Сформированная оргструктура проекта и распределение ответственности за работы, и систему отчетности образуют структурную схему организации проекта (ССО)

Описание структурных регламентов, которые регламентируют организационную структуру приведено в Прил. А.

Примерами структурных регламентов являются следующие типовые документы:

положение о группе компаний;

положение об организационной структуре;

положение о департаменте, отделе, подразделении;

должностная инструкция сотрудника.

6. КОММУНИКАЦИИ

Будет правильно рассматривать коммуникации как ключевой процесс, составляющий основу управления проектами. В отсутствие коммуникаций все останавливается: руководители не имеют информации о произведенных работах, исполнители не знают, в достаточной ли мере результаты их труда соответствуют проектам и планам, менеджер проекта не может координировать выполнение работ. В результате прекращается всякая деятельность по осуществлению проекта до тех пор, пока не будут восстановлены коммуникации. Эксперты в области управления проектами сравниваю коммуникации с социальным клеем, который позволяет склеить все разнообразие процессов, обеспечивающих развитие проектов, в единое целое.

Основным предметом рассмотрения в процессах управления коммуникациями (взаимодействием) проекта является информация и связанные с ней вопросы – типы коммуникаций, процедуры обмена, сбора, распространения, хранения, использования информации. Вся сгенерированная по проекту информация должны быть доставлена потребителям внутри и вне проекта, использована для достижения целей проекта, сохранена в архиве проекта.

Согласно статистике 80 % времени проекта тратится на коммуникации – письменное и устное общение в разных формах. Например, подготовка и представление формальных отчетов, презентаций, докладов, неформальные обсуждения, наброски и рецензирование документов, обмен сообщениями по электронной почте, совместная работа над документами в электронной среде, внутренние совещания с членами команды, внешние встречи с другими участниками проекта и сторонними представителями, брифинги и т.д. Эффективность этих коммуникаций является едва ли не самым важным критерием управления проектами.

Каждому участнику проекта информация необходима в нужном объеме, в нужное время, в нужном виде и от нужного источника. Отсутствие такой информации приводит к задержкам проекта, демотивации персонала, к появлению ложных заключений, несогласованности, непониманию и, в конечном счете, ставит под угрозу успех проекта.

Таким образом, управление коммуникациями проекта должно гарантировать:

• необходимые взаимосвязи и среду связи между участниками;

• своевременную подготовку, сбор, хранение и архивирование информации;

• своевременную доставку накопленной информации потребителям в нужном объеме и виде;

• ответственность каждого участника за эффективное использование информации для целей проекта.

Планирование коммуникаций – определение потребностей участников проекта в коммуникации и информации.

Распространение информации – своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта.

Отчетность по исполнению – сбор и распространение информации о выполнении работ.

Управление участниками проекта – управление коммуникациями в целях удовлетворения требований участников проекта и решения возникающих проблем.

Пример описания документооборота в регламентах.

3.1. Документооборот по данному регламенту

3.1.1. В рамках данного регламента основной формой документооборота является электронный документооборот, через электронную почту с приложением нужных файлов (до внедрения специальной системы документооборота);

3.1.2. Датами и временем выполнения тех или иных действий по Регламенту считаются…

И так далее

3.2. Единообразное наименование документов

3.2.1. Тему электронного письма необходимо указывать в следующей форме:

Тема: Наименование объекта Наименование тендера Передаваемый документ/Стадия тендера

Пример:

Объект тендер Благоустройство Начало тендера

Требования к содержанию документов проиллюстрируем следующим примером из процесса проведение тендера.

А. Служебная записка о начале тендера:

- Наименование объекта;

- Дата начала тендера;

- Вид работ;

- Наличие или отсутствие проектной документации (разрешительной документации);

- Схема расчета с подрядчиком (если отличается от стандартной) – должна быть согласована с финансовым директором до отправки служебной записки;

- Особые условия на объекте;

- Если Руководитель проекта считает необходимым указать особые критерии отбора участников для данного тендера (в дополнение или вместо стандартных), – указать это в служебной записке (особые условия должны быть предварительно согласованы).

- Если Руководитель проекта считает необходимым включить дополнительную информацию в Приглашение на тендер, -указать это в служебной записке.

- В случае, если сроки тендера отличаются от регламентных, Руководитель проекта прикладывает к Служебной записке Контрольную таблицу с измененными сроками.

Если на момент начала тендера нет проектной документации (разрешительной документации), в служебную записку необходимо также включить (либо приложить к ней) следующую информацию:

- Тендер на земляные работы:

План здания;

Планировочная существующая отметка;

Планировочная отметка дна котлована.

- Тендер по устройству свайного основания:

Проектная геология

Тип погружения свай, диаметр, длина и ориентировочное количество

- Тендер по устройству монолитного каркаса

Общее количество кубометров здания;

Согласованные поэтажные планировки;

Каркасно-монолитная схема;

Схема подвальных помещений.

Как документ план управления коммуникациями является составной частью плана управления проектом или включается в него в виде вспомогательного плана и обычно содержит:

- требования к коммуникациям со стороны участников проекта;

- сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации;

- имя сотрудника, ответственного за передачу информации;

- имя сотрудника или группы - получателей данной информации;

- методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и/или пресс-релизы);

- частоту коммуникации (например, еженедельно);

- процедуры согласования документов;

- схему эскалации проблем; - метод обновления плана управления коммуникациями по мере развития проекта; - глоссарий общепринятой терминологии

В упрощенном виде раздел коммуникации должен содержать план действий по обеспечению основных процессов проекта (пример см. табл. 13).

Таблица13 - Пример оформления плана действий по открытию новой торговой точки

Действия	Документы	Учреждение и контактное лицо (Ф.И.О., должность)	Необходимые ресурсы	Сроки	Ответственный со стороны компании	Примечания

Например, плана действий по открытию новой торговой точки может включать в себя следующие этапы (действия):

- Поиск помещения;

- Заключение договора с арендодателем;

- Ремонт, переоборудование помещения;

- Оформление внешнего вида и интерьера;

- Покупка и регистрация кассового аппарата;

- Получение разрешений у контролирующих органов;

- Оформление необходимых документов в местных госорганах;

- Подбор и обучение персонала;

- Оснащение магазина торговым и складским оборудованием;

- Завоз и размещение продукции на складе;

- Официальное открытие магазина с презентацией.

7. ПЛАН МАРКЕТИНГА

План маркетинга детально раскрывает политику в области торговли и обслуживания, цен, рекламную стратегию, что позволяет достигнуть планируемых объемов продаж и занять соответствующее место на рынке.

План маркетинга включает:

1. Анализ рынка сбыта

2. Анализ конкурентов

3. Прогноз продаж

4. Комплекс маркетинга

Последовательность анализа рынка сбыта:

1) Опишите текущее состояние рынка;

2) Определите уровень доходов и структуру затрат населения;

3) Приведите данные о предполагаемом объеме и составе рынка;

4) Осуществите выбор и опишите целевой сегмент;

Исследование рынка - это сбор и анализ данных с целью выбора вида деятельности, продукта или приобретения соответствующей технологии. Собранная и проанализированная информация позволяет описать текущее состояние рынка, объяснить изменения на рынке и предугадать реакцию потребителей на новые продукты.

Для того, чтобы судить о возможностях успешной реализации продукции (оценить потенциальный объем спроса) необходимо сначала провести комплексный анализ рынка, который должен включать описание приведенных ниже факторов.

Состояние рынка на текущий момент:

- насыщенность предложения – то, насколько рынок насыщен подобной (аналогичной) продукцией. Показателем достаточной насыщенности может служить наличие множества точек торговли, многих вариантов приобретения аналогичного товара;

- активность спроса, т. е. пользуются ли данные виды продукции/услуг спросом, насколько постоянна и активна потребность рынка в данной продукции/услугах;

- тенденции к росту/спаду спроса на рынке. Существуют ли очевидные причины к росту рынка или его спаду, станет ли данный вид продукции более актуальным, либо он в дальнейшем может стать не интересным для потребителей;

- характерные особенности рынка. Уровень цен, политика формирования цен, качество продукции, обслуживание, репутация предпринимателей.

Уровень доходов и структура затрат населения на территориях:

- всего населения проживает на данной территории постоянно, если продукт/услуга ориентированы на приезжих, то средние показатели по посещению территории приезжими;

- источники и уровень доходов населения, структура расходов;

- целевой сегмент потребителей.

На основе полученных данных необходимо составить подробное описание собственного целевого сегмента рынка:

- характеристики среднего покупателя (возраст, пол, социальное положение, род занятий, уровень доходов и т.д.);

- географические рамки сегмента, районы проживания покупателей;

- особенности спроса на данный продукт (изменчивость, формирование за счет репутации продукта, ценовых, либо качественных предпочтений потребителей);

- чем обоснован выбор именно данного целевого сегмента, какие характеристики вашей продукции отвечают основным требованиям данных покупателей.

Предполагаемый объем и состав рынка:

- емкость рынка (предполагаемый объем спроса в целом по рынку, т.е. сколько продукции данного вида будет приобретаться на данном рынке в месяц, год), с разбивкой по территориям и сегментам, в натуральных и денежных показателях;

- анализ цен на рынке. Подробный анализ цен на продукцию/услуги, представленные на рынке в данный момент (если даже в рамках вашей территории данных продуктов/услуг не представлено, необходимо обратить внимание на близлежащие варианты приобретения продуктов);

- дефицит/профицит данного вида продукции на рынке. Существует ли острая потребность населения в данном виде продукции/услуги или же предложения более, чем достаточно;

- потенциальный объем спроса на продукцию вашего предприятия, потенциальная доля рынка.

Произвести исследования можно на основе множества источников: статистические данные; справочники, статьи в отраслевой и профессиональной литературе, периодике; информация, представленная в сети Интернет; информация, полученная в ходе личных опросов и наблюдений. Крайне полезным будет изучить опыт деятельности аналогичных предприятий и использовать его, как примеры.

Анализ конкурентов проводится в следующей последовательности:

1) Определите общую конкурентную ситуацию на рынке;

2) Подробно опишите основных конкурентов;

3) Проведите сравнительный анализ

4) Представьте выводы о конкурентных преимуществах/недостатках вашего предприятия/продукции.

В данном разделе необходимо описать своих потенциальных конкурентов и показать, в чем состоят их слабые и сильные стороны и в чем могут заключаться Ваши преимущества/недостатки перед ними.

Необходимо узнать своих конкурентов как можно лучше. Конкурентную среду можно разделить на несколько уровней, в зависимости от географических, экономических и потребительских факторов:

1. Прямые конкуренты (аналогичная услуга/продукт, расположение вблизи). В сфере торговли это может быть ближайшая торговая точка, реализующая аналогичный товар; в сфере производства, производитель аналогичных товаров, целевым рынком для которого будет являться тот же, что и для Вас; в сфере услуг – предприятия, предлагающие аналогичные услуги в непосредственной близости от Вас и нацеленный на тот же потребительский сегмент.

2. Вероятные конкуренты (услуги/продукты схожие по назначению, заменители, расположение как вблизи, так и на удалении). Все товары и услуги, имеющие схожее назначение, производимые как вблизи, так и в других районах, регионах, на которые может обратить внимание ваш потенциальный клиент и заместить данными товарами/услугами ваши.

3. Скрытые конкуренты (частные, единовременные услуги, рукодельные изделия). В районах и поселениях где недостаточно развита производственная и торговая инфраструктура, ряд продуктов/услуг могут производиться собственно населением, частными мастерами.

4. Свободная рыночная конкуренция. Проект предполагает производство/продажу товаров массового спроса, предложение которых на рынке уже достаточно представлено.

Главным образом, внимание необходимо сосредоточить на основных (прямых) конкурентах, но не следует забывать и о прочих предприятиях, тех, которые так или иначе могут повлиять на ваши позиции на рынке. Если прямые конкуренты непосредственно составляют конкурентную среду вашего предприятия, то прочие могут достаточно сильно повлиять в целом на рынок и ваших потребителей.

Анализ основных конкурентов необходимо провести подробно, следует по каждому из них составить резюме, отвечающее на следующие вопросы:

– размер фирм, стаж работы на рынке, репутация;

– отличительные особенности продукции/услуг, качество, стандартизация;

– уровень цен на продукцию/услуги (для торговли наценка на группы товаров);

– маркетинговая стратегия конкурентов – реклама, каналы сбыта, акции и пр.;

– тенденции в развитии/спаде бизнеса у конкурентов (объем, ассортимент, качество, персонал).

Собрав нужную информацию, четко сформулируйте определяющие факторы конкурентоспособности (в порядке убывающей значимости) и рассчитайте ее количественные параметры.

Ниже приведен условный пример (табл.14).

Таблица 14 - Факторы конкурентоспособности

Факторы конкурентоспособности	Ваш бизнес *	Конкуренты**
№1	№2	№3
1.Качество
2.Уровень цены
3.Местонахождение
4.Ассортимент и т.д.

*,** - вписываются конкретные характеристики факторов конкурентоспособности.

Пример расчета конкурентоспособности на основании ранее определенных факторов представлен в табл.15.

Таблица 15 - Пример расчета конкурентоспособности

Факторы конкурентоспособности	Весомость параметра	Ваш бизнес	Конкуренты
№1	№2	№3
1. Качество	0,20	0,9	0,18	0,9	0,18	0,6	0,12	0,4	0,08
2. Уровень цены	0,40	0,8	0,32	0,6	0,192	0,45	0,18	0,5	0,20
3. Местонахождение	0,16	0,85	0,136	0,75	0,12	0,65	0,104	0,2	0,032
4. Ассортимент и.т. д.	0,24	0,9	0,216	0,29	0,07	0,6	0,144	0,5	0,12
	1,0	Х	0,852	Х	0,562	Х	0,548	Х	0,432

где весомость параметра;

ранжированное значение параметра (до 1);

-показатели конкурентоспособности.

В заключении следует сделать вывод о конкурентных преимуществах, исходя из следующей шкалы:

если преимущества над конкурентами выше лишь на 30 %, это означает, что товары и услуги данного предприятия имеют низкую конкурентоспособность;

в пределах 30-50% – относительно устойчивое положение на рынке;

50-70% – успешная конкуренция на рынке;

а свыше 70% – контроль над рынком данной продукции (услуги).

В данном примере показатели конкурентоспособности Вашего бизнеса - = 0,852, а наибольшее значение у конкурентов = 0,562, тогда

Следовательно, можно прогнозировать успешную конкурентоспособность Вашего бизнеса на рынке.

Прогноз продаж. Спрогнозируйте вероятные объемы спроса на вашу продукцию (в виде таблицы).

При этом необходимо учитывать фактор сезонности (если таковой имеется).

Таблица 16 - Пример табличного представления прогнозного объема продаж

№№	Наименование	Тип	Ед. изм.	Январь	Февраль	…	Декабрь
	Картофель		кг.
	Молоко		литр
	Стол	деревянный	шт.
	Услуги няни		часов
	Стрижка	мужская	-
	Уборка помещения	влажная	м^2
	Заготовка дров		м^3

Данные по прогнозируемому объему продаж необходимо для 1-го года рассчитать на каждый месяц, для 2-го и 3-го, общий объем реализации в год.

Данные по прогнозируемому объему продаж также нужно представить на графике.

Комплекс маркетинга. В этой части плана маркетинга необходимоописать элементы комплекса маркетинга: продукт, цена, каналы распределения, продвижение. На основе данных анализа рынка и конкурентов формируется маркетинговая стратегия предприятия, т.е. производится планирование определенных мероприятий, конкретных действий, предназначенных для продвижения продукции на рынок, доведения ее до потребителя, создания условий для успешной ее реализации.

При описании продукта укажите требуемые свойства товара (услуги), его конкретные потребительские характеристики, которые могут быть важны, как конечным потребителям, так и посредникам:

Какая необходима упаковка продукции?

Каков срок хранения продукции?

Какими партиями и как часто могут производиться поставки?

Каковы условия оплаты (кредитования)?

Какие предлагаются гарантии качества и/или срока хранения продукции?

Составив список, можно сделать выводы о необходимой доводке ассортимента, требуемых для этого действиях и спланировать дополнительные затраты на реализацию.

Опишите стратегию ценообразования или подход к установлению цен. Процесс формирования предприятием рыночных цен включает следующие этапы:

- постановка задач ценообразования;

- определение спроса;

- оценка издержек производства и реализации продукции;

- проведение анализа цен и товаров конкурентов;

- выбор метода установления цен;

- определение окончательной цены и правил ее будущих изменений;

- учет мер государственного регулирования цен.

Основными методами определения базовой цены являются:

- метод полных издержек;

- метод стоимости изготовления (переработки);

- метод маржинальных (предельных) издержек;

- метод рентабельности (доходности) инвестиций;

- методы маркетинговых или рыночных оценок.

Опишите, проанализируйте и осуществите выбор каналов и методов сбыта. На данном этапе необходимо определить, какие каналы сбыта (методы реализации) продукции вы будете использовать. Основной задачей в выборе каналов сбыта является оптимизация процесса доведения товара до конечного потребителя, в максимально удобном для него формате.

Основные методы организации сбыта:

- Продажа через самостоятельно организованные пункты оптовой/розничной торговли;

- Продажа через посредников оптовой/розничной торговли;

- Отгрузка с производства;

- Доставка до потребителя;

- Предварительный заказ;

- Прочее (продажа через интернет, прямые продажи и т. д.).

Для сферы услуг в данном случае может быть важным (если есть действительная потребность в данных мерах):

- наличие нескольких пунктов предоставления услуг;

- возможность выезда мастеров/специалистов на дом/ на объект;

- предоставление услуг по записи, ведение организованной очередности;

- прочее.

Итак, в рамках данного подраздела необходимо определить конкретные каналы сбыта продукции (по рыночным сегментам):

- через какое количество точек розничной/оптовой торговли планируется осуществлять реализацию;

- каковы предусмотрены средства транспортировки продукции (легковой, грузовой автотранспорт, ж/д и т. д.);

- используются ли собственные или другие (арендованные, самовывоз, договора с транспортными компаниями) средства транспортировки?

Далее сформируйте список маркетинговых мероприятий по продвижению товаров, услуг и составьте бюджет затрат на них.

Следует определить то, каким образом о вашем продукте будет узнавать потребитель, за счет чего будет формироваться репутация предприятия, как будет поддерживаться лояльность клиентов.

Сравнить уровень охвата целевой аудитории и темпы распространения информации по каждому из возможных рекламных источников – объявления в газетах, на радио и ТВ, в сети Интернет, наружная реклама, почтовые рассылки и прочее.

Далее следует соотнести рекламные возможности с Вашими потребностями в продвижении продукции (насколько вам действительно требуется мощная рекламная поддержка) и осуществить выбор конкретного вида рекламы. Здесь необходимо заранее определить особенности внешнего оформления и формата рекламной информации.

Кроме рекламных мероприятий могут быть использованы следующие методы продвижения продукции:

- установление деловых отношений с потенциальными посредниками, постоянными потребителями;

- организация проведения акций, способствующих продвижению продукции (скидки, конкурсы, специальные предложения);

- спонсорская помощь в организации массовых мероприятий, либо прямая помощь организациям;

- организация прямых продаж.

Под каждый из методов должен быть отведен определенный бюджет, что может быть отражено в таблице:

Таблица 17 - Составление рекламного бюджета

Мероприятие	Периодичные	Единовременные
январь	февраль	март	…	декабрь	Всего:
Реклама
	объявление в газете "Название"
	объявление в бегущую строку телеканала
	изготовление рекламного баннера
	размещение рекламного баннера на щите
	изготовление рекламного штендера
Оформление фасада крыльца офиса
Организация розыгрышей (2 раза в год)
Итого:

Общий объем затрат на маркетинговые мероприятия должен быть обоснован целесообразностью расходов каждой из статей затрат. Выбор количества и объема методов продвижения продукции должен основываться на ожидании конкретного эффекта от каждого из них. В завершении следует привести график рекламной кампании.

8. ФИНАНСОВЫЙ ПЛАН

Финансовый план (план управления стоимостью проекта) концентрирует в себе результаты всех предыдущих разделов, подводит основные возможные финансовые итоги разрабатываемого проекта. Для этого производятся следующие финансовые расчёты:

1. прогноз объёмов реализации;

2. план финансовых результатов;

3. план движения денежных средств;

Разработку плана доходов и расходов необходимо начать с определения прогнозируемого объема реализации.

Данные берем в маркетинговом плане, и для удобства изучения представленной информации указываем повторно, можно в более сжатом виде.

В табл.18 представлен прогноза реализации товара по годам.

Таблица 18 - Прогноз объема продаж

Показатели	1-й год	2-й год	3-й год
Предполагаемая выручка от продаж, руб.

Далее формируем план финансовых результатов (табл.19 ).

Таблица 19 -План финансовых результатов

Показатели	Величина показателя, руб.
1 год	2 год	3 год
по месяцам	за год	за год
1. Выручка (нетто) от продажи товаров, продукции, работ, услуг
2. Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг
3. Валовая прибыль
4. Коммерческие расходы
5. Управленческие расходы
6. Прибыль (убыток) от продаж
7. Прибыль (убыток) до налогообложения
8. Налог на прибыль
9. Чистая прибыль (убыток)

Следующим этапом необходимо составить план движения денежных средств (табл. 20).

Таблица 20- План движения денежных средств

Поступления/ Выплаты	20... год (1 год)	Итого за 1 год	20...	20....
месяцы	2 год	3 год
		…
Остаток денежных средств на начало периода
I. Поступления:
1. Доходы по обычным видам деятельности, в т.ч.:
Выручка от продаж товаров, работ, услуг
2. Выручка от продажи имущества
3. Привлечение займов
4. Привлечение банковских кредитов
5. Прочие поступления
II. Выплаты:
1. Расходы по обычным видам деятельности, в т.ч.:
Расходы по оплате товаров, приобретенных для дальнейшей перепродажи
Расходы на приобретение сырья и материалов
Расходы на оплату труда
Начисления на фонд оплаты труда
Расходы на оплату услуг связи
Расходы на арендную плату
Расходы на рекламу
Расходы на страхование имущества
Расходы на ремонт
Расходы на приобретение имущества
Транспортные расходы
Налоги и сборы
Прочие платежи
2. Обслуживание банковского кредита:
Выплата основного долга по кредитам в других банках
Уплата процентов по кредитам в других банках
Прирост денежной наличности (I - II)
Остаток денежных средств на конец периода

В таблице оставить только используемые строки, допускается применение других названий и видов притоков/оттоков.

Планируемые финансовые результаты составляется по начисленным суммам, а план движения денежных средств по фактическим датам.

Заключительным этапом является расчёт (оценка) возможного срока окупаемости затрат как отношение потребности в инвестициях (капвложений – единовременных затрат) к величине чистой прибыли за год.

Образец титульного листа отчета по деловой игре

Дата добавления: 2017-01-14