Этап 3: Выбор

Идентифицировав ключевые области деятельности (KRA) и "похитителей времени", студенты, по сути, определили зону своего индивидуального развития в контексте эффективного управления временем. Теперь им необходимо осуществить выбор приоритетов. Существует ряд инструментов, помогающих осуществить такой выбор. Студентам показывают чистый лист бумаги и спрашивают, что это. Затем сообщается, что есть исторический прецедент, когда простой лист бумаги стал эффективным инструментов в использовании времени. Если употребить его умело, то можно отказаться от дорогостоящих дневников и электронных огенайзеров. Например Чарльз Шваб, президент ведущей сталелитейной компании США, заплатил $25,000 за этот инструмент. Шваб нанял консультанта и предложил ему любые разумные деньги, если он покажет, как достичь большего в имеющееся время. Шваб получил чистый лист бумаги и совет (см. Рис 2.6.13):

Рисунок 2.6.13 Совет Чарльзу Швабу

Несколько дней спустя консультант получил чек на $25,000. Теперь можно воспользоваться этим советом бесплатно. Для этого необходимо составить список всех заданий, которые необходимо сделать. Задания надо записать в том порядке, как они пришли в голову. На этот стадии не нужно устанавливать приоритетов. По мере того, как записываются задания, вспоминается все больше и больше вещей, которые требуется сделать.

Выбор приоритетов по критериям важности и срочности

Студентам предлагается определить важность и срочность каждого задания, которые они должны выполнить в контексте ключевых целей, а затем решить, когда они должны быть выполнены и кем. Важные задания – это те, которые ведут к реализации важных целей или препятствуют целям в случае неудачи в их выполнении. Срочные задания – это те, которые должны быть сделаны так быстро, как только возможно. В повседневной деятельности мы часто разрываемся между этими двумя необходимостями. Целиком важные задачи не всегда должны быть решены немедленно, а срочные задания всегда требуют мгновенных действий. В результате мы кажемся постоянно занятыми, но часто в конце дня удивляемся, куда ушло время и что на самом деле сделано.

Прессинг современного бизнеса таков, что очень трудно выйти из круговорота и остановиться, чтобы подвести итог, тому, что делается и, главное, зачем. Можно в начале каждого дня составлять список заданий и задать себе следующие вопросы (см. Рис. 2.6.14):

Рисунок 2.6.14 Определение приоритетов

Возможно, ответить на последний вопрос не просто, поскольку он требует рассмотрения множества различных факторов. Помимо того, что должны быть учтены срочность и важность, также необходимо учесть влияние одного фактора на другой и даже их синергию. Человеческие и политические факторы также играют немаловажную роль в этом процессе. Но при всей сложности такого анализа, целесообразно начать с конкретных вещей, а именно выбора приоритетов на основе критериев срочности и важности.

Техника "Сетка приоритетов"

Студентам предлагается рассмотреть эффективную технику, которая позволяет справится с установкой приоритетов в выполнении заданий, если предварительно определено, какие из них важные и какие срочные. Студентам дается задание в течение пяти минут расписать свои текущие задачи по соответствующим секторам: "срочно и важно"; "срочно, но не важно"; "не срочно, но важно"; "не срочно и не важно" (см. Рис. 2.6.15).

Рисунок 2.6.15 Сетка приоритетов

Здесь целесообразно предупредить, что студентам не следует слишком беспокоиться о тонких деталях, поскольку это только вспомогательный инструмент, а не жесткое правило. Далее студенты получат помощь для решения, в какую категорию должно попасть каждое задание, если возникнут сложности с их четкой категоризацией.

Техника парного сравнения

Иногда заданий так много, что выбор приоритетов представляет проблему, которая кажется неразрешимой. Для таких случаев студентов знакомят с другой полезной техникой установления приоритетов (см. Рис. 2.6.16), когда возникает необходимость выбора среди множества заданий, которые считаются одновременно и срочными и важными. Техника парного сравнения помогает оптимально распланировать свой рабочий день.

Освоив эту технику, после того, как студенты отсортировали свои задачи по принципу важности и срочности, можно начать планировать свой день, отведя оптимальное время для выполнения задач высшей важности, наметить время на такие рутинные задачи, как чтение почты и важные встречи, а также оставить некоторое время для непредвиденных проблем, которые вот-вот могут проявить себя, а также оставить немного времени для планирования следующего дня. Распланировав свой день можно защитить себя от "похитителей времени", которые крадут время, имеющее высочайшую ценность.

Рисунок 2.6.16 Техника парного сравнения

Дата добавления: 2015-04-29