Назначение приоритетов

Присвоение приоритетов работе состоит в определении относительного значения ряда потребностей или задач, что позволяло бы установить по­рядок их выполнения. Фрагментарный характер работы менеджера, как сказано в главе 1, непредвиденные и зачастую противоречивые требова­ния, которым менеджеры обязаны уделить свое время, означают, что они постоянно стоят перед решением, когда и что им нужно делать. Часто они могут попадать в ситуации, в которых вынуждены будут разбирать­ся со сталкивающимися приоритетами. Это может оказаться мучитель­ным занятием, если они не будут методично заниматься назначением приоритетов.

Процесс назначения приоритетов можно выполнять поэтапно:

1. Составьте список всего, что вам необходимо сделать. Всю эту
деятельность можно разделить на три группы:

• постоянные обязанности, такие как представление отчета, обще­
ние с клиентами, проведение проверки эффективности работы;

• особые просьбы менеджеров, коллег, заказчиков, клиентов, по­
ставщиков и т.п., переданные устно, по телефону, в письме,
факсе или по электронной почте;

• работы по собственной инициативе, например, подготовка ра­
ционализаторских предложений.

2. Классифицируйте каждый пункт списка в соответствии с:

• важностью выполняемой задачи с точки зрения ее влияния на
вашу работу (и репутацию) и на результаты, полученные орга­
низацией, вашей группой или любым другим лицом, которое
имеет к этому отношение;

• положением человека, который просит вас выполнить работу
или ожидает от вас каких-либо действий - менее значимые
задачи вполне можно передвинуть выше в списке приорите­
тов, если их поставил генеральный директор или ключевой
клиент;

• безотлагательностью задач - сроками, с тем, что произойдет,
если они не будут выполнены вовремя;

• любыми возможностями продления сроков - изменения време­
ни начала и окончания, а также сроков;

• тем, сколько времени понадобится для выполнения задания, -
обращая внимание на любое требуемое или назначенное время
начала и завершения, которое нельзя изменить.

3. Оцените, сколько времени есть у вас для выполнения постав­
ленных заданий, кроме времени на выполнение рутинной рабо­
ты, которая должна быть сделана. Оцените также, какие у вас
есть ресурсы, например, ваш собственный персонал, для выпол­
нения работы.

ПЛАНИРОВАНИЕ И УСТАНОВЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ • 261

4. Составьте предварительный список приоритетов, руководству­
ясь критериями важности, положения и безотлагательности, опи­
санными выше в подразделе (2).

5. Оцените возможность уложить этот план-график с выписан­
ными приоритетами в то время, которое у вас есть. Если это
окажется сложным, отодвиньте на второй план задачи с при­
оритетами, которые вы назначили сами, и сконцентрируйте все
внимание на важных задачах. Обсудите вопросы задержки при
выполнении работ или поставках товаров в тех случаях, когда
вы видите возможность уложиться в отведенные сроки, и при
успешном достижении такой договоренности передвиньте за­
дачу в списке приоритетов на более низкую позицию.

6. Придайте списку приоритетов окончательную форму и соот­
ветствующим образом спланируйте работу, которую вам пред­
стоит выполнить (или организовать ее выполнение другими).

Расписанный таким образом поэтапно процесс назначения приоритетов выглядит пугающе. Но опытные менеджеры выполняют все эти этапы, практически не задумываясь над ними, но проявляя при этом методич­ность, всякий раз, когда им приходится сталкиваться с большой нагруз­кой или столкновением приоритетов. Многие поступают просто: в нача­ле недели они составляют список "что необходимо сделать" или мыслен­но прокручивают все соображения, которые описаны в приведенной выше последовательности действий из шести этапов, и делают краткие заметки на листе бумаги.

262 • КАК СТАТЬ ЕЩЕ ЛУЧШИМ МЕНЕДЖЕРОМ

Власть и политика

Власть и политика в организации идут рука об руку. Подобно Ницше, вы можете почувствовать, что "власть - это бесчестная игра". Но невозмож­но организовать выполнение, не пользуясь полномочиями, а полномочия требуют применения власти. Более того, один из способов обретения полномочий и власти состоит в том, чтобы вести политические игры в компании. Такие факты достойны сожаления и осуждения, и многие ге­неральные директора отрицают, что они имеют место в их организации. Однако такая практика ведется, потому что люди стремятся к власти и, чтобы получить ее, часто прибегают к помощи политических приемов.

Дата добавления: 2015-04-29