Вынашивайте идеи, обдумывайте

Мусор

Если вы аккуратно следовали моим рекомендациям, то вы наверняка уже выкинули приличную гору хлама. Однако же вы наверняка поместили в корзинку и немало уже ненужных вещей. Так что не удивляйтесь, если в процессе обработки документов и дел всплывут бумаги и материалы, место которым в мусорном ведре.

Обработка всех ваших дел поможет вам более ясно осознать, что вы собираетесь делать, и что вы делать не должны. Один руководитель компании, с которым мне случилось работать, обнаружил у себя в электронном почтовом ящике кучу (а точнее несколько тысяч!) сообщений, на которые он и не собирался отвечать — это ему попросту было не нужно. Он сказал мне, что мой метод стал для него своеобразной оздоровительной диетой, строго определяющей, что можно оставлять незавершённым, а что нет.

Почти наверняка вы столкнётесь с вопросом, сохранять ли тот или иной документ для того, чтобы впоследствии к нему можно было обратиться или же выкинуть его. Тут есть два пути:

• Если сомневаетесь, выкидывайте;
• Если сомневаетесь, оставляйте.

Выберите свой — оба они хороши. Доверьтесь интуиции и не переоценивайте вместительность ваших хранилищ. Поначалу многих охватывает лёгкая тревога и недоверие, но это только потому, что прежде их системы самоорганизации никогда не работали как положено. Если же вы определите для себя чёткую грань между справочными материалами и делами, которые требуют конкретных действий, и если вы сумеете создать простую и удобную систему хранения ваших справочных материалов, вас уже не будет пугать их безумное количество — вы ведь всегда с лёгкостью сможете найти то, что нужно. Если по конкретному документу ничего делать не надо, то его хранение становится лишь вопросом свободного пространства и логичного местонахождения.

Специалисты по архивам снабдят вас более подробной инструкцией обо всём этом, а ваш опыт позволит определить как долго вы должны будете хранить каждый вид документов. Я же рекомендую вам просто определять для каждого документа, надо ли совершать какое-то действие, связанное с ним или же нет. Если ясно, что никакое действие не требуется, у вас найдётся для него место в системе хранения.

Наверняка в вашей корзинке окажутся предметы и дела, о которых вы могли бы сказать "Сейчас с этим делать ничего не надо, но вот потом, может быть, и понадобится". Например:

• Листовка, сообщающая о семинаре, на котором будет выступать известный вам специалист, которого вы хотели бы послушать. Но семинар этот только через две недели, и вы ещё не знаете, сможете ли вы на него попасть, или вы будете в командировке;
• Повестка дня собрания правления, куда вы были приглашены, и которое состоится через три недели. Делать с ней ничего не надо, разве что перечитать за день до заседания, чтобы быть в теме;
• Реклама очередного обновления программного обеспечения, которое вы используете для учёта личных финансов. Необходимо ли вам это обновление? Вы не знаете… и откладываете принятие решения на следующую неделю;
• Идея, пришедшая вам, относительно следующего ежегодного семинара по торговле. Сейчас-то делать не надо ничего. Но вот неплохо было бы поставить напоминание о ней, когда придёт время к этому семинару готовиться;
• Напоминание о собственном желании посещать занятия по акварельной живописи, на которые у вас пока совершенно нет времени.

Ну и что с этим делать? Есть два варианта:

• Запишите всё это в список "Может быть/Когда-нибудь";
• Запишите это в ежедневник или в файл напоминаний.

Цель такого откладывания — освободить сознание и создать у вас чувство уверенности, что на сейчас вы с этими делами разобрались, а напоминания, поставленные на нужное время не дадут вам позабыть о них. Я ещё расскажу об этом подробнее в следующей главе по организации. А сейчас приклейте на них липкие листки с метками "может быть" или "напоминание на 17 октября" и отложите их в папку "предстоящих дел", к которой вы вернётесь позже.*

^* На это может сгодиться один из ваших запасных лотков. Используйте его для того, чтобы временно сложить туда документы, которыми вы займётесь чуть позже. Потом можно будет использовать его, чтобы хранить документы, находящиеся в работе и записки-напоминания о следующих конкретных действиях.

Дата добавления: 2015-06-28