Выкидывайте сразу

Несколько замечаний о сборе

На стадии сбора вас подстерегают несколько ловушек:

• У вас так много всего претендующего на корзинку "входящих", что оно просто в неё не поместится;
• Вы можете сорваться на процесс выбрасывания "лишнего" и организации остального;
• У вас уже могут иметься собранные и организованные каким-то образом материалы;
• Вы рискуете "проворóнить" важные вещи, которые иначе лежали бы на виду, и вы ничего бы не пропустили.

Что если предмет слишком большой для вашей корзинки входящих?

Если вы физически не можете запихнуть что-то в корзину, тогда напишите заметку об этой штуке и поместите в корзину только её. Например, если дело касается вывески на двери вашего кабинета или произведения искусства за дверью вашего офиса, то просто напишите на листе формата А5 "вывеска на двери".

Также не забудьте проставить там дату. Это даст вам пару преимуществ. Если в вашей системе организации попадается несколько заметок подобного рода, то не лишне будет знать, когда именно каждая из них была сделана. Вообще, это чрезвычайно полезная привычка — датировать всё, что вы пишете: клейкие листки для заметок, которые вы передаете ассистенту, голосовую почту, сообщения которой вы записываете в блокнот, заметки, которые вы делаете в ходе телефонного разговора с клиентом. Три процента случаев, в которых эта информация окажется полезной, того стоят.

Что если собранная куча слишком большая и не помещается в корзинке?

Скорее всего, вы, как и 98 процентов моих клиентов, насобираете гораздо больше, чем может уместиться в корзинке входящих. Если так и произошло, то сложите всё это в стопки вокруг лотка или даже на полу, под ним. В конце концов вы постепенно их разберёте, обработаете и всё организуете. Тем не менее, убедитесь, что эти стопки не будут спутаны с чем-то другим, не относящимся ко входящим материалам.

Если вы видите очевидный хлам, сразу же выкидывайте его без колебаний. Для некоторых моих клиентов процедура сбора неоконченных дел стала первым разом, когда они очистили центральный ящик своего стола!

Если же вы не уверены, что вещь, найденная вами может на что-нибудь сгодиться, положите её во "входящие". Что вы не должны делать, так это позволять вещам брать вас в плен — не пытайтесь порешать все дела сразу на месте. Вы так или иначе сделаете это позже, так как вещь уже будет в корзинке, к тому же выбор такого рода делать проще, если вы находитесь в режиме обработки, а не сбора. Основная цель — собрать во входящую корзинку всё как можно быстрее так, чтобы можно было удачно "окопаться" и "определиться с линией фронта".

Будьте осторожны с особо усердной чисткой и организацией!

Как только люди начинают заниматься сбором неоконченных дел дома или на работе, они становятся жертвами вируса чистоты и организации, и начинают заниматься абсолютно всеми местами офиса или дома. Это не страшно только если впереди у вас достаточно времени, например, целая неделя. Иначе, вам придётся разбить весь процесс на части и расписать для этих частей напоминания, например, "Расчистить четырёх-ящичный шкаф" или "Навести порядок в вещевом архиве офиса". Чего вы не должны делать, так это идти на поводу какой-то одной единственной части вашей работы, расчищая всё на своём пути, а потом не иметь возможности проведения целостного процесса управления действиями. Процесс сбора может занять гораздо больше времени, чем вы думаете, но вы должны завершить его и наладить собственную систему как можно скорее.

Как поступать с делами, которые уже включены в списки и числятся в ежедневниках?

Возможно, у вас уже есть некоторые списки и какая-то организационная система. Но если вы сформировали их ещё до знакомства с нашей методикой организации рабочего процесса или пока слабо в ней ориентируетесь, я всё же рекомендую поместить эти списки в корзинку входящей информации и рассматривать их наравне со всем остальным её содержанием, требующим обработки. Вам необходимо создать такую систему, которая была бы последовательна, а поэтому совершенно необходимо всё переоценить с этой точки зрения.

"Но это мне терять нельзя ни в коем случае!.."

Часто в процессе сбора мы натыкаемся на какую-нибудь бумажку или документ, которые заставляют нас подумать "Боже мой! Я об этом совсем забыл! Мне обязательно надо с этим разобраться!". Это может оказаться напоминанием о необходимости ответного телефонного звонка, который нужно было сделать два дня назад, или какие-то заметки с собрания насчёт дел, которые надо было уладить несколько недель назад. И вот мы уже не хотим складывать это в огромную стопку входящей корзинки, потому что боимся снова забыть.

Если такое с вами произошло, спросите себя, действительно ли надо с этим разобраться до того, как вы выполните работу по организации неоконченных дел. Если это так, то лучше разобраться с этим сразу же, чтобы оно уже на вас не давило. Если же нет, положите это в корзину и продолжайте собирать. Скоро вы всё это обработаете и организуете, и ваша корзинка опустеет, так что ничего не потеряется.

Если вы не можете разрулить это дело прямо сейчас, однако вы должны не забыть о нём, тогда создайте где-то неподалеку "срочную стопку". Это, конечно, не лучший выход, но придётся им воспользоваться. Помните, что процесс сбора повышает уровень потенциальной тревоги, так как на поверхность всплывает множество открытых вопросов, объём которых ранее был менее осознан.

Дата добавления: 2015-06-28