Возможности обработки данных

Сжатие БД

При интенсивной обработке информации в БД например, при удалении имеющихся и создании новых объектов (таблиц, запро­сов и т д.), файл БД рано или поздно станет фрагментированным. Так как наличие таких пустот в файле приводит к увеличению его объема, то вре­мя от времени БД необходимо "сжимать", т. е. удалять из файла БД неиспользуемые участки памяти.

Чтобы сжать БД следует закрыть все открытые БД и выпол­нить команду Сервис \ Служебные программы \ Сжать и вос­становить базу данных. После этого появится диалоговое окно База данных для сжатия, в котором необходимо выбрать БД и нажать кнопку Сжать.

Необходимо отметить, что описанную команду для сжатия БД можно выполнить и при открытой БД. В этом случае процесс сжатия будет выполнен для БД которая была открыта.

Обработка данных в таблице.

Сортировка данных.

Когда в Access открывается какая-либо таблица, то записи в ней представлены в том порядке, в котором они были введены. Чтобы изменить отображаемый порядок сле­дования записей, можно воспользоваться возможностями сортировки. Чтобы отсортировать записи в таблице по возрастанию или убыванию значений определенного столбца, этот столбец вначале необходимо выделить, затем выбрать пункт Запи­си - Сортировка и выбрать одну из команд: Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. При этом необходимо иметь в виду, что устанавливаемая та­ким образом сортировка влияет только на отображение записей, но не влияет на их физическое расположение в таблице или на имеющиеся индексы.

Поиск и замена данных.

Чтобы найти или заменить в таблице данные определенного вида, например, во всех датах, которые хранятся в таблице, заменить год 99 на 1999, необходимо выпол­нить команду Правка - Найти, после чего будет отображено диалоговое окно Поиск и замена. В этом окне имеются следующие поля для настройки параметров поиска:

Образец - строка для поиска. Возможно также использование специальных символов: * - заменяет строку любой длины, состоящую из произволь­ных символов,? - заменяет один любой символ.

Поиск в - определяет режим поиска либо в текущем поле ак­тивной таблицы, либо во всей таблице.

Совпадение - определяет тип поиска.

Просмотр - определяет направление поиска от текущей записи: Вверх - к первой записи; Вниз - к последней записи; Все - поиск во всей таблице.

С учетам регистра - при поиске учитывается регистр (т. е. строчные и прописные буквы), который использовался при ука­зании строки в поле Образец.

С учетом формата полей - при поиске учитывается формат отображения, установленный для того или иного поля.

Заменить на - строка для замены найденного значения (толь­ко на вкладке Замена).

После того как найдено очередное значение, для поиска сле­дующего используется кнопка Найти далее. В режиме замены используются еще две кнопки Заменить (заме­на очередного найденного значения на указанное) и Заменить все (замена всех найденных значений на указанное).

Фильтрация данных.

При работе с таблицами часто бывает необходимо отображать не все записи, а только те, которые соот­ветствуют определенным условиям. Для этого используются сле­дующие режимы фильтрации:

Фильтр по выделенному Чтобы задать режим, при котором выводились бы только те записи, в которых в определенном поле присутствует определенное значение, следует выделить эту часть поля и воспользоваться режимом фильтр по выделенному.

Обычный фильтр Режим фильтрации по выделенному ис­пользуется в том случае, когда нужно отображать только те записи, которые удовлетворяют всем указанным ограничениям. Если же необ­ходимо отображать все записи, которые удовлетворяют хотя бы одному из указанных условий, то в этом случае следует использовать обычный фильтр, который можно установить командой Записи - Фильтр - Изменить фильтр. В левом нижнем углу окна фильтрации имеются вкладки Найти и Или, при выборе ко­торых в полях отображаются установленные ограничения.

Для задания каких либо условий в Access используются несколько операторов сравнения, а также логи­ческие операторы.

Чтобы задать ограничения на несколько полей, при которых отображались бы все записи, которые удовлстворяот хотя бы одному из указанных ограничений, можно воспользоваться вкладкой Или окна фильтра. Необходимо также отметить, что при выборе вкладки Или ав­томатически появляется следующая вкладка Или, т.е. можно ука­тать несколько условий, хотя бы одно из которых должно выпол­няться. Если нужно удалить все установленные ограничения, то при открытом окне фильтра следует воспользоваться кнопкой Очистить бланк.

После установки ограничений нужно применить фильтр к таблице, в результате чего будут отображены все записи, для которых выполняется хотя бы одно из указанных условий.

Расширенный фильтр Если возможностей обычной фильтрации не хватает, то к этом случае можно использоватъ расширенный фильтр. Для этого необходимо выполнить команду Записи - Фильтр - Расширенный фильтр, после чего отобразится окно расширенного фильтра. Затем следует выбрать поля, на которые будут накладываться ограничения, а также направление их сор­тировки. После этого указать ограничение на со­держимое выбранного поля.

Форматирование таблицы.

Не всегда те настройки для представле­ния таблицы, которые установлены по умолчанию, полностью устраивают пользователя. Находясь в режиме просмотра инфор­мации таблицы, с помощью команд меню Формат можно отформатировать открытую таблицу.

В меню Формат имеются следующие основные команды: Шрифт, Режим таблицы (оформление, линии сетки, цвета фона и линий сетки, вид границ и линий в таблице), Высота строки, Ширина столбца, Скрыть столбцы, Отобразить столбцы, Закрепить столбцы, Освободить все столбцы.

Использование подтаблиц.

В Access имеется возможность отображения в одной таблице данных из другой таблицы, если между этими таблицами есть связь. Получаемая таким образом структура "таблица в таблице" носит название подтаблицы. Подтаблицы авто­матически создаются сразу после определения связей между таб­лицами. При этом рядом с каждой записью в таблице появляется изображение крестика, при нажатии на который будет развернута структура подтаблицы.

Однако далеко не во всех случаях автоматически создаваемые подтаблицы будут отвечать требованиям пользователя. Чтобы удалить имеющуюся подтаблицу, следует воспользоваться командой формат Подтаблица - Удалить. В этом случае подтаблица будет удалена и пользователь для данной таблицы может создавать подтаблицу по своему усмотрению.

Чтобы создать новую подтаблицу, необходимо в открытой таблице выполнить команду Вставка - Подтаблица. Затем в диа­логовом окне Вставка подтаблицы можно выбрать таблицу (или запрос), данные из которой будут отображаться в подтаблице.

Дата добавления: 2015-05-26