Использование запросов

Как правило, нет необходимости в отображении всей инфор­мации, которая хранится в той или иной таблице БД. Кроме фильтрации, сор­тировки, скрытие столбцов есть еще одно мощное средство обработки дан­ных в одной или нескольких таблицах, которое позволяет отображать нужную информацию, соответствующую указанным требованиям. Для этих целей в Access используются запросы.

Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный и создание таблицы.

Запрос на выборку

Наиболее распространенным является запрос на выборку. При его выполнении создается множество записей, в которых содер­жатся указанные данные, например, определенные поля из одной или нескольких таблиц. При этом отображаемую в запросе ин­формацию можно изменять так же, как и при работе с обычной таблицей. Однако следует отметить, что указанный набор записей создается временно, только во время выполнения запроса, а не хранится в БД, в отличие от содержимого таблиц.

Чтобы создать новый запрос, необходимо нажать кнопку За­просы в окне БД и после этого выбрать режим соз­дания запроса, с использованием конструктора или мастера.

Режим конструктора. После выбора ре­жима конструктора будет отображено диалоговое окно Добавление таблицы для выбора таблицы (или таблиц), которая будет служить источником данных при выполнения этого запроса. После до­бавления таблицы нужно закрыть окно добавления таблицы, после чего на экране будет отображено окно конструк­тора нового запроса, внешне напоминающее рас­смотренное ранее окно расширенного фильтра.

В верхней части окна конструктора располагаются таблицы (или таблица), используемые в качестве источника данных. В нижней части окна указываются параметры отбираемых в выборку данных:

– Поле - указывается название поля, содержимое которого бу­дет добавлено в результаты запроса.

– Имя таблицы - с помощью списка выбирается название таб­лицы, в которой находится поле, используемое в качестве источ­ника данных.

– Сортировка - указывается направление сортировки для данного поля по возрастанию или по убыванию.

– Вывод на экран - задается режим, при котором на экране будет отображаться содержимое выбранного поля.

– Условие отбора - указываются одно или несколько ус­ловий, в соответствии с которыми записи будут добавляться в выборку.

Созданный запрос необходимо выполнить. Для этого нужно нажать кнопку Запуск или выполнить команду Запрос Запуск. В результате будет получен набор записей с тре­буемым набором полей, значения которых соответствуют указан­ному условию. Для сохранения запроса следует выполнить команду Файл Сохранить, после чего указать в диа­логовом окне имя созданного запроса. В ре­зультате в списке запросов БД появится запрос с указанным именем, который можно открыть для редактирования кноп­кой Открыть или изменить запрос с помощью кнопки Конст­руктор окна БД.

Режим мастера. Чтобы запустить мастер запросов, следует в окне БД выпол­нить двойной щелчок на пункте Создание запроса с помощью мастера в разделе Запросы. При этом первым шагом в создании запроса является выбор полей, которые будут в нем отображать­ся, из имеющихся в БД таблиц запросов.

После нажатия кнопки Готово будет отображено завершающее окно мастера, в котором необходимо указать имя данного запроса и определить дальнейший режим работы с ним.

Запросы на изменение

Как правило, при работе с таблицами используется запрос на выборку. Однако во многих случаях необходимо с помощью за­просов выполнить различные изменении в БД, а именно созда­вать новые таблицы, обновлять, добавлять и удалять записи в существующих таблицах. Для этого используются так называе­мые запросы на изменение, которые можно разделить, соответст­венно, на следующие категории создание таблицы, обновление, добавление и удаление. Следует заметить, что перед созданием какого-либо запроса на изменение вначале создается запрос на выборку с требуемой структурой, после чего выбирается необхо­димый тип запроса.

Таблицы. В том случае, когда при многократном вы­полнении запроса на выборку происходит отбор одних и тех же данных, то их целесообразно оформить в виде новой таблицы с помощью запроса на создание. Такой запрос будет особенно эф­фективным, если процесс получения данных достаточно трудо­емок. Чтобы создать с помощью запроса новую таблицу, необходи­мо с помощью конструктора построить запрос на выборку, после чего выполнить команду Запрос Создание таблицы или вос­пользоваться кнопкой Тип запроса, которая отображает послед­ний выбранный тип запроса. Выбор типа выполняется в развора­чивающемся списке этой кнопки.

Если выбран режим Создание таблицы, то в на экране отображается диалоговое окно Создание таблицы, в кото­ром необходимо указать имя новой таблицы, а также ее располо­жение, т. е таблица будет создана в текущей БД или той. которая указана в строке Имя файла.

Обновление. Данный тип запроса на изменение используется в тех случаях, когда необходимо выполнять отбор записей с после­дующим изменением для них значения определенного поля.

Добавление. Иногда возникает необходимость временного хранения каких- либо данных с возможностью их восстановле­ния. Например, из таблицы Студенты необходимо время от вре­мени удалять отчисленных студентов. Однако отчисленный студент может быть восстановлен, поэтому данные обо всех отчис­ленных студентах можно хранить в архивной таблице Студенты-Отчисленные в случае необходимости восстанавливать того или ино­го студента, копируя соответствующую запись из таблицы Студенты-Отчисленные в таблицу Студенты.

Удаление. Наряду с добавлением записей часто возникает не­обходимость в удалении записей из таблицы при выполнении запроса.

Дата добавления: 2015-05-26