Выполните его

Когда вы уже определились со следующим конкретным действием

В этом случае у вас есть три пути:

• Выполнить его (если только на это потребуется меньше двух минут);
• Перепоручить его (если для выполнение этого действия Вы не являетесь подходящим кандидатом);
• Отложить его и поставить напоминание в вашей системе организации, чтобы вернуться к нему позже.

Если следующее действие займёт не более двух минут, тогда выполните его сразу. Если записку можно прочесть за тридцать секунд и дать на неё односложный ответ, сделайте это прямо сейчас. Если вы можете пролистать каталог на предмет интересных вещей за минуту или две, сделайте это, а потом выкиньте его или определите в систему хранения. Если следующим действием является отправка короткого письма или голосового сообщения, сделайте это не откладывая.

Даже если это и не высоко приоритетное дело, лучше его выполнить сразу, если вы вообще его собираетесь выполнять. В основе правила двух минут лежит граница, за которой откладывание дела с последующей записью напоминания и наклейкой этикетки, станет занимать больше времени, нежели его немедленное выполнение — другими словами, граница падения эффективности. Если вещь не так уж важна, чтобы возиться с ней, выкиньте её. Если же она важна, тогда стоит учесть фактор эффективности.

Правило двух минут существенно улучшило личную продуктивность многих моих клиентов. Вице-президент одной большой компании по разработке программных продуктов сказал мне, что это правило высвободило ему целый час свободного времени в течение дня! А это был один из тех людей, которые получают по 300 электронных писем в день, многие из которых приходили от его подчинённых, и требовали лишь односложного ответа для дальнейшего продвижения дел. Но эти письма не значились в его плане на день, и поэтому оставались без ответа, автоматически попадая в категорию "потом". Когда таких писем скапливалось по нескольку тысяч, ему приходилось тратить целые выходные только на то, чтобы их разгрести. Всё бы ничего, если бы ему было лет двадцать шесть, когда вся работа делается в сумасшедшей спешке с невероятным количеством адреналина. Но ему было уже за тридцать, и у него были маленькие дети — по выходным уже особо не поработаешь. Когда я тренировал его, нам пришлось разобраться со всеми восемьюстами письмами, которые у него к тому моменту накопились во "входящих". Оказалось, что львиную долю из них можно просто удалить, всего несколько штук понадобилось сохранить в качестве справочных материалов, а остальные требовали односложных ответов в течении 1-2 минут. Я навестил его год спустя — он придерживался того же правила. Теперь он не позволяет списку писем в электронном почтовом ящике занимать больше, чем один экран. Он рассказал, что это правило изменило распределение его усилий и невероятно сократило время ответной реакции, так что теперь его подчинённые думают, что он железобетонный!

Это почти карикатурный пример, однако, он неплохо иллюстрирует важность таких простых правил в особенности, если объём и скорость информационного потока, который вам приходится обрабатывать, растут день ото дня.

Дата добавления: 2015-06-28