Инвентаризация содержимого корзинки

Начатые, но неоконченные проекты Проекты, которые надо начать Обязательства Обещания другим Начальник Партнёры Коллеги Взаимодействия Остальные люди своей организации Люди "со стороны" Заказчики Другие организации Специалисты Связи Внутренние Внешние Сделать самому или ответить на: Телефонные звонки Голосовую почту Электронную почту Газетные статьи Факсы Письма Заметки Другая письменная работа для завершения отправки Отчеты Выводы Обзоры Предложения Статьи Промо-материалы Руководства Инструкции Переписать и отредактировать Встречи, которые надо назначить согласовать Кому о каких решениях надо знать? Внимательное прочтение Просмотр Финансы Наличные деньги Статистика Бюджеты Прогнозирование Прибыль и убытки Баланс Кредиты Планирование Организация Формальное планирование (цели, задачи, перспективы) Текущие проекты (следующие ступени) Проекты, которые вот-вот начнутся Бизнес Маркетинговые планы Организационные предложения Предстоящие события Встречи Презентации Организационные структуры Изменения основных средств Установка новых систем оборудования Командировки Банки Получение денег Платежи Мелкие суммы

Администрирование Юридические вопросы Страхование Личное Правила Методики Заказчики Внутренние Внешние Маркетинг Продвижение Продажи Обслуживание покупателей Системы Телефоны Компьютеры Офисное оборудование Другое оборудование Принадлежности Системы хранения Архивы Инвентаризация Снабжение Офис Рабочее место Организация офиса Мебель Интерьер Ожидание чего-либо Информация Делегированные задачи Проекты Критичные подзадачи проектов Ответы на… Письма Заметки Звонки Предложения Требования Возмещения Мелкие суммы Страхование Заказанные вещи Отремонтированные вещи Билеты Решения других Профессиональное развитие Тренинги Семинары Вещи, которые надо выучить Информация, которую надо отыскать Навыки, которые надо попрактиковать выучить Компьютерная грамотность Аудио Видео тренинги Резюме Дополнительное образование Выяснить — узнать о чём-то… Рабочий гардероб

Начатые, но неоконченные проекты Проекты, которые надо начать Поручения Обещания другим Супруг Дети Семья Друзья Специалисты Одолженные вещи Проекты: другие организации Сервис Гражданская активность Добровольные Связи, которые надо наладить поддерживать Семья Друзья Специалисты Сделать самому или ответить на: Телефонные звонки Письма Открытки Предстоящие события Особые события Дни рождения Именины Свадьбы Выпускные Праздники Каникулы Отпуск Путешествия на выходных Общественные события Культурные мероприятия Спортивные мероприятия Исследования и разработки — что надо сделать Места, которые надо посетить Люди, с которыми надо встретиться пригласить их куда-то Местные развлечения Финансовые Счета Банки Инвестиции Займы Налоговые сборы, пошлины Страховка Правовые вопросы Хранение Ожидание чего-либо Почтовый заказ Ремонт Компенсации Возвращение долгов Медицинская информация Запрошенные ответы

Дела по дому Земельные Имущество в собственности Узаконенное Недвижимость Зональность Налоговые сборы, пошлины Строители Подрядчики Обогрев кондиционирование воздуха Сантехника Электричество Крыша Сад Подъезд к дому Стены полы потолки Интерьер Мебель Бытовое оборудование Электрические лампочки проводка Кухонные аксессуары Стиральная машинка Сушка Пылесос Места, которые надо организовать Почистить Компьютеры Программное обеспечение Комплектующие Сеть CD-ROM Интернет Электронная почта Телевизор Видеомагнитофон Музыка Диски Кассеты Фото Видео Телефоны Автоответчик Спортивные принадлежности Стенные шкафы, одёжные Гараж Сарай Ремонт автомобиля, профилактика Инструменты Багаж Домашние животные Здоровье Доктора Дантисты Специалисты Увлечения Книги Звукозаписи Плёнки Диски По пути Магазин комплектующих Аптека Супермаркет Банк Бытовая химия Канцелярские товары Сообщество Соседи Школы Местная администрация Гражданские вопросы

Если ваша голова освободилась от всех рабочих и домашних дел, тогда ваша корзинка "входящих", должно быть, ими переполнена до краёв. Кроме предметов и бумаг в вашей корзинке, так или иначе, должны присутствовать и все электронные письма, и все голосовые сообщения, оставшиеся без ответа. Туда же должны попасть и те дела из вашего ежедневника, для которых вы ещё не определили следующего конкретного действия.

Я обычно рекомендую своим клиентам записывать голосовые сообщения на бумагу и складывать в корзинку "входящих", а ежедневники туда кидать целиком — частенько им бывает нужна основательная ревизия. Если вы используете наладонник, Microsoft Outlook или Lotus Organizer, для каких-то иных записей помимо телефонной книги, я советую вам распечатать все ваши задачи и "to-do"-списки и тоже положить в корзинку. Электронные письма лучше всё же оставить как есть, потому как работа с ними более эффективна, когда они находятся в своей мини-системе.

Но все эти материалы не должны оставаться во "Входящих"

Когда вы с этим управились, можно переходить к следующему шагу. Оставлять всё это в корзинке надолго нельзя, потому как через некоторое время осознание того, что дела (и какие именно дела) не двигаются, вновь начнёт давить на вас. Пожалуй, основная причина неохоты, с которой люди берутся за сбор информации во "входящие" — это отсутствие у них хорошей отлаженной системы последующей обработки и организации собранных материалов.

Об этой системе мы и поговорим в следующей главе, которая называется "Обработка: опустошение "входящих".

Теперь, когда всё занимающее ваше внимание собрано в корзинку, пора эту корзинку разбирать. Это вовсе не подразумевает выполнение всех неоконченных дел и проектов. Это просто означает идентификацию каждого предмета, и принятие решения, что с ним дальше делать.

2. Все дела, требующие менее двух минут, будут выполнены;

3. Всё, что можно делегировать, будет делегировано;

4. Все дела, занимающие более двух минут, будут отсортированы и помещены в вашу систему организации напоминаний;

5. Будут проидентифицированы все крупные проекты на основе материалов, скопившихся во "входящих".

Возможно, вам будет полезна Диаграмма Рабочего процесса, целиком показанная ниже. В центральной колонке представлены все шаги процесса обработки и принятия решений насчёт следующих конкретных действий.

В этой главе подробно рассматривается как раз центральная колонка — движение от переполненной корзинки к решениям о конкретных действиях. Вы убедитесь, что в результате последовательных действий этого процесса, все ваши "открытые вопросы" будут естественным образом организованы. Например, вы вытаскиваете из корзинки заметку и понимаете, что вам надо позвонить Андре, но сделать это можно только в понедельник, когда она будет в офисе, поэтому вы сразу отлóжите это действие и занесёте напоминание о нём в ежедневник на понедельник.

Прежде чем приступить к обработке и организации неоконченных дел, собранных во "входящих", я рекомендую вам прочесть эту и следующую главу. Это избавит вас от лишних действий. Процесс обработки, как правило, представляет из себя переключение между простым принятием решений на стадии обработки "открытых вопросов" и более хитрой задачей вписывания этих решений в индивидуальную организационную систему клиента наилучшим образом.

Первое, что надо сделать (после того, как мы собрали все неоконченные дела в корзинку) — это проверить работоспособность программного и аппаратного обеспечения. Например, многие из моих клиентов предпочитают использовать ежедневник в наладоннике, который синхронизируется с Аутлуком, применяемым в организации для получения электронной почты и планирования. Затем мы очищаем (обычно распечатываем и удаляем) всё, что они пытались ранее организовать в своих Аутлуках, а распечатку кладём в корзину "входящих". Потом определяем для себя некоторые рабочие категории, например, "Звонки", "Поручения", "Повестки дня", "На компьютере" и т.д. Когда мы начинаем обрабатывать содержимое корзинки, клиент всегда имеет возможность немедленно сесть за компьютер и вписать все действия непосредственно в систему организации, от которой он впоследствии и будет зависеть.

Если вы ещё не определились какую личную систему напоминаний использовать, не беспокойтесь об этом. Можно начать и с простых заметок на листочках бумаги, а уж проапгрейдить Ваши инструменты Вы сможете позже, главное — это наличие такой системы.