Прочищайте ваши хранилища хотя бы раз в год

В реальной работе, если на то, чтобы поместить в систему хранения новые приходящие документы вам требуется больше 60 секунд, вы их убирать не станете, вы их оставите валяться в стопке на столе.

Избавьтесь, если можете, от необходимости вешать папки на крючки

Купите качественную мебель

Шкафы для папок — это не то, на чём надо экономить в ущерб качеству. Нет ничего хуже, чем открывать тяжёлый шкаф и слышать жуткий скрип! А это запросто может случиться, если вы задумаете покупать шкаф для бумаг на какой-нибудь супер-распродаже. Вам нужен такой шкаф, ящики которого будут легко открываться и выдвигаться, даже если они на три четверти заполнены, а дверцы будут закрываться легко и плавно, как в немецких автомобилях. Я не шучу.

Рискуя нанести личную обиду, я всё-таки рекомендую людям, которые ранее использовали систему развешенных по крючкам папок, полностью отойти от неё и использовать простые папки, которые будут стоять в шкафу. "Висячие" папки куда гораздо менее эффективны, потому что при неожиданном появлении нового документа придётся прикладывать дополнительные усилия, чтобы поместить его в какую-нибудь из папок.

Вот письмо от главного менеджера, который всё-таки решился воспользоваться моим советом после двух лет колебаний (он ведь уже потратил деньги на шкафы с крючками):

"Ваша система — это просто ФАНТАСТИКА! Я полностью переделал мои системы хранения документов на работе и дома — в общей сложности это заняло четыре дня, зато я перешел к простой алфавитной системе. Круто! Она настолько проще. У меня и стол стал чище и аккуратнее без этих огромных, повсюду разложенных стопок, которые "надо распределить"!".

Но если вы не можете…

Многие люди просто вынуждены пользоваться "висячими" папками, по крайней мере на работе, только потому, что это во многих фирмах является корпоративным стандартом. Если вы вынуждены работать с висячими файлами, я советую вам:

• Приклеить этикетки на папки, а не на крючки, на которых они висят. Это позволит вам взять папку на встречу или в поездку и не тащить с собой крючок.
• На каждый крючок вешайте только одну папку, тогда шкаф хоть будет визуально аккуратным: когда на крючке висит много папок, это выглядит ужасно неопрятно. А также это упростит рекалибровку алфавитной системы каждый раз, когда какая-нибудь папка заполнится, этот процесс и так будет слишком хлопотным.
• Пусть у вас будет несколько свободных крючков и пустых папок в запасе, так чтобы вы могли быстро управляться с новыми документами.

Регулярная прочистка вашего архива не даст ему превратиться в чёрную дыру, это также позволит вам сохранять в своей системе вещи просто "на всякий случай". Вы ведь знаете, что через несколько месяцев, в любом случае, всё это будет пересмотрено, и вы можете принять повторное решение, что стоит сохранить, а что можно и выбросить. Как я уже говорил, я расчищаю свою систему, когда ожидаю ответа по телефону (например, во время присоединения других людей к начинающейся телефонной конференции, которое может и затянуться!).

Я рекомендую всем организациям учредить День Разгребания Мусора, когда все сотрудники будут приходить на работу в кроссовках и джинсах, отключать звонки у своих телефонов и разгребать весь накопленный материал.

^* У всех будет официальное разрешение потратить целый день на уборку. Здорово было бы поставить в план и Индивидуальный День Разгребания мусора где-нибудь на выходных, в конце года, или ранней весной, или незадолго перед подготовкой бухгалтерской отчётности, когда вы могли бы совместить это со сбором финансовой документации за прошедший год.

^* Здорово было бы сделать это в канун Нового года или в какое-нибудь предпраздничное время. Большинство людей пребывают в приподнятом настроении, так что это прекрасная возможность довольно весело навести порядок.

И напоследок…

Вы выделили время, организовали рабочее место, озаботились необходимыми инструментами и принадлежностями — словом, всем, чтобы начать внедрять методологию. Что теперь?

Если вы решились выделить определённое время на организацию рабочего процесса, тогда вам надо сделать кое-что ещё, чтобы эта организация была максимально эффективной — на время становления процесса избавьтесь от всех иных обязанностей. Если вам нужно-таки сделать супер-важный звонок, или ваш секретарь что-то должен сделать для вас, или вы должны переговорить с супругой — сделайте это сейчас. Или же решите, когда вы этим займётесь и поставьте напоминание, чтобы не забыть. Совершенно необходимо, чтобы всё ваше психологическое внимание было уделено реорганизации рабочего процесса.

Почти без исключений, когда я начинаю тренировать людей, даже если они выделили время и потратили на меня немалые деньги, у них всё равно находятся дела, которые необходимо выполнить до окончания рабочего дня, ведь дела в прежней системе не были приведены в порядок. "Ах да, мне надо сегодня перезвонить этому клиенту", говорят они, или "Я должен связаться с женой, чтобы спросить, купила ли она билеты на вечер". Я полагаю, что если такое количество далеко не самых глупых людей игнорируют ответственность перед собой, это явный показатель определённой нехватки зрелости нашей культуры.

Итак, разобрались? Отлично. Теперь самое время собрать все ваши "открытые вопросы" в единственном месте.

Глава 5. Сбор информации: собираем "разное"

Во второй главе я уже говорил об основной процедуре сбора информации. А сейчас мы более подробно расскажем о том, как собрать всё "разное", все незавершенные дела в одном месте — во "входящих". Это первый важный шаг на пути к "кристально чистому сознанию". Соберите ещё немного вещей помимо тех, над которыми вы сейчас работаете, и вы уже сможете почувствовать себя лучше. Когда же вы соберёте всё, абсолютно все 100%, у вас появится новый важный опыт, с точки зрения которого, вы и продолжите движение к вершинам личной эффективности.

Над этой частью организационного процесса я работаю с клиентом, как правило, от одного до шести часов, правда, однажды мне попался такой, который ковырялся все 20 (в конце концов я ему сказал "Ладно, вы общую идею поняли уже"). Сбор может занять больше времени, чем вы рассчитываете, но это при условии, что вы вознамерились сделать полный обзор, как рабочих, так и личных дел. Это ведь значит, что вам придётся осмотреть все хранилища, в каждый угол заглянуть, и в машине проверить, и в лодке, и дома — везде.

Если у вас в распоряжении имеется часа два, то вы легко справитесь со сбором большей части того, что находится "на поверхности". А для остальных дел пишите напоминания, что-нибудь вроде "Осмотреть гараж" или "Заглянуть в ванную комнату".

На самом деле, вам вряд ли удастся поддерживать 100% дел в собранном и обработанном состоянии. Как и большинство людей, вы, вероятно, в течение недели будете слишком заняты и не сможете зафиксировать возникающие с огромной скоростью свои идеи и обязательства где-то за пределами собственной головы. Но пусть это будет вашим эталоном, заставляющим вас постоянно "расчищать дом" от всех вещей, занимающих ваше внимание на работе и в личной жизни.

Готовы? Поехали…

Вот несколько веских причин, почему необходимо сначала всё собрать, а уж потом начинать это обрабатывать:

1. Вы сможете оценить объём ваших материалов, с которым придётся иметь дело;

2. Вы сможете увидеть "свет в конце туннеля" и его длину;

3. Когда вы заняты обработкой и организацией, крайне нежелательно, чтобы вас тревожила некая бесформенная сущность "разного", рассредоточенного невесть где. Однажды собрав всё в единственном месте, вы автоматически повышаете уровень своей концентрации и контроля.

Идея собрать разбросанные где придётся предметы одновременно в одном месте может показаться устрашающей. Большая часть этого "разного" не является жизненно необходимым или очень важным, поэтому-то и валяется, где попало. Оно изначально не было срочным, да и до сих пор ничего не рухнуло из-за того, что за него никто и не брался. Это визитка, которую вы кладете в бумажник, чтобы потом связаться с её владельцем, если понадобится; это какая-то запчасть, завалявшаяся в нижнем ящике; это принтер, который вы давно уже намереваетесь передвинуть в более подходящее для него место. Словом, это те вещи, которые беспокоят вас, а вы всё ещё не решили, браться за них или же вовсе вычеркнуть из списка открытых вопросов. Но до тех пор, пока вы будете думать, что они вполне могут оказаться очень важными, они будут держать вас в своей власти и отнимать гораздо больше физической энергии, чем стоило бы на них потратить. Запомните: ощущение комфорта при незаконченном деле возможно только если вы точно знаете, что именно вы не делаете.

Самое время начать. Возьмите свою корзину входящих материалов, и стопку чистых листов для заметок и давайте…

…Начнём!

Дата добавления: 2015-06-28