Внимательно думайте о том, где и как вы можете и не можете делать те или иные действия, и составляйте ваши списки в соответствии с этим

Наиболее общие категории напоминаний о действиях

Возможно, вам пригодятся как минимум несколько заголовков из следующего списка:

• "Звонки";
• "За компьютером";
• "Поручения";
• "В офисе" (разнообразные);
• "Дома";
• "Повестки дня" (для людей и собраний);
• "Прочитать / Просмотреть".

"Звонки". Это список всех телефонных звонков, которые вам нужно сделать; вы можете обработать их, когда у вас будет под рукой телефон. Чем мобильнее вы будете (особенно, если у вас есть сотовый телефон), тем полезнее для вас окажется иметь один список для всех ваших звонков: небольшие окна свободного времени, которые возникают, когда вы на выезде или в путешествии — может быть на перерыве или в ожидании самолёта — предоставляют отличную возможность поработать с вашим списком. Отдельный список "Звонков" помогает легко сосредоточиться и интуитивно выбрать лучший звонок для каждого момента времени.

Я полагаю, что вы найдёте время выписать номера телефонов для каждого пункта из вашего списка. Будет много ситуаций, когда вы, возможно, позвонили бы, если бы номер был указан рядом, но если вам пришлось бы его искать, то не стали бы звонить.

"За компьютером". Если вы работаете за компьютером — особенно если вы ходите с ноутбуком или у вас есть компьютер и на работе и дома — было бы полезно сгруппировать те действия, которые вам нужно сделать во время работы за ним. Это позволит вам видеть всё, что вам нужно сделать на компьютере, напомнит обо всех электронных письмах, которые нужно отправить, документах, которые нужно набросать или отредактировать, и так далее.

Так как я много летаю, я даже создал список "on-line", отдельно от списка "За компьютером". Когда я нахожусь в самолёте, я не могу подключиться ни к интернет, ни к моему серверу, что необходимо для многих действий. Поэтому вместо того, чтобы заново обдумывать, что я могу, а что не могу сделать из списка "За компьютером", теперь я точно знаю, что ни одно действие из него, не требует подключения к интернет, это освобождает мой разум для выбора, основанного на других критериях.

Если у вас есть компьютер только на работе, вам может не понадобиться отдельный список "За компьютером"; список "В Офисе" может включать эти действия, потому что офис — это единственное место, где вы сможете это сделать. (Аналогично, если у вас есть компьютер только дома, и это не ноутбук, вы можете включить действия за компьютером в ваш список "Дома").

"Поручения". Имеет смысл группировать в одном месте напоминания обо всём, что вам нужно сделать, когда вы "на выезде". Когда вы знаете, что вам нужно сесть в машину и поехать куда-то, отлично было бы просмотреть этот список. Такие действия, как "Достать сертификаты из банковской ячейки", "Забрать картины в багетной мастерской" и "Купить петуньи в цветочном магазине" — все пойдут в этот список.

Этот список может быть не более чем постер где-то в вашем ежедневнике, или категорией "Поручения" раздела "Задачи" в вашем КПК.

Часто полезно иметь подсписки в категории "Поручения". Например, как только вы поймёте, что вам нужно что-то из магазина хозтоваров, возможно, вы захотите создать список "Магазин хозтоваров", и добавить к нему подсписок всех вещей, которые вам там нужны. На низкотехнологичном уровне вы могли бы создать бумажную наклейку "Магазин хозтоваров"; на высокотехнологичном — если вы используете цифровой список, вы могли бы прикрепить "заметку" к "Магазину хозтоваров" и записать детали туда.

Мы должны стараться, чтобы достичь той простоты, которая лежит за гранью изощрённости.
Джон Гарднер

Так как я много езжу по главным районам города, у меня есть два списка "Поручений" — "Поручения—у дома" (где я живу) и "Поручения—где угодно", для всего того, что я могу сделать, будь я даже в дороге. "Т-образные разветвители для шланга" будут записаны в "Поручения—у дома", но "Купить носки к костюму" будут записаны в "Поручения—где угодно".

"В офисе". Если вы работаете в офисе, должны быть определённые вещи, которые вы можете сделать только там, при этом будет полезно иметь перед собой список этих дел — хотя, очевидно, если в офисе есть телефон и компьютер, а также у вас имеются отдельные списки "Звонки" и "За компьютером", они так же будут вами использоваться. Я бы вносил в список "В офисе" всё то, что требует подключения к Интернет, например, напоминание загрузить большую программу из сети.

"Дома". Много действий можно выполнить только дома, поэтому имеет смысл вносить это в соответствующий список. Я уверен, что у вас есть огромное количество личных или связанных с домом проектов, и часто следующим шагом будет просто сделать их. "Повесить новую картину", "Разобрать компакт-диски" и "Сменить одежду в гардеробе на зимнюю" — типичные дела для этого списка.

Если у вас дома есть кабинет, как у меня, всё, что может быть сделано только там, заносится в список "Дома". (Если вы работаете только дома и не посещаете другой офис, вам совсем не понадобится список "В офисе" — достаточно будет списка "Дома").

"Повестка дня". Несомненно вы обнаружите, что многие из ваших следующих действий требуют вашего общения с кем-то или должны быть вынесены на обсуждение собрания персонала, комитета или команды. Вы должны переговорить с вашим партнёром по поводу идеи насчёт следующего года; вы хотите поговорить с вашей супругой о её планах на весну; вам надо перепоручить вашему секретарю задание, которое очень сложно объяснить в электронном письме. И вы должны сделать объявление об изменении политики отчётов о расходах на собрании персонала в понедельник.

Для регулярных собраний и людей, с которыми вы постоянно взаимодействуете, потребуются свои списки "Повестка дня".

Такие действия должны быть занесены в отдельные списки "Повестка дня" для каждого человека и для собрания (если вы посещаете собрания регулярно). Профессионалы, у которых есть папка с файлами для всех дел, которые нужно решить с их боссами, уже используют версию этого метода. Если вы добросовестны в определении всех ваших последующих действий, вы обнаружите, что вам необходимо иметь где-то от трёх до пятнадцати таких списков. Я рекомендую вести отдельные файлы списков для боссов, партнёров, ассистентов, супругов и детей. Также необходимо иметь подобные списки для вашего юриста, финансового советника, бухгалтера и/или консультанта по компьютеру, так же как и для каждого, с кем у вас может быть более чем одно общее дело во время следующего разговора по телефону.

Если вы принимаете участие в регулярных совещаниях — совещаниях персонала, совещаниях по проекту, совещаниях правления или комитета, кого угодно — они тоже заслуживают своих собственных файлов, в который вы можете собирать то, что понадобится на этих встречах.

Часто вам потребуется текущий список вопросов, предназначенных для того человека, общение с которым запланировано на какой-то определенный период времени. Например, если подрядчик выполняет работы в вашем доме или на вашей собственности, вы можете создать список для него на время проекта. После того, как он закончит рабочий день, возможно, вы заметите то, о чём захотите с ним поговорить, и вам потребуется, чтобы этот список, когда он понадобится, был под рукой.

Учитывая пользу такого типа списков, ваша система должна позволять вам легко добавлять "Повестки дня" по мере необходимости, быстро и просто. Например, вставка страницы в раздел "Повестки дня" в ежедневник на открывающихся кольцах займёт только секунды, так же как и добавление соответствующего напоминания в категорию "Повестки дня" вашего КПК.

"Прочитать/Просмотреть". Без сомнения, вы обнаружите во входящих множество пунктов, для которых вашим следующим действием будет чтение. Я надеюсь, что вы последуете двухминутному правилу и быстро разберёте те из них, которые можно просто быстро просмотреть, перенаправить или заполнить.

Материалы для прочтения, которые, по вашему мнению, отнимут более двух минут, лучше хранить в отдельной стопке, помеченной "Прочитать/Просмотреть". По моей классификации это тоже "список", но который наиболее эффективно хранить в виде сгруппированых документов и журналов в лотке и/или переносной папке.

У многих людей список "Прочитать/Просмотреть" просто огромен. Именно поэтому критично, чтобы в этот раздел попадало только то, что вы действительно хотите прочитать, когда у вас будет время. Что может быть само по себе достаточно пугающим, так это вещи действительно вышедшие из-под контроля — психологически давящее количество, когда рамки этой категории чётко не определены. Первоначальный осмотр, как минимум, поможет вашему осознанию этих границ, и если у вас, как и у большинства людей, есть свой механизм саморегуляции, он поможет вам более чётко определить, что вы хотите сохранить, а от чего вам просто нужно избавиться.

Те, кто хуже всего используют своё время, первыми жалуются, что его не хватает.
Жан де Лабрюйер

Практично иметь под рукой материал для чтения, когда вы идёте на встречу, которая может начаться с опозданием, на семинар, если там будет "окно" времени, когда ничего не происходит, или к стоматологу, где возможно придётся сидеть в очереди. Всё это прекрасные возможности для подобного чтения. Те же, кто не организовал материал "Прочитать/Просмотреть" выбрасывают кучу времени, так как жизнь полна маленькими "окнами" свободного времени, которые можно заполнить чтением.

Организация "Ожидающих"

Подобно напоминаниям о том, что нужно сделать вам, напоминания о том, к чему вы должны вернуться через какое-то время, или что должно быть сделано кем-то другим, тоже следует сортировать и группировать. Вам не нужно обязательно следить за каждым шагом выполнения задачи, наиболее часто это задания или проекты, за которые ответственны другие люди. Примерами этих задач могут быть такие, как заказ билетов в театр, доставка сканера в офис, согласие вашего клиента на деловое предложение и так далее. Когда следующее действие зависит от кого-то другого, вам не нужны напоминания о действиях, а только о том, что вы ждёте и от кого. Ваша роль — просматривать список по мере необходимости и решать, нужно ли проверять как продвигается дело или нет.

Возможно, вы сочтёте наилучшим держать список "Ожидающих" поблизости, также как и ваши напоминания о "Следующих Действиях". До того, как проект завершится, ответственность за следующий шаг может многократно меняться. Например, вам нужно сделать звонок поставщику, чтобы сделать запрос коммерческого предложения по выполнению части работы (в списке "Звонки"). Сделав звонок, вы ждёте, когда продавец с вами свяжется по поводу готовности предложения (заносим в список "Ожидание"). Когда предложение поступит, вы должны просмотреть его (кладём его в стопку "Прочитать/Просмотреть"). Когда вы с ним ознакомитесь, вы вышлете его своему боссу для одобрения (теперь оно опять в списке "Ожидание") и так далее.^*

^*Электронные списки (такие как на КПК) или листы в отдельных папках имеют преимущество по сравнению со списком на листе бумаги, потому что они легко позволяют вам перемещать содержимое из одной категории в другую по мере изменений, и вам не нужно каждый раз что-нибудь переписывать.

У вас будут отличные ощущения, когда вы будете знать, что ваш список "Ожидающие" — это полный список того, что вас заботит, но что должны сделать другие люди.

Дата добавления: 2015-06-28