Организация работы с электронной почтой

Как и некоторые бумажные материалы, электронная почта, требующая действий — часто сама наилучшее напоминание для самой себя. Это скорее всего так, если вы получаете много электронных писем, и тратите много рабочего времени на работу с программой электронной почты. Электронная почта, которая требует дальнейших действий, может храниться в этой программе вместо того, чтобы выписывать действия по письмам в списки.

Многие мои клиенты обнаружили, что в почтовом клиенте полезно создать две или три отдельные папки. Действительно, большинство папок с электронной почтой должно использоваться для справочных или архивных материалов, но также возможно создать рабочую систему, которая будет хранить ваши сообщения, требующие действий, отдельно от "входящих" (где большинство людей их предпочитает хранить).

Я рекомендую создать одну папку для писем, обработка которых займет более чем две минуты (опять же, вы должны будете без промедления разделаться со многими письмами, следуя правилу двух минут). Название папки должно начинаться со спец.символа или буквы, чтобы она (1) отличалась от папок справочной информации и (2) находилась сверху относительно других папок в программе. В программах от Microsoft используйте знак "@", а от Lotus — дефис ("-"). В результате ваша папка "@Действия" будет содержать те электронные письма, по которыми нужно будет что-то сделать.

Дальше вы можете создать папку "@Ожидающие", которая окажется рядом с папкой "@Действия". Затем, если вам приходит письмо, указывающее, что кто-то собирается что-то сделать, что вам надо отследить, вы можете перетащить его в папку "@Ожидающие". В ней также могут храниться напоминания о том, что вы поручили кому-либо с помощью электронной почты: когда вы пересылаете что-то, или используете электронную почту, чтобы сделать запрос или поручить задание, просто сохраните копию в папку "@Ожидающие”.*

^* Microsoft Outlook позволяет пользователям копировать или перемещать письма электронной почты прямо в папку задач, с одновременной конвертацией их в задачи. Если затем организовать их в соответствии с рекомендованными мной категориями, то это будет точно также хорошо работать.

Некоторые приложения (такие как Lotus Notes) позволяют сохранить копию электронной почты после отправки в одну из ваших папок (путем нажатия кнопки "Send and File"). Другие (например, Outlook) автоматически при отправке сохраняют её в универсальной папке "Sent Mail". В последнем случае наилучшим для многих, вероятно, будет отправка этого же письма с поручением самому себе (с помощью полей "сс" или "bcc") и затем перетаскивание пришедшей копии в папку "@Ожидающие". (Относительно просто настроить MS Outlook так, чтобы он автоматически перемещал письма после получения, содержащие в полях отправителя и 'cc' ваше имя, в определённую вами папку).

Дата добавления: 2015-06-28