Внутренняя среда. Медицинский персонал

Внешняя среда

Внутренняя среда

Персонал

Пациенты

Медицинский персонал

Отчеты финансовой ревизии

Бюджеты

Медицинские карточки пациентов

Совет попечителей

Администратор

Руководители отделений

Общественное мнение

Рис. 3.4. Источники, выявляющие проблемы (2-й этап). (Небольшая больница общего типа).

А. Представители на местах

Б. Информгруппы

В. Бюро обслуживания

Г. Воинские подразделения В подразделение информации

Е. Публикации

А. Отдел сбыта

Б. Отдел контрактов

В. Отдел исследования операций

Г. Отдел контроля качества продукции

Д. Отдел системотехники

Е. Отдел обработки данных

Ж. Предложения служащих

Рис. 3.5. Структура выявления проблем в отделении инженерных разработок (2-й этап).

ФОРМА 3. 1 Регистрация выявленных проблем
Проблемы больницы   I. Формулировка проблемы: (это может быть предложе­ние, жалоба или проблема)   II. События и факты, относя­щиеся к данной проблеме: (представьте факты, фами­лии и т. п.)   III. Почему вы поднимаете эту проблему и что вы ожидаете в результате ее решения?   Ваша фамилия _____________________________	Не заполняется ___________________________________ Дата регистрации _________________________________ Решение проблемы за­креплено за ___________________ № проблемы _____________________________________ Разрешение решения проблемы __________________
Отдел
Должность ________________________________
В двух экземплярах, один экземпляр сохраните, второй экземпляр передайте в отдел кадров или опустите в ящик почты проблем.

Форма 3.2 также предназначена для выявления проблем.

Подразделение управления выработкой решения. Мы уже показали, что при выработке решений необходимо объединение и координация действий. Для достижения этой цели организация нуждается в органе, который мы назовем подразделением управления [48]. Это подразделение отвечает за передачу, классификацию и отображение проблем организации, их маршрутизацию, составление графика их решения, распределение или назначение исполнителей, выясне­ние состояния решения проблем и синхронизацию, коорди­нацию и слежение за всеми проблемами организации.

ФОРМА 3.2 Бланк требования на решение проблемы (2-й этап)

Требование на решение Кому: (подразделению управления) От кого: (от лица, выявившего проблему) Дата ___________________ Время ______________________

Описание проблемы

[ ] Неотложно [ ] Срочно [ ] Обычно

(Эта бланка заполняется подразделением управления). Проблема № ________ Получена: Дата __________ Время ___________

Проверка [ ] Решение имеется. См. № _______________ картотеки [ ] Решения в картотеке нет. решений Распоряжение [ ] Возвращена лицу, выявившему проблему с просьбой дать дополнительную информацию. [ ] Возвращена лицу, выявившему проблему, за­траты не оправданы. [ ] Решение начато. Предполагаемая дата решения ___________________________ Особые замечания ______________________________________________________________________________________________________  

Копии формы: 1) подразделению управления 2) подразделению управления 3) лицу, выявившему проблему

Схема потоков на рис. 3.6 показывает содержание работы этого подразделения и используемый им метод координации процесса решения проблемы. Проблемы, выявленные всеми источниками, подаются на вход этого подраз­деления и затем сортируются на разумные и неразумные. Поскольку ресурсы руководства ограничены и дороги, необходим ряд средств отбора проблем, позволяющих руководителям работать лишь над теми проблемами, кото­рые имеют значительную потенциальную выгоду для орга­низации; руководители не должны заниматься поиском информации или предполагаемых проблем прежде, чем они смогут определить, над чем они должны работать. Именно этим должно заниматься подразделение информации, кото­рое рассматривает данные и устанавливает области проблем, что позволяет руководителям избегать расточительной тра­ты времени на просмотр отчетов, сводок и бюллетеней. Для достижения этого результата подразделение управ­ления должно располагать различными средствами отобра­жения информации.

Если, например, и работникам и акционерам (а в неко­торой степени и потребителям и поставщикам) разрешается ставить вопросы о деятельности организации, то, возможно, что некоторые из вопросов будут задаваться неискренними или капризными людьми; они незамедлительно отсортиро­вываются, и лицу, поднявшему эти проблемы, посылается официальное извещение о том, что в настоящее время фирма не может предпринять по ним какие-либо действия. Если проблема классифицирована как разумная, то в подразделе­нии управления заполняются остальные графы формы уче­та выдвинутых проблем, регистрируется дата поступления проблемы и присваивается ей номер. За каждой поступив­шей проблемой и ее окончательным решением закрепляется постоянный номер, что устраняет возможность потери проб­лемы и предохраняет от дублирования работ по одной и той же проблеме. Два гипотетических примера даны в формах 3.3 и 3.4.

На основе полного набора описаний ситуаций и приме­нимых к ним решений, хранящихся в подразделении управ­ления, отбираются проблемы, по которым уже существуют решения. Это делается потому, что лицо, выявившее проб­лему, может быть недостаточно знакомо с процедурами и решениями организации относительно затрагиваемой им ситуации. Если подходящее решение уже сформулировано, подразделение управления найдет его, установит, применя­лось ли оно в подобной ситуации, и известит лицо, выдвинувшее проблему.

ФОРМА 3.3
Книга регистрации проблем
Проб­лема	Проблема получена от	Дата	Отпра­витель уве­домлен	Дата распоря­жения о решении проблемы	Характер распоря­жения
3741 3742	компании «Аякс» подразделения информации	26.3 26.3		15.5 11.4	Разработано новое решение № 5671 Реализовано решение № 374

При возникновении ситуации, для которой решение уже было составлено, но еще не было применено, подразделение управления решает: 1) привести ли в действие соответствую­щую программу, 2) попросить ли разрешение осуществить это решение, 3) запросить ли дополнительную информацию о ситуации (см. рис. 3.6 (6)).

В первом случае мы предполагаем, что некоторые зара­нее разработанные решения может привести в действие само подразделение управления; тогда оно просто известило бы подразделения, которые затрагивают эти решения о пере­ходе к новой программе (мы допускаем, что подразделения способны выполнить новую программу). Избрав вторую возможность, подразделение управления запрашивает у руководства разрешение на ввод в действие решения и затем уведомляет подразделения по соответствующим информационным каналам о новых требованиях. Третий вариант выбирается в том случае, когда информация о ситуации (представленная в форме учета выявленных проб­лем) неполна и неясна. Прежде чем приступать к реализа­ции решения, подразделение управления потребует от лица. выдвинувшего проблему, дополнительную информацию.

Если же существующее решение не дает ожидаемых результатов и, следовательно, неэффективно, то такая ситуация содержит новую проблему, которую включают в категорию «следует продолжить работу».

ФОРМА 3.4.

Дата добавления: 2015-04-29