Справочные материалы. Какая-то часть содержимого вашей корзинки не потребует никаких действий, однако, она может представлять некоторый интерес в свете будущих проектов

Какая-то часть содержимого вашей корзинки не потребует никаких действий, однако, она может представлять некоторый интерес в свете будущих проектов. В идеале вы вообще-то уже должны были наладить систему хранения справочной информации (как описано в четвёртой главе). Так что если вам попадается материал или электронное письмо, которые нужно сохранить, вот и сохраните их.

А таких документов вам попадётся немало, скорее всего это именно они будут грудами возвышаться на вашем столе и торчать из ящиков, а всё потому, что доселе ваша система хранения никуда не годилась или же её попросту не было. Позвольте напомнить, что легко доступная, удобная, интуитивно понятная система, расположенная в досягаемости вашего стола, является важнейшей составляющей нашей методологии. В условиях "боевых действий" реальной жизни, если ваша система не соответствует вышеописанной, вы будете складывать материалы в стопку, нежели воспользуетесь собственной системой хранения. Но тогда процесс обработки усложнится в разы.

Как только вы натыкаетесь на что-либо, что вы хотели бы сохранить, просто положите этот документ в отдельный полиэтиленовый файлик, приклейте на него этикетку и поместите в вашу систему хранения. Или же приклейте на него липкий листок с указаниями для вашего секретаря или ассистента — пусть займётся этим за вас. Поначалу я позволял моим клиентам держать на столе стопку бумаг "Для последующего сохранения". Потом я понял, что если вы такой документ не положите в систему прямо сейчас, вы, вероятнее всего, этого не сделаете уже никогда.

Если конкретные действия требуются: Что это за действия?

Вот тут-то и начинается самое интересное. Как только среди содержимого корзинки попадается дело, требующее завершения, вам нужно обязательно решить насчёт следующего конкретного действия. "Следующее конкретное действие" обязательно должно быть физическим, визуально наблюдаемым действием, которое подвинет дело на шаг вперёд.

Это одновременно легко и сложно.

Действие это должно быть предельно простым, однако, прежде чем прийти к нему, вам надо проанализировать несколько возможных вариантов, прежде чем выбрать одно, даже если оно достаточно простое.

Давайте посмотрим на типичный список вещей, способных занимать чьё-либо внимание:

• Уборка в гараже;
• Уплата налогов;
• Ближайшая конференция;
• День рождения Бобби;
• Пресс-релиз;
• Обзоры отчётов о выполненной работе;
• Изменения в менеджменте.

Несмотря на то, что все эти дела кажутся относительно простыми, принятие решений по каждому из них потребует некоторых интеллектуальных усилий.

Уборка в гараже

…Ну, надо туда пойти и начать. Нет, одну минуту, там же, помнится, стоит большой холодильник, от которого надо избавиться в первую очередь. Надо справиться, не нужен ли он Джону Патрику на дачу. Для этого надо…

Позвонить Джону Патрику по поводу холодильника из гаража.

Как насчёт…

Заплатить налоги.

…Однако, начать этого нельзя, пока мне самому не пришёл чек. Тогда:

Дождаться, когда придёт этот чек.

А это:

Ближайшая конференция

…Надо выяснить, собирается ли Сандра приготовить комплект материалов для прессы. Думаю, надо…

Написать Сандре по поводку материалов для прессы.

…и так далее. Вот они следующие конкретные действия: "Позвонить Джону", "Написать Сандре", "Дождаться чек". Подобные решения необходимо принять по поводу всех вещей, находящихся в корзинке входящей информации и требующих каких-либо действий.

Помните, что эти действия должны быть физическими и визуально наблюдаемыми. Многие считают, что определились со следующим конкретным действием, когда решили "организовать встречу". Но это же вовсе не следующее действие, его ведь за одно физическое действие выполнить нельзя. Как вы станете организовывать встречу? Ну, наверное, позвоните кому-нибудь или напишите. Но кому? Решите это. Если не хотите решать сейчас, тогда придётся решать потом, и вообще весь этот процесс направлен на то, чтобы привести вас к логическому завершению обдумывания. Если вы не примите решения насчёт следующего действия, то этот пробел будет подсознательно мучить вас, а вы будете стараться не замечать его.

Когда же вы садитесь за компьютер или за телефон, то лучше бы, чтобы все решения уже были приняты, и вы с лёгкой душой могли бы приступить к их реализации.

Что если вы скажете себе "Моё следующее конкретное действие по этому проекту — это принять следующее конкретное решение". Коварно, конечно, но принятие решения, это на самом деле никакое не действие, потому как действия занимают время, а принятие решений — нет. Всегда имеется какое-то физическое действие, которое способно помочь в принятии решения. В 99% случаев для принятия решения вам понадобится дополнительная информация, которая может поступать или из внешних источников ("Позвонить Сьюзен, чтобы узнать её мнение по вашему предложению"), или в ходе размышлений ("Набросайте идеи по поводу грядущей реорганизации"). В любом случае, для того, чтобы дело продвигалось, необходимо принять решение о следующем конкретном действии.

Если прежде чем принять решение по следующему конкретному действию, необходимо ещё кое-что обдумать. Определитесь, что вы должны сделать, чтобы принять решение.

Дата добавления: 2015-06-28