку комплекту. Аналогічно оформлюються обкладинки комплектів. На них необхідно зазначити найменування підрозділу, відповідального за зберігання комплектів, а також органів, які видали акти, вид актів, рік їх видання. У ком­плекті на постійному зберіганні знаходяться копії облікованих нормативних актів. Для зберігання копій відомчих (локальних) нормативних актів, на підставі яких проводиться їх юридичний облік, повинні створюватися належні умови, тобто вони мають зберігатися у спеціальних приміщеннях, сейфах або шафах.

Таким чином, слід погодитися з І. Д. Тиновецькою, на думку якої локальні нормативні акти є не що інше, як правова форма управління підприємством, галуззю, котра використовується з метою досягнення намічених кінцевих наслідків.

Отже, як свідчать аналізи змісту та обсягу нормативно-правових актів, що видаються і застосовуються на підприємствах, в організаціях і установах, вони мають широку відомчу нормотворчість у загальній системі правових форм управління підприємством, організацією, установою чи господарством.

Не можна не погодитись із думкою Н. П. Заєць про те, що впорядкування відомчих локальних нормативних актів — це дуже важлива правова робота. Добір, аналіз і систематизація нормативних актів, вироблення і прийняття нових локальних актів — відповідальна справа, яка вимагає не лише наукового підходу, й високої кваліфікації виконавців.

4.4. Роль юридичних служб міністерств та інших органів виконавчої влади у підготовці правового (локального) акта для подання його на державну реєстрацію

З метою впорядкування видання міністерствами, іншими орга­нами державної виконавчої влади нормативних актів, забезпе­чення охорони прав, свобод і законних інтересів громадян, підприємств, організацій та установ Указом Президента Україні від 3 жовтня 1992 р. № 493/92 вперше в Україні з 1 січня 1993 встановлено, що нормативні акти, які видаються міністерствами, іншими органами державної виконавчої влади, органами господарського управління та контролю і які зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації. Реєстрацію здійсню­ють Міністерство юстиції України та його управління в областях і районах. Тобто державну реєстрацію нормативних актів міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади, органів господарського управління та контролю здійснює Міністерство юстиції України. Реєстрацію нормативних актів відділів, управлінь, інших служб обласних, Київської та Севас­топольської міських державних адміністрацій, а також місцевих органів господарського управління і контролю здійснюють об­ласні управління юстиції обласної, Київської та Севастопольсь­кої міських державних адміністрацій (крім місцевих органів гос­подарського управління і контролю районів). Реєстрацію норма­тивно-правових актів районних державних адміністрацій, їх управлінь, відділів, інших підрозділів здійснюють районні, рай­онні у містах Києві та Севастополі управління юстиції.

Кабінетом Міністрів України прийнято постанову про запро­вадження Єдиного державного реєстру нормативних актів та здійснення правової інформації України. Метою цієї постанови є уникнення дублювання і паралелізму в сфері правової інфор­мації, забезпечення доступності гласності та відкритості право­вої інформатизації для юридичних і фізичних осіб.

Державний реєстр створено з метою забезпечення єдиних принципів ідентифікації нормативних актів та їх державного об­ліку в межах інформаційного простору України; створення фон­ду та підтримання в контрольному стані нормативних актів, на­дання інформації щодо них; забезпечення в межах, визначених законодавством, доступності, гласності та відкритості правової інформації для користувачів.

До державного реєстру вносяться нормативні акти, видані починаючи з Акта проголошення незалежності України (з 24 сер­пня 1991 р.), і нормативні акти, прийняті з часу утворення Рес­публіки Рад робітничих, солдатських і селянських депутатів (11— 12 грудня 1917 р.) до прийняття Акта проголошення незалеж­ності України (24 серпня1991 р.), ідо не втратили чинності і не суперечать законодавству України.

До державного реєстру також включаються чинні, опубліко­вані та неопубліковані, в тому числі з обмежувальними грифа­ми, закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, нормативні акти міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, органів адміністративно-господарського управління та контролю, зареє­стровані в Міністерстві юстиції України, а також тимчасові нор­мативні акти зі строком дії один рік і більше та менше одного року в разі наступного його продовження.

Передбачено, що Фондом Державного реєстру мають право користуватися юридичні та фізичні особи. За користування Фон­дом Державного реєстру справляється плата, яка перераховуєть­ся до Державного бюджету.

Державна реєстрація проводиться в порядку, що визначає Кабінет Міністрів України, яким 28 грудня 1992 р. затверджено Положення про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств, інших органів виконавчої влади, органів господарсь­кого управління та контролю, що зачіпають права, свободи та законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, з наступними змінами та доповненнями. Про реєстрацію нормативних актів Міністерство юстиції України та управління юс­тиції складають реєстри. Такі нормативні акти набувають чин­ності через 10 днів після їх реєстрації, якщо в них не встановле­но пізнішого строку надання їм чинності.

Статтею 56 Закону України від 20 травня 1999 р. № 679-ХIV «Про Національний банк України» передбачено, що державна реєстрація нормативно-правових актів Національного банку Ук­раїни здійснюється в порядку, встановленому Указом Президен­та України від 3 жовтня 1992 р. № 495/92 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади».

На державну реєстрацію подаються акти, що містять правові норми (правила поведінки), розраховані на невизначене коло осіб, підприємств, установ, організацій і господарств та на неоднора­зове застосування, незалежно від строку їх дії та характеру відо­мостей, що в них містяться, в тому числі з грифами «Для служ­бового користування», «Не для друку», «Таємно», а також прийнятів порядку експерименту.

Державній реєстрації підлягають нормативні акти будь-якого виду (постанови, накази, інструкції тощо), якщо в них є одна або більше норм, що зачіпають соціально-економічні, правові, політичні, особисті та інші права, свободи та законні інтереси громадян, проголошені і гарантовані Конституцією України та законами України, встановлюють новий або змінюють, допов­нюють чи скасовують організаційно-правовий механізм їх реалізації; мають міжвідомчий характер, тобто є обов'язковими для інших міністерств, органів державної виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, підприємств, установ, організацій і господарств, що не входять до сфери управління органу, який видав нормативний акт. Державну реєстрацію здійснюють:

1) нормативно-правових актів міністерств, інших централь­них органів виконавчої влади, органів господарського управлін­ня та контролю — Мін’юст;

2) нормативно-правових актів міністерств і республіканських комітетів Автономної Республіки Крим — Головне управління юстиції Мін’юсту в Автономній Республіці Крим;

3) нормативно-правових актів обласних, Київської та Севас­топольської міських державних адміністрацій, їх управлінь, відділів, інших підрозділів, а також місцевих органів господарсь­кого управління та контролю — обласні, Київське та Севасто­польське міські управління юстиції;

4) нормативно-правових актів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, їх управлінь, відділів, інших підрозділів — районні, районні у містах Києві та Севастополі управління юстиції.

Якщо дія нормативного акту, виданого місцевими органами господарського управління та контролю, поширюється на тери­торії інших адміністративно-територіальних одиниць, він реєст­рується в управлінні юстиції за місцем перебування органу, що видав нормативний акт.

На державну реєстрацію не подаються такі акти:

— персонального характеру (про склад комісій, призначення на посаду і звільнення з неї, заохочення працівників тощо);

— дія яких вичерпується одноразовим застосуванням, крім актів про затвердження положень, інструкцій та інших, що містять правові норми;

— оперативно-розпорядчого характеру (разові доручення);

— якими доводяться до відома підприємств і організацій рішен­ня вищих органів;

— спрямовані на організацію виконання рішень вищих органів і власних рішень міністерств, інших органів державної виконав­чої влади, органів господарського управління та контролю, що не мають правових норм;

— нормативно-технічного характеру (державні стандарти, бу­дівельні норми і правила, тарифно-кваліфікаційні довідники, форми звітності).

Нормативний акт на державну реєстрацію подається до реє­струючого органу в п'ятиденний строк після його прийняття у трьох примірниках (оригінал і дві завірені копії).

Нормативний акт, що подається на реєстрацію, повинен відпо­відати вимогам законодавства про мови та іншим актам законо­давства, узгоджуватися з раніше прийнятими актами і бути вик­ладеним згідно з правописом.

Разом з нормативними актами до реєструючого органу пода­ються обґрунтування підстав для видання нормативного акта чи окремих його норм; відомості про чинні акти з цього питання;: інформація про строки приведення їх у відповідність з нормативним актом, поданим на державну реєстрацію, а також про акти, що втрачають чинність у зв'язку з прийняттям цього акта; відомості про офіційне погодження акта із зацікавленими органами незалежно від того, чи є таке погодження обов'язковим і згідно з законодавством.

Посадові особи, які порушили законодавство про державну реєстрацію нормативних актів, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством України.

Державна реєстрація нормативного акта проводиться протягом 10, а якщо акт має великий обсяг — 15 робочих днів з дня, наступного після надходження його до реєструючого органу.

У разі потреби (необхідність проведення аналізу нормативно­го акта із залученням експертів, вивчення значної кількості актів чинного законодавства тощо) ці строки можуть бути продовжені керівником реєструючого органу, але не більше як на 10 робочих днів, про що повідомляється орган, який надіслав нормативний акт на реєстрацію. Нормативний акт після висловлених реєструючим органом зауважень на прохання органу, що його видав, може бути повернутий на доопрацювання. Строк доопрацюван­ня визначається реєструючим органом за погодженням з органом, що подав акт.

Якщо нормативний акт відповідає вимогам названого Поло­ження, реєструючий орган на оригіналі акта робить напис за встановленим зразком про дату державної реєстрації і номер акта за державним реєстром.

У державній реєстрації може бути відмовлено, якщо норма­тивний акт:

— не відповідає Конституції України;

— видано з порушенням чинного законодавства; якщо цей акт порушує чи обмежує встановлені законом права, свободи та законні інтереси громадян, підприємства, установи, організації або покладає на них не передбачені законодавством обов'язки;

— виходить за межі компетенції органу, що його видав;

— не відповідає законодавству про мови;

— суперечить установленому порядку ведення діловодства;

— не узгоджено із заінтересованими органами, якщо таке уз­годження відповідно до чинного законодавства є обов'язковим;

— викладено з порушенням правил правопису;

— не узгоджується з дорученням, даним органу, що видав акт.

Орган, якому відмовлено у державній реєстрації нормативно­го акта, має право оскаржити рішення Міністерства юстиції Ук­раїни до Кабінету Міністрів України, а рішення управління юс­тиції — до Міністерства юстиції України в 10-денний строк з дня отримання рішення про відмову в державній реєстрації нор­мативного акта.

При розсиланні і опублікуванні нормативного акта посилан­ня на номер і дату державної реєстрації є обов'язковим.

Зміни та доповнення також підлягають реєстрації.

Міністерству юстиції України та управлінням юстиції надано право перевіряти в органах державної виконавчої влади і госпо­дарського управління та контролю питання про державну реєст­рацію нормативних актів, вносити пропозиції про усунення ви­явлених порушень і недоліків та притягнення винних осіб до відповідальності.

Юридична служба міністерства, іншого органу, який видає акт, надає необхідну правову допомогу структурним підрозділам з питань, що виникають при підготовці проекту нормативного акта. Вона за дорученням керівництва міністерства, іншого орга­ну, який видає акт, безпосередньо бере участь у розробці проек­ту з питань, що входять до її компетенції.

Юридична служба міністерства, іншого органу, який видає акт, визначає з урахуванням Рекомендацій з питань підготовки, по­дання на державну реєстрацію, юридичного обліку та зберігання нормативних актів міністерств, інших органів державної виконав­чої влади, органів господарського управління та контролю, чи підлягає нормативний акт державній реєстрації, вносить керівни­ку пропозиції щодо його подання до реєструючого органу.

Крім того, актами, які регулюють питання порядку державної реєстрації, також вимагається на зворотній стороні останнього аркуша першого примірника нормативно-правового акта, що подається на державну реєстрацію, віза працівника юридичної служби, з котрим погоджено проект нормативно-правового акта, або на окремому аркуші, де проставлені візи про погодження проекту зі структурними підрозділами апарату органу, що видає акт, або з іншими відповідними органами, з якими нормативний акт погоджено.

Спеціалісти юридичних служб повинні стежити, щоб норма­тивно-правові акти, які підлягають державній реєстрації, також відповідали вимогам щодо оформлення документів, передбаче­ним Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автоном­ної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовт­ня 1997 р._, № 1153, з наступними змінами та доповненнями.

Зокрема, слід звертати увагу на те, що до складу реквізиту «Підпис» входить найменування посади особи, що підписує до­кумент (повне, якщо документ оформлений не на бланку, ско­рочене — на документі, оформленому на бланку), особистий підпис та його розшифровка.

При підписанні документа декількома особами їх підписи розміщують один під одним у послідовності відповідно до поса­ди, яку обіймають. При підписанні документа декількома особа­ми рівнозначних посад їх підписи розміщують на одному рівні.

При засвідченні вірності копії нормативних актів (документів) нижче реквізиту «Підпис» роблять надпис «Згідно», зазначають найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий] підпис, його розшифровку та дату засвідчення.

Відповідно до названих Рекомендацій в такому порядку проводиться також підготовка змін і доповнень, що вносяться до нормативних актів, які пройшли державну реєстрацію.

Отже, доцільно ще раз наголосити на тому, що відповідно до вимог п. 8, пп.3, абз. 3 Загального положення про юридичну службу видання наказу, іншого нормативного акта, а також подання проекту акта законодавства відповідному органу для вирішення питання щодо його прийняття чи узгодження без попереднього розгляду юридичною службою не допускаються.

Проте юридична практика та матеріали перевірки органів прокуратури свідчать про те, що міністерства і відомства та відповідні виконавчі органи облдержадміністрацій нерідко приймають нормативні акти з порушенням чинного законодавства України і незаконно надсилають їх до виконання на місця телеграмами, листами, рекомендаціями без реєстрації в Міністерстві юстиції України або Міністерстві юстиції в Автономній Республіці Крим, управліннях юстиції в областях, районах, районах у містах міських управліннях (міст обласного значення). Причиною цього є те, що працівники таких органів, які видають нормативні акти, недостатньо обізнані з чинним законодавством про державну реєстрацію та правилами нормотворчої роботи з підготов­ки проектів актів. Не встановлено порядок підготовки і подачі актів на державну реєстрацію; не визначені відповідальні за цю справу посадові особи; порушується порядок ведення діловод­ства та правопису. Значна кількість нормативних актів прий­мається органами центральної та місцевої виконавчої влади з порушенням наданої їм компетенції, не узгоджується з зацікав­леними органами. Окремі управління та відділи обласних дер­жавних адміністрацій приймають нормативні акти на виконання наказів вищих органів, які не зареєстровані у Міністерстві юс­тиції України. Нерідко допускаються порушення законодавства про мови (нормативні акти або додатки до них видавалися ро­сійською мовою).

Наявність подібних порушень і недоліків пояснюється відсут­ністю юридичної служби у ряді міністерств, управлінь і відділів облдержадміністрацій та низькою кваліфікацією працівників юридичних підрозділів, які не підтримують у контрольному стані законодавчі та нормативні акти, не проводять роботи з приве­дення відомчих (локальних) нормативних актів у відповідність до чинного законодавства.

У зв'язку з цим Кабінет Міністрів України пунктом 1 поста­нови від 14 грудня 2001 р. № 1693 «Про вдосконалення правової роботи в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади» зобов'язав дані органи здійснювати в межах своєї компе­тенції постійний перегляд нормативи о-правових актів з метою приведення їх у відповідність з Конституцією та законами Ук­раїни, іншими актами законодавства, усунення множинності, скасування застарілих актів і таких, що не відповідають новим умовам соціально-економічного розвитку України; забезпечити обов'язкове узгодження з юридичною службою проектів норма­тивно-правових актів, відповідальним за розроблення яких є центральний орган виконавчої влади.

Адже якщо спеціаліст юридичної служби не вніс письмових пропозицій щодо приведення у відповідність до законодавства проектів локальних актів, які суперечать чинному законодавству, Що призвело до негативних економічних наслідків, порушення прав і законних інтересів працівників, він понесе відповідальність у встановленому законодавством порядку.

Дата добавления: 2015-04-24