Внутрифирменная система информации

Информационное обеспечение.

а) Определение типа, вида, структуры и объемов информации. Определение показателей уровня информационного обеспечения;

б) Установление периодичности поступления внутренней и внешней информации;

в) Разработка схем движения информационных потоков;

г) Разработка схем документооборота;

д) Определение затрат на обработку информации.

Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Виды форм информации: формы для хранения информации, формы регистрации данных, формы статистической (финансовой) отчетности.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования.

Отметим, что описательная модель отвечает на вопрос «что мы хотим делать?», а алгоритмическая модель — на вопрос «как мы будем это делать?».

Для определения эффективности внутрифирменной системы управления в учете и отчетности используется показатель — отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации.

Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:

- определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;

- определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каж­дого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

- централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

- определение уровня затрат на использование технических средств в сис­теме информации (содержание и обучение обслуживающего персонала,
оплату используемых помещений, затраты на дисков, бумаги и пр.);

- обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления инфор­мации;

- разработка программных средств, прикладных программ.

Для определения экономически оправданного уровня информационного обеспечения, в фирме разработана система показателей, которая главным образом зависит от того, что именно определяет успех нашей компании, от ее стратегии развития, качества взаимодействия между подразделениями.

Каждый показатель оценивается по 5-бальной шкале всеми руководителями подразделений. Затем определяется величина уровня информационного обеспечения (УИ), как средняя арифметическая от суммы баллов всех показателей. Например, в компании принято следующая шкала уровня информационного обеспечения.

Таблица

Уровень информационного обеспечения (УИ)	Величина УИ
низкий	< 3
средний	От 3 до 4,5
высокий	>4,5

Документацию можно условно разделить на две большие группы: организационно-распорядительные и технологические документы. К первой группе относятся различные циркуляры, обеспечивающие деятельность организации, ее внутренний распорядок и режим. Например, должностные инструкции, устав организации, приказы, распоряжения, положения о структурных подразделениях и т. д. Ко второй группе относятся документы, отражающие деятельность организации. Например, документы по учету поставок, прихода товара, документы по бухгалтерской отчетности и первичные бухгалтерские документы (накладные, счета-фактуры) и т. д.

Пправлению песоналом

При коммуникационном обмене любая информация проходит четыре этапа, на каждый из которых отводится определенное время на протяжении всей цепочки двустороннего обмена:

Этап	Действие на этапе	Процент времени от общего, затраченного на на данный этап (%)
	Сбор и регистрация информации.
	Кодирование информации и поиск канала (получателя)
	Передача закодированной информации получателю
	Декодирование полученной информации получателем

Так как было выявлено, что в случаях, когда информация обрабатывается с помощью быстрых и современных средств связи (например, мгновенная электронная почта или мобильная связь), то затраты времени уменьшаются в 4 раза. Необходимо организовать единое информационное пространство - корпоративный портал объединяющий деловые приложения компании с внеш­ними приложениями, предоставляя доступ к ним из одного начального окна. Де­ловые приложения компании предназначены для работы с электронной почтой, базами данных, совместного пользования файлами, управления документооборо­том и т.д. Внешние приложения — это службы новостей, веб-сайты.

Корпоративный портал обеспечивает избирательную доставку пользователю важной для него информации, осуществляя ее фильтрацию в соответствии с функциями пользователя в компании.

К особенностям и преимуществам использования современных информаци­онных технологий относятся общедоступность сетей, круглосуточный и беспере­бойный доступ к информации, постоянная связь с заказчиками, потребителями и субпоставщиками.

Дата добавления: 2015-03-31