Переход на нужное поле или запись

Ввод данных в таблицу

Установление связей между таблицами

Добавление, удаление и перемещение полей

Установка характеристик поля

В нижней части окна Конструктора таблиц указываются свой­ства каждого поля таблицы (рис. 10). Каждый тип данных связан с вполне определенным набором свойств. Например:

· Поля данных текстового и числового типа имеют свойство Размер поля.

· Свойство Формат логического по­ля задает одно из двух возможных значений для этого типа данных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл.

· Данные всех типов имеют свойство Подпись поля. Это свойст­во присваивает столбцу таблицы название, отличное от названия соответствующего поля.

Назначение свойства поля выводится в специальном окне справки в правой нижней части окна Конструктора при указании соответствующего свойства.

Для добавления нового поля между уже существующими полями следует:

1) установить курсор в поле, перед которым нужно добавить новое поле;

2) выбрать команду Вставка † Строки.

Для удаления поля из базы данных нужно:

1) выделить всю строку поля, щелкнув курсором на серой кнопке слева от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо);

2) выбрать команду Правка † Удалить или нажмите клавишу Delete.

Для изменения порядка следования полей необходимо:

1) выделить всю строку поля, щелкнув курсором на серой кнопке слева от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо);

2) переместить с помощью мыши строку в новое место (над тем полем, перед которым нужно вставить).

Сохранение структуры таблицы

Если структура была создана или изменена, ее необходимо сохранить. Сохранение структуры таблицы выполняется обычным образом:

1) Нажать кнопку Сохранить на панели инструментов или выбрать команду Файл † Сохранить.

2) Если таблица еще не сохранялась, то в появившемся диалоговом окне ввести имя таблицы, нажать ОК.

3) Если новая таблица не имеет ключевого поля, для автомати­ческого создания ключа нажать кнопку Да, если ключ не нужен, отказаться - Нет.

Сформировав структуру таблиц и определив ключевое поле для каждой таблицы, между таблицами можно установить взаимосвязи, кото­рые будут поддерживаться при создании форм, отчетов и запро­сов и задать условия целостности данных этих таблиц (см. гл. 2.2 «Этапы проектирования…» - п. 5, 6).

Связи между таблицами устанавливаются следующим образом:

a) Выбрать команду Сервис † Схема данных или щёлкнуть кнопку на панели инструментов.

b) Ввести макеты таблиц в схему, используя команду Связи † Добавить таблицу (или кнопку на панели инструментов).

c) Указать имена таблиц, которые должны быть связаны. Щёлкнуть кнопку Добавить.

Названия каждой из таблиц со списками полей появятся в окне Схемы данных (рис.15).

d) Установить курсор в одной из таблиц на поле, по которому будет установлена связь, и нажатой левой кнопкой мыши «перетащить» это поле на связующее поле другой таблицы. Отпустить кнопку ­– появится диалоговое окно «Изменение связей».

В диалоговом окне представлены названия таблиц, между которыми устанавливаются связи и имена полей для связи. Полям, на основе которых создаются связи между таблицами, не обязательно иметь одинаковые имена, однако они должны быть одного типа. Исключение составляют поля счетчиков, которые можно связывать с числовыми полями (подробности соответствия других типов и размеров полей см. в справке MS Access).

e) Включить флажок: «Обеспечение целостности данных». Это позволит предотвратить случайное удаление или изменение связанных данных.

Кроме этого флажка в окне представлены и другие:

· Каскадное обновление связанных полей. При включении данного флажка изменения, сделанные в связанном поле первой таблицы, автоматически вносятся в поля связанной таблицы, содержащей те же данные.

· Каскадное удаление связанных полей. При включении данного флажка удаление записей в первой таблице приводит к удалению соответствующих записей связанной таблицы.

f) Если требуется установить более чем одну связь, в диалоговом окне Связи необходимо определить связующие поля, щелкнув по кнопке списка в правой части клетки поля и вы­брав нужное имя поля из открывшегося списка.

G Примечания.

От полей, ука­занных при определении связи, зависит тип создаваемой связи, который отображается в этом же окне.

1) Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми.

2) Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым. В отношении «один-ко-многим» главной таблицей является таблица, которая содержит первичный ключ и составляет часть «один» в этом отношении. Таблица со стороны «много» является подчиненной, связующей таблицей. Связующее поле (или поля) в ней с таким же типом информации, как в первичном ключе главной таблицы, является по­лем внешнего ключа.

3) Связь с отношением «многие-ко-многим» фактически представляет две связи с отношением «один-ко-многим» через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах.

Например: ПРЕПОДАВАТЕЛЬ ↔ ГРУППА (рис.4).

4) Если для какой-то из таблиц не было определено ключевое поле, то в поле Тип отношения отображается текст: «Не определено».

5) Для удаления связи необходимо в окне Схема данных выделить ненужную связь и нажать клавишу Delete.

Упражнение 1. «Создание структуры таблиц базы данных “Магазин”»

В процессе построения инфологической модели базы данных “Магазин” (см. п.2.2 «Этапы проектирования…», рис.6.), были спроектированы три таблицы, которые следует реализовать в СУБД Access.

1. Загрузить MS Access.

2. Выбрать «Новая база данных» на вкладке «Создание» (версия MS Access 2002).

3. Задать имя базе данных, например: “Магазин”.

4. В окне базы данных:

· выбрать вкладку Таблицы, затем нажать кнопку Создать;

· в окне диалога Новая таблица выбрать вариант создания таблицы

Конструктор, ОК.

5. В диалоговом окне

Конструктор:

· Задать список имён полей таблицы «Продавец» и их свойства как показано на рис.13:

- Код продавца – ключевое поле, задаётся кнопкой на панели инструментов;

- Дата рождения, тип – Дата/время, в свойстве поля задать маску ввода с помощью Мастера по созданию масок, в диалоговом окне которого выбрать подходящий вид для ввода значений поля, например: __:__:__

- Адрес,тип – текстовый, маску для ввода задать «вручную», например:

## "/"##" кв. "### (номер комплекса/номер дома кв. номер квартиры)

где # означает при выводе цифру, незаполненные позиции выводятся как пробелы; вместо кавычек для ввода символов в маске можно использовать знак \ (слэж),после которого можно вводить любые символы.

Назначение других символов при использовании маски см. в приложении 1.

В режиме ввода значений поля маска будет выглядеть так: __/__ кв. ___

- Телефон -тип – текстовый, маску для ввода задать «вручную», например: 00-00-00, где 0 – это место для вывода цифры, затем Access добавляет символы \ и в результате получается – 00\-00\-00. При вводе данных маска будет такой: __-__-__ Для междугородней связи можно добавить в маску символы: (###)00-00-00.

- Личные данные,тип данных – поле Мемо, значениями этого поля являются алфавитно-цифровые данные (предложения, абзацы, тексты);

- Фото, тип данных – поле объекта OLE позволяет хранить картинки, диаграммы, звуковые фрагменты.

G Примечание. Не следует использовать в имени поля специальные знаки и символы (скобки, черточки, точки и т.д.).

· Сохранить структуру таблицы «Продавец».

· Задать список имён полей таблицы «Товар» и их свойства таким же образом, как и для таблицы «Продавец».

Отличием является поле «Цена», тип данных которого – денежный. По умолчанию формат этого типа – 0,00р. Для того, чтобы избавиться от дробной части (копейки), можно задать в свойстве “Число десятичных знаков” - 0.

G Примечание. Поля типа Мемо и объекта OLE в нашем упражнении не являются обязательными и вводятся только при наличии соответствующих данных (текстов и рисунков).

· Создать структуру таблицы «Продажи», задав список имён полей и их свойства аналогичным образом, как и для предыдущих таблиц.

Так как таблица «Продажи» разрешает тип связи “M:M” и является связующей по отношению к таблицам «Продавец» и «Товар», значения полей Код товара и Код продавца могут быть повторяющимися и первичными ключами не являются (значок не нужен, тип поля Счётчик не подходит). Эти поля специально созданы для связи между таблицами и являются внешними ключами, соответствующими ключевым полям исходных таблиц. Тип данных для них следует задать Числовой, так как он согласуется с типом Счётчик при установлении связи.

6. Установить связи между таблицами:

· Закрыть все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

· Переключиться в окно базы данных. (Для переключения в окно базы данных из других окон можно нажать клавишу F11).

· Щёлкнуть кнопку (Схема данных) на панели инструментов.

· Ввести макеты таблиц (Продавец, Товар, Продажи) в схему, используя кнопку (Добавить таблицу) на панели инструментов.

· Указать имена таблиц, которые должны быть связаны.

Щёлкнуть кнопку «Добавить». Макеты таблиц отражаются в схеме, ключевые поля в них представлены полужирным шрифтом.

· Установить курсор в полеКод продавца таблицы «Продавец» и нажатой левой кнопкой мыши «перетащить» это поле на соответствующее поле таблицы «Продажи». Отпустить кнопку ­– появится диалоговое окно «Изменение связей» (рис.12).

· Убедиться, что связи установлены верно – в этом окне выводятся названия связующих полей соответствующих таблиц, проверить тип связи. В случае необходимости внести изменения.

· Включить флажки:

- Обеспечение целостности данных;

- Каскадное обновление связанных полей;

- Каскадное удаление связанных полей;

· Для создания связи нажать кнопку Создать.

В результате между таблицами «Продавец» и «Продажи» устанавливается связь «один ко многим» (1 ­­ – ¥).

· Аналогичным образом установить связь «один ко многим» между таблицами «Товар» и «Продажи».

· Сохранить Схему данных.

G Примечание.

Всякие изменения в структуре уже заполненной таблицы чреваты потерей данных. Поэтому к внесению таких изменений следует прибегать только в случае крайней необходимости.

Таким образом, в результате этого упражнения созданы структуры таблиц «Продавец», «Товар», «Продажи» и установлены связи между ними с помощью ключевых полей: первичных («Продавец» и «Товар») и внешних («Продажи»). В окне базы данных на вкладке Таблицы появились объекты с соответствующими именами.

Самым простым способом ввода данных в таблицу является использование режима работы с таблицами.

Переход к табличному представлению базы данных осуществляется с помощью кнопки Вид панели инструментов и с помощью команды Режим таблицы.

Порядок ввода данных:

ü Установить курсор на необходимое поле конкретной записи; ввести данные (рис.16.);

ü Продолжать ввод, переходя в следующее поле и т.д., при этом некоторые поля могут быть и пустыми;

ü В конце записи нажать клавишу Enter для перехода к следующей записи.

G Примечания.

1) Если в таблице первое поле – Код, которое является ключом и имеет тип поля – Счётчик, то содержимое этого поля вводится автоматически, начиная с 1 и увеличивая значения на 1 в каждой записи.

2) Пиктограммы в области выбора записи (слева от первого поля) меняются при изменении состояния записи:

4 – индикатор текущей записи;

– ввод и редактирование текущей записи (изменения ещё не сохранены);

á – индикатор пустой записи в конце таблицы.

3) На панели состояния внизу экрана отображается описание ка­ждого поля

(см. рис. 17).

Для перехода между столбцами и к следующей записи используется клавиша Tab или комбинация клавиш Shift и Tab.

Для перехода между записями также служат кнопки переходов в нижнем левом углу окна, где также отображается общее количество записей и номер текущей записи.

Для перехода к конкретной записи вместо номера текущей за­писи нужно ввести новый номер и нажать клавишу Рис.17. Кнопки перехода в окне таблицы и формы Enter.

В размерах одного экрана перемещаться между полями и записями можно с помощью щелчка левой кнопки мыши.

Дата добавления: 2015-05-09