Документальное обеспечение

Документационное обеспечение менеджмента

Виды коммуникаций

Коммуникации

В ООО «Золотая Нива» можно рассмотреть различные виды коммуникаций.

Межуровневые коммуникации представлены следующим образом:

Коммуникации «руководитель – подчиненный» - вид коммуникаций связан с:

- прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов;

- обеспечением вовлеченности отдела в решении задач;

- обсуждением проблем эффективности работ;

- оценкой признания и установления вознаграждения;

- совершенствованием и развитием способностей подчиненных;

- сбором имеющей место или назревающей проблемы;

- оповещением подчиненного об изменениях;

- получением информации о возникших идеях.

Коммуникации «руководитель – рабочая группа», главным образом, направлены на повышение производительности труда группы, так как в процессе информирования всех членов группы каждый может внести свои предложения в организацию и совершенствование общего процесса работы. Кроме того, периодическое обсуждение прошлых, настоящих и вероятных будущих проблем, опыта их решения, анализа сегодняшних возможностей их преодоления создает фундамент разработки эффективной стратегии организации, успешной ее реализации.

Вертикальные коммуникации в ООО «Золотая Нива»:

- восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность (например, информация о степени выполнения работ, о видах выполнения работ, о количестве запасов на отдельных рабочих местах и т.д.);

- нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем деятельностью работников (например, информация о текущих задачах подразделений, об изменениях в заранее утвержденных планах, о приоритетности задач, операций, процедур).

Документационное обеспечение — организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство — полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями по документационному обеспечению системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

• ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

• ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др.

В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машинно-ориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления, всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

- плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);-- первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

- отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени и т.п.);

- по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам и т.п.);

- организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Особенностью ООО «Золотая Нива» является то, что в нём сохраняются традиции обязательного строгого и четкого ведения кадровой документации.

Для эффективности работы с документами в ООО «Золотая Нива» используется автоматизированный документооборот.

Дата добавления: 2015-06-30