Наукові основи організації бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами і розрахунків за відшкодуванням завданих збитків

Обгрунтування теми проекту

В зоні поточного ремонту виконуються розбирально-збиральні роботи,які пов’язані з заміною несправних агрегатів,вузлів і механізмів,а також роботи часткового розбирання і усунення несправностей агрегатів (вузлів і механізмів) без знімання їх з автомобіля.

					АТНУ 3592 24 000 ПЗ	Арк.
Зм.	Арк.	№ докум.	Підп.	Дата

В умовах становлення ринкової економіки в Україні неабиякий інтерес викликає досвід зарубіжних країн щодо організації внутрішнього аудиту. Професійну організацію внутрішніх аудиторів у США було створено в 1941р. як Інститут внутрішніх аудиторів. Свою діяльність Інститут будує на базі загальних професійних знань внутрішніх аудиторів, програми безперервного професійного розвитку, економічного кодексу, норм і програм сертифікації. Внутрішні аудитори працюють як у державному, так і в приватному секторі. Внутрішні аудитори здійснюють незалежне експертне оцінювання управлінських функцій фірми чи компанії. Вони надають своїй головній фірмі, яка здійснює управління, результати аналізу, оцінювання, рекомендації, поради й інформацію про діяльність підприємства, яке вони перевіряють. В основному, внутрішній аудит розглядає бухгалтерську інформацію й її достовірність[21, с.1].

Аудит розрахунків із підзвітними особами здійснюють суцільним порядком. Документальне (первинне) оформлення обліку розрахунків з підзвітними особами виглядає так, як наведено на рис.1.1.

Нормативними документами, які регулюють здійснення витрат на службові відрядження в межах України та за кордоном є: Постанова Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. №663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та закордон"; "Інструкція про
службові відрядження в межах України та за кордон", затверджена
Наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. №59 (в
редакції Наказу Міністерства фінансів України від 10.06.99 р. №146);
Наказ Міністерства фінансів України від 27.12.04 р. №827 „Про
затвердження змін до Інструкції про службові відрядження в межах
України та закордон". Ревізор керується Постановою КМУ "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" від 23.04.99 № 663 та Постановою КМУ від 06.09.2000 № 1398 про внесення змін до вище вказаної Постанови КМУ. Облік руху
грошових коштів у підзвітних осіб здійснюється на рахунку 37
"Розрахунки з різними дебіторами", субрахунок 372 "Розрахунки з
підзвітними особами" [6, с.136].

Такі поняття як «підзвітні особи», «підзвіт», «підзвітність», звичайно, зустрічаються в нормативних документах, що регулюють різні сфери діяльності підприємств. Але, на жаль, в них розглядаються лише питання, які стосуються порядку й строків подання звітності, матеріальної відповідальності і покарань за різні порушення, допущені підзвітними особами. І в жодному нормативному документі не наведено ви­значення термінів «підзвіт» чи «підзвітна особа». У та­кому разі, у пошуках визначення звернімося до слов­ників. Отже, «підзвітний» — це:

- який має звітувати перед ким-небудь, чим не-будь;

- якого видають за умови наступної звітності (про гроші).

Інакше кажучи, підзвітними можуть бути суми коштів або особи, які зобов'язані звітувати, зокрема, перед підприємством про отримані під їх відпові­дальність матеріальні цінності (товари, матеріали, необоротні активи, кошти)[23, с.4].

З огляду на таке визначення, підзвітною особою може бути не лише особа, яка отримала кошти, але й особа, яка отримала матеріальні активи, що нале­жать підприємству. Наприклад, працівникові було ви­дано довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей у постачальника. Такий працівник є підзвітною особою, оскільки він має відзвітувати пе­ред своїм підприємством про отримання таких цінно­стей і передання їх до відповідного підрозділу під­приємства (складу, магазину, відділу тощо). У зазна­ченому збірнику цей аспект підзвітності ми не роз­глядатимемо, а приділимо увагу випадкам, коли фізичні особи:

придбають товарно-матеріальні цінності (оп­лачують роботи, послуги) за кошти підприємства або за власні кошти (для зручності назвімо це підзвітністю у зв'язку із веденням госпдіяльності);

направляються у відрядження, де здійснюють будь-які витрати (умовно назвімо це підзвітністю у зв'язку з відрядженням).

Керівництво підприємства

Внесення до каси сум невикористаних авансів (прибутковий касовий ордер) або повернення працівнику надмірно використаних коштів (видатковий касовий ордер)

Постановка завдання підзвітній особі

Повернення працівника з відрядження

Отримання авансу для оплати витрат

Відрядження Наказ про відрядження, розрахунок суми,оформлення посвідчення про відрядження і реєстрація його в журналі реєстрації службових відряджень  

Інші виробничі (господарські) потреби Усне або письмове розпорядження та здійснення виробничих витрат

Отримання авансу для оплати витрат

Виконання передбачених завдань. Оформлення квитанцій, накладних, актів закупки, товарних чеків

Складання звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт

Оприбуткування матеріальних цінностей

Складання звіту про використання коштів, наданих у відрядження або під звіт, остаточний розрахунок з підзвітною особою

Відрядження до іншого міста, виконання передбачених завдань. Оформлення квитанцій, рахунків, придбання квитків на поїзд

Рис.1.1 Документальне (первинне) оформлення обліку розрахунків з підзвітними особами [2, с.35]

Оскільки підзвітна особа представ­ляє інтереси підприємства-покупця (юридичної осо­би), то й усі розрахунки з продавцем запасів вона має здійснювати від імені підприємства. Тобто у цьому ви­падку слід дотримуватись обмежень, встановлених Положенням № 637 для розрахунків готівкою. Для уникнення непорозумінь доцільно заздалегідь нагадати підзвітній особі про те, що протягом одного дня в од­ного постачальника можна придбавати запаси на суму, яка не має перевищувати 10000 гривень за одним чи кількома платіжними документами. Таку вимогу пе­редбачено п.2.3 Положення № 637 і постановою Прав­ління НБУ від 09.02.2005 р. № 32 «Про встановлення граничної суми готівкового розрахунку». У разі прид­бання запасів, вартість яких перевищує зазначене об­меження, оплату найкраще здійснювати за кількома платіжними документами протягом кількох днів, щоб уникнути порушення встановленого обмеження.

Якщо встановленого обмеження все ж таки не буде дотримано, тоді згідно з п.2.3 Положення № 637 кош­ти у розмірі перевищення встановленої суми розрахун­ково одноразово додаються до фактичних залишків го­тівки в касі платника готівки на кінець дня в день здійснення цієї операції, з подальшим порівнянням одержаної розрахункової суми із затвердженим лімітом каси. Внаслідок такої операції ліміт каси може бути перевищено, а це може спричинити застосування штрафних санкцій до підприємства за порушення норм щодо регулювання обігу готівки, встановлених Указом № 436. Зокрема, за це порушення підприємству заг­рожує фінансова санкція — штраф у вигляді двократ­ного розміру сум виявленої понадлімітної готівки за кожен день. Якщо з урахуванням перевитрати встанов­лений підприємством ліміт не буде перевищено, то про жодні штрафні санкції не може бути й мови. Платежі понад зазначену граничну суму мають здійснюватися виключно в безготівковій формі. Кількість підприємств (підприємців), з якими здійснюються розрахунки, про­тягом дня не обмежується.

Названі обмеження також стосуються розрахун­ків готівкою між підприємствами в оплату за това­ри, придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, одержаних за корпоративними картками [22, с.60].

Як зазначалося раніше, підзвітна особа здійснює всі розрахунки з продавцями запасів (товарно-матері­альних цінностей) виключно від імені підприємства, а будь-яке придбання запасів та й, власне, інші гос­подарські операції підтверджуються первинними роз­рахунковими і відвантажувальними документами (на­кладні, товарний чек, квитанції до прибуткового ка­сового ордера тощо). Отже, всі ці документи мають в обов'язковому порядку містити назву підприємства-продавця, назву підприємства-покупця, а також ПІБ підзвітної особи, через яку придбавається (оплачуєть­ся) товар. Якщо оплата запасів, що придбаваються, здійснюється через реєстратори розрахункових опе­рацій, ці документи не потрібні, оскільки в такому разі підзвітній особі мають видати фіскальний чек. Вимоги до оформлення фіскального чека і безпосе­редньо форму самого чека встановлено у Положенні про форму та зміст розрахункових документів, затвер­дженому наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 6145. Відповідно до зазначених вимог цей документ пови­нен містити:

-вартість одиниці виміру товару (послуги);

-найменування товару (послуги);

-літерне позначення ставки ПДВ;

-позначення форми оплати (готівкою, карткою, чеками, у кредит тощо);

-назву господарюючого суб'єкта, його адресу та інші обов'язкові реквізити.

Дані про покупця (у випадку, що розглядається, це підзвітна особа) не є обов'язковим реквізитом і в фіскальному чеку не зазначаються. Однак, незважа­ючи на це, саме фіскальний чек буде тим основним документом, на підставі якого оприбутковуються куп­лені запаси [14, с.36].

Відсутність у розрахункових документах назви підприємства-покупця може обернутися для нього значними неприємностями в податковому обліку. Тобто відсутність такого реквізиту, як «назва підприємства», може тлумачитися як те, що запаси придбано у фізичної особи. Тоді для того щоб оприбуткувати і відобразити в обліку вартість запасів,
що придбаваються такою особою, з нею слід укласти договір купівлі-продажу. А це призведе до того, що підприємство-покупець, власне кажучи,
втратить право на податковий кредит з ПДВ за умови, якщо фізична особа придбавша запаси у платника ПДВ. З огляду на вимоги пп.7.4.3ст.7 Закону про прибуток, до складу валових витрат підприємство включить вартість придбаних запасів, яка не повинна перевищувати звичайну ціну на такі запаси, тобто може виникнути додатковий клопіт щодо встановлення та обґрунтування рівня звичайних цін.

На доповнення до первинних документів, оформ­лених на ім'я підприємства, доцільно мати доку­мент, за допомогою якого можна підтвердити вчи­нення підзвітною особою правочину від імені під­приємства. Відповідно до глави 17 «Представництво» Цивільного кодексу України (ЦКУ) таким документом може бути довіреність, складена від імені юридичної особи її органом чи іншою особою, уповноваженою на це її установчи­ми документами, і скріплена печаткою юридичної особи (не плутати з довіреністю на отримання ТМЦ). Цей документ може бути доказом того, що запаси придбавало саме підприємство і саме для власних потреб, а також — додатковим доказом обґрунтованості дій підприємства та підзвітної особи у разі проведення перевірки контролюючими орга­нами.

Виконавши виробниче завдання, пов'язане з купів­лею запасів, підзвітна особа після повернення на підприємство в обов'язковому порядку має відзвітува­тися щодо отриманих та витрачених сум. Для цього їй слід подати в бухгалтерію підприємства звіт про ви­користання коштів, отриманих на відрядження або під звіт (далі — звіт про використання коштів), і додати до нього всі первинні документи, що підтверджують закупівлю запасів, понесення інших витрат та є підста­вою для відображення здійснених операцій в бухгал­терському та податковому обліку. Більше того, подан­ня такого звіту дає можливість підприємству компен­сувати підзвітному працівникові витрати, понесені понад видану йому у підзвіт готівку за умови, якщо це було. Форму та порядок складання звіту про використання коштів затверджено наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440 (далі — Порядок № 440). Щодо строків подан­ня звіту, то їх визначено і Законом про ПДФО і Поряд­ком № 440. Відповідно до вимог цих нормативних до­кументів звіт слід подавати до закінчення третього бан­ківського дня. наступного за днем, в якому платник по­датку завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок свого податкового агента, який надав кошти [8,с.150].

Неподання, несвоєчасне подання звіту або не­повернення невикористаних коштів, виданих у під­звіт, загрожує працівникові значними неприємнос­тями у вигляді штрафних санкцій, порядок засто­сування яких передбачено п.9.10 ст.9 Закону про ПДФО. Зокрема, якщо відряджена особа звітує пізні­ше граничного строку, але не пізніше звітного міся­ця, на який припадає останній день такого гранич­ного строку, то вона має сплатити штраф у розмірі 15% суми неповернених коштів. Якщо підзвітна осо­ба не розрахується до кінця зазначеного місяця, то з суми неповернених коштів буде утримано не лише штраф у розмірі 15%, а й ПДФО. Згідно з пп.9.10.3, 9.10.1 ст.9 Закону про ПДФО штраф утримується за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) підзвітної особи за відповідний місяць, а у,разі недостатності суми такого доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми штрафу. Якщо в майбутніх податкових періодах платник по­датку все ж таки поверне підзвітну суму або її буде стягнуто з такого платника податку за рішенням суду, перерахунок податкових зобов'язань такого суб'єкта не здійснюється, а сума штрафу не від­шкодовується [13,с.204].

Несвоєчасне подання звіту може стати штрафонебезпечним і для підприємства. Відповідно до п. 1 Указу № 436 перевищення встановлених строків використан­ня виданої під звіт готівки тягне за собою застосуван­ня до підприємства штрафної санкції у розмірі 25% виданих під звіт сум. Такий штраф застосовується до підприємства органами ДПС за результатами перевірок. Тому нараховувати його самостійно і перераховувати до бюджету підприємству немає потреби. Якщо жодні суми у підзвіт не видавалися, то немає й підстав для нарахування цього штрафу. Однак у цьому випадку можливе застосування ще й адмінсанкції. Так, несвоєчасне подання звіту про використання коштів може трактуватися як порушення правил ведення касо­вих операцій, що загрожує керівним працівникам підприємства накладенням штрафу у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів грома­дян (нмдг). На сьогодні, з огляду на вимоги пп.22.5 ст.22 Закону про ПДФО. сума штрафу становить від 136 до 255 грн. Ті самі порушення, допущені осо­бою, на яку протягом року було накладено адміні­стративний штраф, тягнуть за собою накладення штрафу від 10 до 20 нмдг, тобто від 170 до 340 грн [12, с.455].

Перевіряючи розрахунки за відшкодуванням завданих збитків, аудитор, насамперед, повинен проаналізувати розрахунки за нестачами і крадіжками та встановити, чи дотримано строків і порядку розгляду випадків нестач і втрат, як забезпечується їх відшкодування. Особливо ретельно треба вивчити факти списання нестач і втрат на витрати виробництва чи на результати діяльності підприємства. Зокрема, аудитор перевіряє правильність і своєчасність оформлення матеріалів за претензіями про нестачі й крадіжки, перевіряє чи не було випадків повернення судом або арбітражем матеріалів з нестач і псування з причини неналежного оформлення матеріалів. Важливо з'ясувати причини виникнення нестач і псування (поганий стан складських приміщень, порушення правил приймання і відпуску матеріальних цінностей за кількістю і якістю із одного підрозділу (цеху) в інший). Слід також з'ясувати, чи правильно визначено суму збитків (сума збитків розраховується за ринковими цінами даної місцевості). Крім того, аудитор з'ясовує, чи забезпечено на підприємстві відшкодування матеріальних збитків (нестач, розтрат), чи організовано контроль за утриманням заборгованості за виконавчими листами[20, с.18].

Дата добавления: 2015-08-31