Структурирование файлов: термины и концепции

Структурирование данных в традиционной файловой среде

Эффективная информационная система обеспечивает пользователей своевремен­ной, точной и уместной информацией. Эта информация хранится в компьютер­ных файлах. Если файлы правильно структурированы и управляются должным образом, пользователи могут легко получить к ним доступ и найти информацию, которая им требуется.

Нетрудно оценить важность управления файлами, если вы когда-либо делали записи, используя небольшие карточки. Проблема заключается не в недостаточ­ной емкости накопительного устройства (металлическая коробка или резиновая лента). Если вы поместите карточки в произвольном порядке, ваши записи будут в малой степени или вовсе не структурированы. Затратив некоторое время, мож­но упорядочить карточки, но улучшить структуру системы реально только с по­мощью разработки предварительной схемы их размещения. Если ваша схема до­статочно гибка и хорошо документирована, вы можете расширять ее согласно любым изменениям потребностей, возможным в будущем.

Аналогичные требования предъявляются и к структурированию файлов, со­держащих данные компании. Хорошо управляемые, тщательно структурирован­ные файлы облегчают получение данных для принятия решений, в то время как плохо структурированные файлы приводят к хаосу при обработке информации, высокой стоимости, отсутствию должной степени эффективности, незначитель­ной степени приспособляемости или вовсе к ее полному отсутствию. Несмотря на использование прекрасного аппаратного и программного обеспечения, многие организации применяют неэффективные информационные системы, которые становятся таковыми вследствие плохого структурирования файлов. В данной главе описывается концепция структурирования информационных файлов и проб­лемы, возникающие при традиционных методах управления файлами.

Компьютерная система структурирует данные иерархическим способом, начиная от битов и байтов, затем переходя к полям, записям, файлам и базам данных (рис. 7.1). Бит представляет собой наименьшую единицу информации, которой можно управ­лять. Группа битов, называемая байтом, представляет отдельный символ, который может быть буквой, цифрой или другим знаком. Объединение символов в слова, группы слов или наборы цифр (таких, как фамилия или возраст) называется по-' лем. Группа связанных полей, например фамилия студента, курс, дата и степень, составляют запись, группа записей одного типа называется файлом. Например, записи студентов могли бы представлять файл курса (рис. 7.1). Группа связанных файлов составляет базу данных. Файл, содержащий список студентов курса, представленный на рис. 7.1, мог бы быть сгруппирован с файлами персональных данных студентов и их финансового положения и, таким образом, составить базу | данных о студентах.

Дата добавления: 2015-04-29