Действия, которые заносятся в Календарь

Организация напоминаний о действиях

Если вы опустошили корзинку входящих материалов, у вас, несомненно, появилось множество напоминаний о "Предстоящих делах", представляющих собой более чем двухминутные действия, которые не могут быть перепоручены кому-либо ещё. Возможно, у вас будет от двадцати до шестидесяти или семидесяти и более подобных напоминаний. Вы также накопите напоминания о том, что вы перепоручили другим людям, и возможно что-то, что нужно будет поместить в ваш календарь или в папку "Когда-нибудь/Может быть".

Вам следует рассортировать всё это по группам, что позволит выбирать из возможных вариантов того, что необходимо сделать, когда у вас будет время. Также вам необходимо решить как физически организовать эти группы наиболее подходящим способом, будут ли они в папках или в списках, на бумаге или на цифровых носителях.

В контексте процесса организации, как я уже говорил, существует два основных вида действий: те, которые должны быть сделаны в конкретный день и/или время, и те, которые должны быть сделаны, как только вы сможете уделить им время, свободное от остальных привязанных к календарю действий. Календарные действия могут быть отнесены как к конкретному времени (например, "16:00-17:00 встретиться с Джимом"), так и к конкретному дню ("Позвонить Рашель во вторник, чтобы узнать, получила ли она предложение").

В процессе обработки входящих вы, возможно, столкнулись с вещами, которые сразу записали в Календарь, как только они появились. Например, вы решили, что следующим шагом в прохождении медицинского обследования, станет звонок и назначение встречи, что вы и сделали (так как на это действие понадобилось две минуты или меньше). Записать эту встречу в Календарь, как только вы о ней договорились, будет вполне здраво.

Календарь должен показывать только "грубый ландшафт", в контексте которого вы выполняете остальные ваши действия.

Однако, многие люди желают действовать, основываясь на старых привычках писать дневные "to-do"-списки, занося в календарь то, что они хотели бы сделать в следующий, скажем, понедельник, но, как правило, не успевают и переносят оставшиеся дела на последующие дни. Сопротивляйтесь этому порыву. Вы должны доверять своему Календарю, как священной территории, отражающей чёткие границы ваших дневных дел, которые можно в спешке просмотреть. Будет гораздо проще, если в нём будет только то, что вам обязательно нужно сделать в этот день. Когда Календарь будет выполнять должную роль в процессе организации, большинство действий, которые вам нужно сделать, окажутся в категории "как только будет возможно, после всего того, что я должен сделать".

Организация действий "Как только будет возможно" в контексте чего либо

За много лет я открыл лучший способ для напоминания о действиях типа "как только я смогу" исходя из контекста необходимого для действия — контекстом может быть инструмент, место или человек, необходимые для его завершения. Например, если для действия необходим компьютер, то нужно его занести в список "За Компьютером". Если для действия необходимо, чтобы вы были на выезде (например, остановиться около банка или зайти в магазин скобяных товаров), наиболее подходящим будет список "Поручения". Если следующим шагом будет разговор о чём-то один на один с вашим партнёром Эмили, поместите его в папку "Эмили" или в наиболее подходящий список.

Насколько разрозненными должны быть эти категории зависит от (1) того, за сколькими действиями вы должны следить; и (2) как часто у вас меняется контекст, в пределах которого необходимо их выполнить.

Если вы тот редкий человек, у которого только двадцать пять следующих действий, вам может хватить и одного списка "Следующие Действия". Он может включать самые разнообразные заметки, такие как "Купить гвозди" и "Поговорить с боссом об изменении списка работников" и "Набросать идеи по внешней встрече". Однако если у вас пятьдесят или сто предстоящих действий, которые будут записаны в одном большом списке, вам будет очень сложно увидеть то, что вам нужно увидеть; каждый раз, когда у вас появится немного времени, чтобы сделать что-то ещё, вам нужно будет его тратить на непродуктивную пересортировку. Например, если возникнет короткий перерыв в конференции, во время которого можно было бы сделать несколько звонков, вам придётся искать пункты, связанные со звонками, среди большого не относящегося к делу списка. Когда вы решите уйти от разрозненных дел, вы, вероятно, захотите выбрать все ваши поручения и составить ещё один список.

Такой способ организации обеспечивает ещё один фактор продуктивности, многократно увеличивающий вашу энергию, когда вы находитесь в определённом режиме работы. Если вы в "телефонном режиме", это помогает сделать много телефонных звонков — просто опустошите ваш список "Звонки". Когда вы работаете за компьютером, полезно сделать так много дел из списка "За компьютером", как это возможно, не переключаясь на другой вид деятельности. Переключение с одного вида деятельности на другой занимает гораздо больше энергии, чем думает большинство людей. И очевидно, что когда нужный вам человек сидит напротив вас в вашем офисе, было бы мудро поговорить с ним обо всём, что вам нужно, пока он или она в вашем распоряжении.

Дата добавления: 2015-06-28