Проведение предварительного квалификационного отбора

Проведение открытого конкурса

Извещение об открытом конкурсе (лекция 2)

В российской практике извещения о конкурсных торгах публикуются в общероссийской газете «Конкурсы и торги» и размещаются на официальном сайте Российской Федерации zakupki gov.ru, а также на сайтах организаций и компаний, объявляющих торги. Для привлечения иностранных участников организаторы конкурса могут направлять информацию о торгах в иностранные торговые представительства и торговые палаты, зарубежные средства массовой информации, электронные системы обмена данными.

Основной принцип извещений состоит в том, что все участники должны получить одинаковые сведения о проведении торгов.

По нормам ВТО и российского законодательства временной интервал между датой опубликования извещения о проведении конкурса и последним сроком принятия заявок от участников может быть различным, но не менее 30 дней.

Согласно Федеральному закону №94 – ФЗ извещение о проведении открытого конкурса должно обязательно содержать следующие сведения:

- форма торгов;

- наименование, почтовый адрес и адрес электронной почты, номер контактного телефона Заказчика;

- предмет государственного контракта с указанием количества поставляемого товара, объема выполняемых работ, оказываемых услуг;

- место поставки товара;

- начальная (максимальная) цена контракта (цена лота);

- срок, место и порядок предоставления конкурсной документации, официальный сайт, на котором размещена конкурсная документация, размер, порядок и сроки внесения платы, взимаемой за предоставление конкурсной документации, если такая плата установлена;

- место, дата и время вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе, место и дата рассмотрения таких заявок и подведения итогов конкурса.

Проведение открытого конкурса включает следующие конкурсные процедуры:

- предварительный квалификационный отбор Участников (при необходимости);

- подготовка конкурсной Заявки;

- подача и вскрытие конвертов с Заявками участников конкурса;

- оценка предложений участников конкурса и присуждение контракта.

Процесс оценки конкурсных Заявок весьма длителен и трудоемок. Если Заявок поступило достаточно много (больше 7-10), расходы Заказчика на оценку предложений значительно возрастают, а общее время оценки увеличивается. Кроме того, низко квалифицированный Поставщик, сделавший формально лучшее предложение, зачастую объективно не в состоянии выполнить условия договора на должном уровне. Поэтому иногда целесообразно провести оценку Поставщиков еще до этапа подготовки конкурсных предложений, с тем чтобы, в конечном счете, в конкурсе участвовали предложения только квалифицированных Поставщиков. Для этого в процедуру открытого конкурса включают этап предварительного квалификационного отбора (предквалификацию). Данный этап организатор конкурса включает сразу же после размещения извещения о проведении открытого конкурса (т.е. перед процедурой подготовки и представления Заявок участниками конкурса). Чаще всего эта процедура используется при проведении конкурсов по строительству крупных объектов, на выполнение сложных научно-исследовательских и проектно-конструкторских работ, а также по поставкам специального оборудования.

Предварительный квалификационный отбор выгоден не только для организатора конкурса, но и для их Участников. Те из Участников, которые не пройдут предквалификацию, сберегут силы и деньги, которые ушли бы на покупку конкурсной документации, подготовку конкурсных заявок и предоставление обеспечения заявки.

Следует иметь в виду, что, как показывает практика, Поставщики сравнительно легко мирятся с поражениями в конкурсе, но ревностно относятся к решениям о не прохождении ими квалификационного отбора. Поэтому важно серьезно мотивировать подобные решения.

В некоторых случаях квалификационный отбор проводится как отдельная процедура, для того, чтобы сформировать список (реестр) квалифицированных поставщиков, с которыми Заказчик будет иметь дело при дальнейших закупках.

Составные элементы процедуры квалификационного отбора:

- подготовка квалификационной документации;

- приглашение к участию в предквалификации;

- предоставление квалификационной документации;

- подготовка квалификационных заявок Поставщиками;

- вскрытие конвертов с квалификационными заявок

- оценка квалификационных заявок.

Обычно на этапе предквалификации оцениваются следующие данные Участника:

- правомочность Участника;

- опыт и квалификация Участника по аналогичным контрактам;

- репутация;

- наличие необходимых производственных мощностей и ресурсов;

- финансовая надежность.

Правомочность Участника

Прежде чем оценивать квалификацию поставщиков, необходимо убедиться, что все они правомочны (т.е. имеют право осуществлять поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг). В противном случае оценка квалификации таких Поставщиков будет пустой тратой времени Заказчика.

Обычно правомочность Участника определяется следующими двумя факторами:

- наличие учредительных документов, оформленных в соответствии с законодательством страны базирования и других необходимых документов;

- конкурсная заявка и все документы, прилагаемые к ней должны быть подписаны правомочным лицом.

Следует иметь в виду, что если в конкурсе принимает участие иностранный участник, то он считается правомочным, если на его страну не наложены экономические санкции страной Заказчика.

В качестве учредительных документов от Участника обычно требуют предоставление копий Устава или Учредительного договора. Обычно Организатор конкурса требует нотариальное заверение этих копий. Однако в тех случаях, когда закупки проводит государственная организация, то обычно от Участника требуется предоставление обычных копий Устава предприятия (со всеми изменениями), заверенных его руководителем.

Что касается правомочности подписи Заявки, то обычно правом подписи обладает единоличный исполнительный орган юридического лица (например, генеральный директор). Чаще всего это имеет место быть на государственных предприятиях. Однако существуют некоторые компании, в уставных документах которых ограничиваются некоторые полномочия генерального директора. Например, в уставах большинства открытых акционерных обществ записано, что если сумма сделки составляет 25-50% активов общества, то для совершения таких сделок необходимо решение совета директоров. Для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ такой порог обычно составляет 50% и для его преодоления требуется согласие учредителей или решение собрания акционеров.

Поэтому правомочность подписи лица должна подтверждаться:

- для государственных организаций копией приказа о назначении лица на должность руководителя (генерального директора, ректора и т.д.);

- для частных предприятий и со смешанной собственностью выпиской из протокола собрания акционеров или учредителей о назначении директора и доверенностью на право совершения им крупных сделок.

В тех случаях, когда предмет закупки подразумевает лицензируемую деятельность (например, образовательная, строительство, аудит и т.д.), то требуются еще такие элементы оценки правомочности Участника, как лицензия и сертификат.

Кроме вышерассмотренных, правомочность Участника при оформлении Заявки на участие в конкурсе подтверждается следующими документами:

- Свидетельством о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц;

- зарегестрированным в соответствие с действующим законодательством Учредительным договором со всеми изменениями и дополнениями;

- Свидетельством о регистрации предприятия;

- Свидетельством о постановке на учет в налоговом органе.

Опыт и квалификация Участника по аналогичным контрактам

Успешность выполнения договора зависит от опыта и квалификации исполнителя. Причем этот вопрос состоит из двух элементов – общего опыта компании в целом и квалификации исполнителей, непосредственно занятых в выполнении проекта.

Источниками информации по общему опыту Участника могут быть копии контрактов по успешно выполненным проектам за несколько последних лет и их объемы. О позитивном опыте работы компании можно судить на примере не менее трех контрактов. Эта граница смещается в сторону увеличения, в зависимости от важности и объема закупок и устанавливается экспертно. Достаточно надежным можно считать Поставщика, успешно выполнившего 3-5 аналогичных контрактов. В любом случае увеличение требований выше 10 никаких дополнительных гарантий уже не дает, и способствует искусственному, а не оправданному снижению числа претендентов.

С оборотом дело обстоит немного сложнее. Мы должны быть уверены, что у Поставщика достаточно финансовых ресурсов, чтобы одновременно выполнять свои текущие проекты и наш контракт. Поэтому однозначного ответа на этот вопрос не существует - чем более критичен для нас контракт, тем строже требования к Поставщикам. Однако чтобы иметь хоть какой-то ориентир, обычно исходят из соотношения по правилу Парето (20 на 80). Согласно ему Поставщик должен иметь оборот не менее чем в четыре раза больший, чем стоимость нашей закупки.

Общий опыт Участника может быть подтвержден также рекомендательными письмами от авторитетных компаний и организаций, в которых Участник выполнял аналогичные работы.

О квалификации сотрудников можно судить на основании их резюме, а также аттестатов, сертификатов, дипломов, публикаций и т.д.

Так, например, когда предметом закупки являются выполнение научно-исследовательских и проектно-конструкторских работ, то о квалификации сотрудников можно судить о количестве публикаций по профилю работ, наличию сотрудников имеющих ученые звания и ученые степени, участие их в научных отчетах и контрактах при разработке аналогичных проектов. В качестве подтверждения Участник обязан приложить к конкурсной заявке ксерокопии публикаций (титульные страницы статей, монографий, учебников), контрактов, аттестатов и дипломов о присвоении ученых званий (доцент, профессор, академик) и степеней (кандидат и доктор наук).

Иногда Участнику предлагается представить сведения об его опыте и квалификации лишь в виде заполненной и заверенной подписью и печатью специальной таблицы без представления подтверждающих копий соответствующих документов.

Косвенный ответ на вопрос о достаточности располагаемых поставщиком финансовых ресурсов можно также получить, анализируя данные его финансовой отчетности.

Репутация

Основными источниками информации о репутации Участника являются предоставленные им рекомендации крупных клиентов. Однако часто при выполнении особо крупных проектов Заказчик может по собственной инициативе осуществить оценку репутации Участника конкурса. Для этого в первую очередь используется открытая для доступа база данных по реестру недобросовестных поставщиков продукции и базы данных налоговых органов. Кроме этого используются данные соответствующих Служб безопасности Заказчика.

Особый интерес представляют сведения об участии Поставщика в арбитражных процессах в качестве ответчика, в первую очередь при принятии судом решений не в его пользу.

К оценке репутации надо подходить весьма взвешенно и осторожно, тщательно проверяя достоверность и полноту представленной информации.

Наличие необходимых производственных мощностей и ресурсов

Оценивать данный показатель можно на основании справки самого Поставщика, а также предоставления им документов, подтверждающих наличие собственных (или арендованных) ресурсов - транспорта, производственного оборудования, складских помещений и т. п. В качестве документов, подтверждающих данное требование могут быть справка Поставщика о наличии ресурсов, договора аренды, лизинга, оказания услуг другими организациями (предоставление склада, транспортные услуги и т.д.) и т. п. Производственные мощности и иные ресурсы, выделяемые под данный проект должны соответствовать его потребностям.

Финансовая надежность

Одним из основных источников информации, на основании анализа которых можно судить о финансовой надежности Поставщика, является его отчетность, в первую очередь - бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках. Именно по этой причине Заказчик обычно требует включать эти документы в конкурсную Заявку. К сожалению, очень часто Заказчик не имеет достаточных ресурсов (в первую очередь - кадровых) для проведения полноценного финансового анализа, и документы по хозяйственной деятельности Поставщика просматриваются в лучшем случае «по диагонали». Однако к оценке финансовой надежности не стоит подходить формально, ведь ее цель - убедиться в способности Поставщика выполнить в полном объеме будущий контракт.

Для оценки финансовых ресурсов Поставщика и определения эффективность и надежность его деятельности используется довольно широкий набор показателей. Все они рассчитываются на основании данных финансовой отчетности Поставщика.

Например, одним из показателей, характеризующих эффективность хозяйственной деятельности предприятия, является показатель рентабельности (отношение полученной прибыли к вложенному капиталу).

Чем выше рентабельность, тем эффективнее работает Поставщик.

Число показателей и коэффициентов, используемых для анализа довольно велико. Основными из них являются:

- балансовая прибыль;

- коэффициенты ликвидности (текущей, быстрой, абсолютной);

- коэффициент автономии, равный частному от деления собственных средств на сумму пассивов;

- коэффициент обеспеченности запасов собственными оборотными средствами, как частное от деления собственных оборотных средств на материальные запасы;

- коэффициент реальной стоимости имущества;

- размер накопленной амортизации;

- и ряд других показателей.

Подробные методики расчета этих и других показателей можно найти практически в любой книге по управленческому и финансовому учету.

Однако рассчитать их – полдела. Допустим, мы получили значение некого коэффициента – 0.75. Замечательно. И что с ним делать дальше? Обычно дальше идет сравнение с некоторым пороговым значением или эталоном (оптимальным значением), например 1,25. Чем больше отклонение, тем хуже для Поставщика. Но вопрос остается: на основании чего устанавливаются эти «эталоны»? А они вовсе не универсальны, ведь что нормально для одного вида бизнеса, может быть неудовлетворительно для другого. Так подходы к оценке эффективности работы строительной компании, и фирмы торгующей расходными материалами для принтеров, заметно различаются. Подобное различие есть даже внутри одной отрасли, например, в показателях малого и крупного предприятий.

И что делать, если у всех Поставщиков показатели хозяйственной деятельности окажутся не идеальными? А так бывает практически всегда.

Другая проблема – это расхождение между официальными данными отчетности и реальным положением дел. Фирмы часто ведут двойной учет – один для формальной отчетности налоговым органам, направленный на минимизацию налогообложения, второй – отражающий реальное положение дел – для своих нужд.

Одним из вариантов решения может быть сравнительный анализ – сопоставление показателей хозяйственной деятельности Поставщиков не только с эталонным значением, но и друг с другом.

Дата добавления: 2015-06-27