Организация бумажной работы

Использование первичного материала в качестве своего собственного напоминания о действии

Наиболее эффективный путь отслеживания напоминаний для своих действий — это добавлять их в списки или папки по мере их появления. Первичное напоминание, сделанное, например, на полях доклада во время конференции, когда вы его обработаете, вам больше не понадобится. Возможно, вы пишете заметки на совещании с боссом, но вы можете случайно выбросить их, когда вы завершите какие-нибудь проекты и действия, связанные с этими заметками. Пока некоторые люди пытаются архивировать голосовую почту, с которой им всё ещё нужно "что-нибудь делать", это не самый эффективный путь управления напоминаниями, заключёнными в этих записях.

Однако есть несколько исключений из этого правила. Некоторые входящие материалы могут прекрасно служить своими собственными напоминаниями о необходимых действиях, вместо того, чтобы записывать их в отдельный список. Это обычно работает для некоторых бумажных материалов и электронной почты.

Некоторые вещи являются лучшими напоминаниями о самих себе.

Для категории "Прочитать/Просмотреть" наиболее общим примером служат статьи, публикации и документы. Очевидно, что будет нелепо писать "Просмотреть журнал Fortune " в каком-нибудь списке действий, когда вы просто можете бросить этот журнал в корзину "Прочитать/Просмотреть".

Другой пример: те, кто предпочитает оплачивать все счета в одно время и в одном месте, захотят хранить их в папке или корзинке с названием "Счета к оплате" (или с более общим названием "Финансовые вопросы"). Точно также, отчётность по расходам должна или сразу обрабатываться, или сохраняться в своей собственной папке "Отчётность для обработки".^*

^*Этот подход может быть, однако, опасен, если вы не положите перед собой свои "Счета к оплате" или "Отчётность для обработки" в нужной последовательности. Простого сбора и хранения их вместе не достаточно, чтобы выкинуть их из головы — вы также должны их внимательно просматривать.

Специфика вашей работы, входящих и вашего рабочего места может оказаться такой, что более эффективно будет организовать в качестве некоторых категорий сами исходные документы. Профессионал по работе с клиентами, например, может иметь дело с многочисленными заявками, заполненными в стандартной форме, и, в этом случае, корзинка или файл, содержащий только такие документы, требующие действий — наилучший путь управления ими.

Имеет ли смысл писать напоминания в списке или использовать сами документы в корзинке или папке — это широкое поле исследования для логистики. Нужно ли вам использовать эти напоминания где-то ещё, кроме как за вашим рабочим столом? Если да, то нужно продумать портативность этих материалов. Если вы не можете выполнить работу где-то кроме как за своим столом, тогда работу с напоминаниями по ней лучше вести только за вашим рабочим местом.

Что бы вы ни выбрали, напоминания должны быть визуально в разных категориях, в зависимости от следующего необходимого шага. Если следующее действие по заявке — звонок, то она должна быть отнесена в группу "Звонки"; если следующее действие — это проверка информации и внесение ее в компьютер, нужно отнести её к категории "За компьютером". По моему мнению, наибольший вред эффективности многим известным мне системам документооборота, наносит то, что все документы одного типа (например, заявки на обслуживание) хранятся в единственном лотке, даже если по каждому из них нужны разные действия. По одной заявке необходимо сделать звонок, по другой — просмотреть данные, по третьей — подождать, когда появится нужная информация — но все они собраны вместе. Такая систематизация может привести в замешательство, потому что все предстоящие решения относятся к уровню конкретных следующих действий.

Моя личная система очень портативна, почти всё хранится в списках, но у меня также есть две категории бумажных напоминаний. Я путешествую с одной пластиковой папкой "Прочитать/Просмотреть" и с другой, озаглавленной "Входящие Данные". В последнюю я кладу всё, что требует в качестве следующего действия простого внесения в мой компьютер (визитки, которые нужно занести в мой телефонный/адресный список, цитаты, которые я отправляю в мою базу "Цитаты", статьи о ресторанах, которые я хочу поместить в подпункты моей категории "Путешествия — Города" и т.д.).

Дата добавления: 2015-06-28