Не возвращайте документы обратно в корзинку

Многозадачное исключение

Обрабатывайте по одному документу за раз

Возможно, вы заметите за собой желание вытаскивать из корзинки документ, и, не имея ни малейшего понятия, что с ним потом делать, тут же хватать документ, лежащий под ним и сосредотачивать внимание уже на нём. Возможно, он кажется вам более привлекательным потому, что вы уже знаете, что с ним делать и вам не надо раздумывать, что это за штуковина и куда её деть. Однако, это небезопасно. То, что у вас сейчас в руках, имеет все шансы попасть в стопку "э-э-э…" на краю стола и быть начисто вытесненным более интересными и важными делами.

Многие также любят вытащить из корзинки всю стопку, положить её прямо перед собой и только тогда начать перебирать. Несмотря на то, что я поощряю желание расправиться со всем за раз, я всё-таки настоятельно рекомендую вам вытащить только один документ. Концентрация на одном единственном документе в каждый момент времени только ускорит весь процесс. А если вас и отвлекут (что тоже не редкость), вам не придётся потом возвращаться к многочисленным частям "входящих", снова бесконтрольно разбросанным в беспорядке вне корзины.

Однако из правила обработки одного документа за раз есть одно весьма редкое исключение. Человеку, обладающему определённым типом личности, действительно необходимо хоть на минуту отвлечься от дела для того, чтобы принять по нему решение. Если мне очевидно, что так оно и происходит, я, как правило, рекомендую заниматься параллельно двумя или тремя делами. В таких условиях этим людям проще принять решение или сделать выбор. Но помните, что это всего лишь исключение, и работает оно только в том случае, если вы привыкли управляться с каждой из задач очень быстро и никогда не откладываете принятие любого решения дольше чем на одну-две минуты.

Для документов обратного пути в корзинку нет. Тоже самое утверждает старинный совет "делай вещи единожды". Однако эта затея не так уж и хороша. Если вы на самом деле следуете ей, то вы реально не сможете составить список, ведь вы, столкнувшись с задачей, будете доводить её решение до конца. А это жутко неэффективно, потому как большинство дел вовсе не нуждаются в этом, и даже более того, их не стоит выполнять сразу, как только вы на них натолкнётесь. А вот от привычки вытаскивать из корзинки документы, крутить их в руках и складывать назад так и не решив, что же это такое, и что с этим делать — от этой привычки надо избавляться. "Вытаскивая материал из корзины "входящих", определитесь, что же это такое, и что с ним дальше делать, и не вздумайте класть его обратно" — примите это за правило.

Ключевой вопрос процесса обработки: "Каково следующее конкретное действие?"

Итак, документ у вас в руках. Вы собираетесь разделаться с ним прямо сейчас. И вам предстоит принять твёрдое решение по поводу следующего конкретного действия по отношению к этому самому документу. Кажется, будто это просто — и это действительно просто — но подумать вам всё равно придётся. И почти всегда решение ваше не будет лежать на поверхности — к нему придётся прийти и, возможно, путём извилистым.

Подумайте, например, не надо ли вам по поводу этого документа/дела кому-то позвонить, заполнить какие-то бланки, отыскать информацию в Интернете, купить что-то в магазине, поговорить с секретарём, написать письмо начальнику. Если какое-то действие предпринять надо, то его специфика определит подмножество следующих конкретных действий. Но что если никакое действие выполнять не требуется?

Я чувствую себя комаром на нудистском пляже — я в общем-то знаю, что делать, но не знаю, откуда начать.
Стефен Бэйн

Что делать, если делать нечего?

Вполне возможно, что что-то из вашей корзинки и не потребует конкретных действий. Это что-то наверняка попадёт в одну из трёх следующих категорий:

• Мусор;
• Дела, которые надо обдумать;
• Сопутствующие материалы.

Дата добавления: 2015-06-28