Базовые сведения об отчетах

Разработка отчетов

Условное форматирование

Часто при отображении данных в форме бывает удобно тем или иным образом выделять значения в полях в зависимости от выполнения определенных условий. Подобные действия носят название условного форматирования.

Например, необходимо в зависимости от оценки, которую по­лучил студент, выводить ее значение шрифтом установленного формата, а именно если "5", то жирным, черного цвета; если "4", то жирным, серого цвета: если «3» или "2", то жирным, с подчеркиванием, черного цвета. А также если по предмету получена оценка "3" или "2", то на­звание предмета отображать жирным подчеркнутым шрифтом.

Вначале необходимо установить условное форматирование полю Оценка. Для этого необходимо его выделить, находясь в режиме конструктора, после чего следует выполнить команду Формат Условное форматирование. Затем в диалоговом окне в строке Условие 1 нужно установить параметрам следующие зна­чения: Значение паля равно, 5. Посте этого необходимо выбрать требуемые параметры для шрифта, которым будет отображена оценка (жирный, черного цвета).

Чтобы указать следующее условие и соответствующий фор­мат, следует нажать в окне Условное форматирование кнопку Дабавить. С другой стороны, чтобы удалить какое либо из установленных условий, нужно воспользоваться кнопкой Удалить и выбрать ненужные условия. Следует отметить, что для одного поля можно установить до трех условий.

После того как в окне Условное форматирование будут ука­заны все условия и форматы необходимо нажать кнопку ОК.

Результаты использования условного форматирования можно увидеть в режиме формы.

Чтобы представить в печатном виде информацию в БД, в Access используются отчеты, которые об­ладают следующими преимуществами по сравнению с осталь­ными способами печати:

1. Помимо отображения содержимого полей от таблиц или запросов, в отчетах также можно вычислять различные итоговые значения, а также группировать данные.

2. С помощью отчетов можно красочно оформлять разнообразные документы, необходимые в тех или иных сферах профес­сиональной деятельности.

Для отображения основных данных и вычисленных итого­вых значений в отчетах можно использовать следующие воз­можности:

1. Осуществление вычислений любой сложности с информа­цией, которая находится не только в одной, но и в различных группах данных.

2 Использование иерархической структуры в отображении групп данных (в структуре может находиться до 10 уровней).

3. Печать верхнего и нижнего колонтитулов на каждой стра­нице отчета.

4. Для отчета можно установить текст заголовка и примечаний.

5. В каждой группе данных могут находиться собственные заголовки и примечания.

Кроме перечисленных возможностей, в отчетах (аналогично созданию форм) применяются также внедренные рисунки и объ­екты, а также подчиненные отчеты.

Дата добавления: 2015-05-26