Основные категории

Я собрал их вместе, но забыл, куда положил.

Внешнее кольцо Диаграммы Рабочего Процесса (прямоугольники со скруглёнными углами) показывает главные этапы группировки, которой подвергаются входящие, после того как вы определите, что это и что с ними нужно делать.

Существует семь основных типов вещей, за которыми вам понадобится следить и управлять ими:

• Список "Проекты";
• Сопутствующие материалы проекта;
• Действия и информация в Календаре;
• Списки "Следующих Действий";
• Список "Ожидающие";
• Справочная информация;
• Список "Когда-нибудь/Может быть".

Важность чётких границ

Важно, чтобы все эти категории хранились отдельно друг от друга. Каждая из них представляет отдельный тип соглашения с самим собой, и если они нарушают свои границы и начинают смешиваться, большая часть ценности организации теряется.

Категории должны храниться раздельно — визуально, физически и психологически.

Например, если вы кладёте справочную информацию туда же, где лежит то, что вы всё ещё хотите прочитать, то вам будет сложно разобрать эту груду. Если вы занесёте в список "Следующие Действия" то, что должно быть в Календаре, потому что это должно произойти в определённый день, тогда вы перестанете доверять своему Календарю, и вам постоянно придётся переоценивать список "Следующих Действий" на предмет того, что делать действительно надо, а что — нет. Если у вас есть проект, к которому вы пока не собираетесь приступать, он должен быть отнесён к списку "Когда-нибудь/Может быть", чтобы вы связывали список "Проектов" только с необходимостью концентрации на обдумывании конкретных следующих действий по ним. И если что-то, что вы просто ожидаете, отнесено в один из списков "Следующих Действий", то вы постоянно будете страдать от непродуктивного повторного обдумывания.

Всё, что вам действительно необходимо, это списки и папки

Как только вы поймёте, что вам нужно отслеживать (это рассмотрено в предыдущей главе), всё, что вам понадобится, это списки и папки для справочных и сопутствующих материалов. Ваши списки (которые, как я указал, могут также находиться в папках) будут содержать и проекты, и "Когда-нибудь/Может быть", и "Следующие действия". Папки (цифровые или бумажные) понадобятся для хранения вашей справочной и сопутствующей информации по активным проектам.

Я не дал бы и фиги за упрощение одной стороны сложности, но я отдал бы свою жизнь за упрощение другой.
Оливер Вендел Холмс

Многие составляют списки годами, но не находят эту процедуру особенно эффективной. Бытует сильный скептицизм относительно простых систем, одну из которых рекомендую и я. Но большинство составителей списков не включают в них необходимых пунктов, или оставляют их незавершёнными, что мешает спискам быть достаточно функциональными. Как только вы поймёте, что заносить в списки, всё станет гораздо проще; затем вам понадобится лишь способ управления ими.

Как я говорил, вам не нужно беспокоиться о расстановке приоритетов в списках, затем переставляя или переписывая их по мере изменения. Подобные попытки привели к большой неудовлетворённости многих людей, занимающихся организацией. Вы сможете расставлять приоритеты интуитивно, глядя на весь список, а не передвигать постоянно изменяющийся порядок пунктов. Список — это только способ постоянного отслеживания всех пунктов активных обязательств, и возможность просмотреть их в любой момент.

Когда я говорю про "списки", я не имею в виду ничего более, чем группировку пунктов со схожими характеристиками. Список может выглядеть одним из трёх способов: (1) папка с отдельными бумажными заметками по пунктам одной категории; (2) реальный список на озаглавленном листе бумаги (часто в органайзере или ежедневнике с возможностью вставки/удаления листов); или (3) список в компьютерной программе или в электронном помощнике, например в списке задач Microsoft Outlook или КПК с возможностью выбора категории и фильтрации по ней.

Дата добавления: 2015-06-28