Ваша корзинка это лишь перевалочный пункт для документов и материалов, а никак не склад и вечное хранилище

Ускоренный просмотр — это вовсе не обработка

Начинайте с верхнего в стопке документа

Правила обработки

Лучший способ изучить эту модель — это следовать ей. Вот несколько основных правил:

• Обрабатывайте сначала верхние дела корзины;
• Обрабатывайте по одному делу за раз;
• Никогда не перекладывайте дела обратно в корзинку.

Даже если вторым документом в стопке лежит адресованная лично вам записка от президента страны, а первым — какое-то малозначащее письмо, сначала надо обработать именно его! Это, конечно, гротескный пример, я привожу его здесь, чтобы подчеркнуть важность этого принципа: соблюдайте строгую очерёдность. "Обрабатывать" не значит "тратить время". Это значит решить, с чем вы имеете дело и принять решение насчёт следующего конкретного действия. Вы же всё-равно собираетесь как можно скорее добраться до дна корзинки, так что нечего избегать в ней что-либо.

Обрабатывать — вовсе не значит "тратить время".

Большинство людей сперва просматривают свои корзинки на предмет только самых срочных или самых интересных дел. "Ускоренный просмотр" иногда может оказаться необходим (я им не пренебрегаю). Возможно, вы только что вернулись с деловой встречи, а через пятнадцать минут вам уже надо быть на продолжительной конференции. Тогда и проверяете, не запрятаны ли где-нибудь мины, которые могут взорваться: посмотрите, например, прислал ли вам заказчик письмо с подтверждением вашего предложения.

Но это вовсе не обработка, это экстренный просмотр. Вы должны привыкнуть обрабатывать каждый документ в порядке строгой очереди. Если же вы станете пренебрегать этим правилом и обрабатывать только то, что вам заблагорассудится, в вашей корзине начнёт скапливаться куча необработанных материалов, система ваша развалится и неоконченные дела опять расползутся по всему столу, а то и офису.

LIFO или FIFO?

Теоретически вы должны перевернуть вашу корзину вверх дном, чтобы её содержимое оказалось перевёрнутым на столе и обрабатывать то, что лежит на самом верху (то есть то, что изначально было на дне корзины, принцип FIFO - First In - First Out - первый пришёл - первый ушёл). На самом деле, если на обработку вы готовы потратить какое-то более или менее приличное количество времени, то в общем-то безразлично, с какого края начинать. А если вы возьмётесь разгребать электронную почту, вы и сами поймёте, что целесообразно начать с последнего письма, так как оно может содержать всю предыдущую переписку на эту же тему.

Дата добавления: 2015-06-28