Создание отчета

В качестве примера можно рассмотреть создание отчета Оценки, в котором для каждого студента отобра­жаются его оценки по всем предметам, а также его средний балл.

Чтобы создать отчет, необходимо в окне БД в разделе Отчеты воспользоваться кнопкой Создать и выбрать требуемый режим создания нового отчета.

Мастер отчетов. На первом этапе работы мастера необходимо выбрать в поле Таблицы и запросы запрос Оценки и добавить из него все поля в список Выбранные поля. После этого следует нажать Далее._______________________________ ________

Так как в качестве исходных данных для отчета используются таблицы или запросы, то необходимо создать запрос на выборку Оценки, в котором должны отображаться поля Фамилия, Имя и Отчество таблицы Студенты, поле Название таблицы Предметы, а также поля Оценка и ДатаСдачи таблицы Успеваемость.

Затем следует выбрать вид представления данных, т. е. на какие группы будут разбиты данные в отчете. В рассматривае­мом примере необходимо для каждого студента отображать список оценок, т. е. иерархия в этом случае будет следующей: Студенты, Предметы, Оценка и Дата, т. е. необходимо в спи­ске выбрать пункт Студенты. После этого нужно нажать Далее.

На следующем этапе в случае необходимости можно добавить уровни группировки отображаемых данных. Например, какие оценки получил студент в тот или иной день, т. е добавить уро­вень ДатаСдачи. После этого станет доступной кнопка Группи­ровка, которая позволяет установить интервалы группировки для полей, включенных в иерархическую структуру с целью создания новых уровней группировки.

В рассматриваемом примере можно не добавлять уровни группировки, а сразу нажать Далее.

Очередной этап предполагает определение порядка сортиров­ки записей, отображаемых в отчете, а также ито­говые вычисления, выполнение которых можно установить с по­мощью кнопки Итоги. В диалоговом окне Итоги, вызываемом на следующем этапе можно выбрать вид макета, который бу­дет использоваться в отчете, а также ориентацию страницы (книжная или альбомная).

Очередной шаг работы мастера позволяет выбрать стиль для оформления отчета аналогично тому, как определяется внешний вид при создании форм.

На последнем этапе следует указать имя созданного отчета: Оценки, а также выбрать дальнейшие действия: Просмотреть отчет (режим предварительного просмотра) или Изменить ма­кет отчета (режим конструктора).

Конструктор. Аналогично созданию форм, создание отчетов можно выполнить как с помощью мастера, так и с помощью конструктора. Как правило, мастер используется для создания основной части отче­та, т. е. структуры, в то время как конструктор применяется для усовершенствования внешнего вида отчета.

После того как с помощью мастера создана структура отчета, для внесения изменений, связанных с его оформлением, нужно установить для отчета Оценки режим конструктора.

Чтобы переместить какой-либо объект, например, надпись Оценки, в пределах одного раздела отчета, достаточно установить на него указатель мыши и, нажав левую кнопку, перетащить объект на требуемое место. С другой стороны, чтобы переместить объект из одного раздела в другой, например, из примечания в заголовок, сле­дует выполнить следующую последовательность действий:

1. Выделить объект.

2. Поместить его в буфер командой Правка Вырезать:

3. Щелкнуть в том разделе, куда необходимо переместить объект (в данном случае на заголовке)

4. Вставить его из буфера командой Правка Вставить:

5. Переместить объект на требуемое место данного раздела (заголовка).

Для улучшения вос­приятия данного отчета можно добавить несколько линий, отде­ляющих логические разделы. В частности можно отделить ли­ниями всех студентов, а также строки с определением среднего балла каждого студента.

Дата добавления: 2015-05-26