Напрямки удосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами та розрахунків за відшкодуванням завданих збитків

На сучасному етапі економічного розвитку вітчиз­няні підприємства, в тому числі і ТОВ «Косівське», неспроможні ефективно управляти дебіторською заборго­ваністю, сюди ж входять розрахунки з підзвітними особами, яка займає вагому частку в оборотних активах, що спричиняє кризу взаємонеплатежів. Більшість підприємств практично не мають можливості нормально функціонувати у зв'язку з наявністю дебіторської заборгованості, адже це відволікає кошти з обороту. В таких умовах особливо зростає роль ефективного управління дебіторською заборгованістю, своєчасного її повер­нення та попередження виникнення безнадійних боргів.

В умовах ринкової конкуренції жорсткість умов надання кре­диту означає, що покупці, які мають проблеми з надходженням коштів, мо­жуть відмовитися під продукції, робіт, послуг даного підприємства й укласти контракт з іншими підприємствами, що ведуть більш м'яку кредитну політи­ку. При виборі варіанта пом'якшення або посилення кредитної політика необ­хідно здійснювати порівняння додаткового прибутку з витратами і втратами, які виникають при зміні політики розрахунків за реалізовану продукцію. Але зм'якшення кредитної політики або неправильна її розробка може призвести до залучення таких покупців, які будуть потенційно безнадійними дебіторами.

Було розглянуто підходи до класифікації та систематизації дебіторської заборгованості і запропоновано алгоритм щодо управління дебіторською заборгованістю. В його основі лежить поділ управ­ління дебіторською заборгованістю на два загальноприйняті блоки. Перший включає кредитну політику та політику управління дебіторською заборгова­ністю, другий - класифікацію дебіторської заборгованості за можливістю її повернення. Використання запропонованого алгоритму дає можливість впро­ваджувати ефективну кредитну політику, організувати збут та управляти по­точною дебіторською заборгованістю, не допускаючи при цьому її перетво­рення в інші види дебіторської заборгованості, які призводять до погіршення фінансового стану підприємства.

У практичній діяльності оплата і оприбуткування запасів найчастіше збігатимуться. Тому навіть якщо у підприємства виникла кредиторська заборгованість перед підзвітною особою за придбаними нею ТМЦ, воно все одно матиме повне право на відображення валових витрат за придбаними запасами.

Запаси, які придбаваються через підзвітну особу, у підприємства — платника ПДВ, повинні не перевищують суму в 10000 гривень, це зроблено для того, щоб полегшити відображення податкового кредиту з ПДВ у підприємства-покупця. Адже згідно з пп.7.2.6 ст.7 Закону про ПДВ підставою для нарахування податкового кредиту під час постав­ки товарів за готівку чи з розрахунками картками пла­тіжних систем, банківськими або персональними че­ками у межах граничної суми, встановленої НБУ для готівкових розрахунків, є належно оформлений товар­ний чек, інший платіжний чи розрахунковий документ, що підтверджує прийняття платежу постачальником від отримувача таких товарів (послуг), із зазначенням за­гальної суми такого платежу, суми податку та подат­кового номера постачальника.

Якщо ж запланована сума готівкових розрахунків буде перевищувати встановлену межу у 10000 грн., то, по-перше, всі розрахунки у такому разі слід буде здійснювати в безготівковій формі, а підставою для відображення податкового кредиту з ПДВ буде на­лежно оформлена податкова накладна.

Крім того, слід мати на увазі, що підставою для відображення податкового кредиту з ПДВ без отриман­ня податкової накладної також будуть касові чеки, що містять суму вартості поставлених запасів, загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера, але без визначення податкового номера поста­чальника).

Сплата підприємством податків (зборів, обов'язкових платежів) через підзвітну особу, можливо, не так поши­рена, як придбання товарів (робіт, послуг), проте й ек­зотичною цю операцію також не можна назвати.

Передусім потрібно зазначити, що операцію з погашення заборгованості перед бюджетом готівкою чинним за­конодавством не заборонено. Навпаки, згідно з пп.2.9 Положення № 637 підприємство (підприємець) має право витратити готівкову виручку, у тому числі го­тівку, отриману в банку, «для проведення розрахунків з бюджетами та державними цільовими фондами за по­датками і зборами (обов'язковими платежами)». Крім того, обмеження у 10 тис. грн., встановлене в пп.2.3 Положення № 637 для готівкових розрахунків, не по­ширюється на розрахунки з бюджетом і державними цільовими фондами. Отже, упродовж одного дня підприємство має право погашати заборгованість пе­ред бюджетом (а також перераховувати у разі необхід­ності авансові платежі до бюджету) готівкою в будь-якій сумі. А перерахування податків підзвітними осо­бами особливо обережні платники податків іноді трактують як сплату податків за підприємство. І щоб уникнути забороненої, на їхню думку, операції, під­приємства оформляють спочатку договір про пово­ротну фінансову допомогу, а вже потім самостійно перераховують платежі до бюджету. Так само як і у разі придбання підзвітною особою товарів (робіт, послуг), цілком достатньо заз­начити у первинних документах найменування підприємства та прізвище особи, через яку здійс­нюється платіж, щоб відобразити таку операцію, як оплату податків самим підприємством.

Щодо строків подання звіту за «підзвітними» сума­ми, то Положення № 637 ні для випадку придбання то­варів (робіт, послуг), ні для випадку сплати податків винятків не робить. Так, згідно з пп.2.11 Положення № 673 звітувати за отримані під звіт готівкові кошти потрібно відповідно до законодавства України. Інакше кажучи, звітувати слід згідно з вимогами, встановлени­ми п.9.10 ст.9 Закону про ПДФО. Навіть якщо припус­тити, що перерахування податків можна розглядати як цивільно-правову дію, то, як вже неодноразово зазна­чалося раніше, строки, встановлені Законом про ПДФО, стосуються випадків, коли підзвітна особа одержувала від підприємства готівку. А цього найваж­ливішого складника для застосування штрафної санкції у випадку, що розглядається, може і не бути.

Закупівля сільськогосподарської продукції (далі — сільгосппродукція) через підзвітну особу є одним з особливих напрямків використання готівкових коштів з позиції норм Положення № 637. Так, цим докумен­том встановлено найбільший строк використання го­тівки (10 робочих днів) для працівників підприємств, які здійснюють зазначені закупівлі, що є цілком ви­правданим. Адже закупівлі сільгосппродукції мають свою специфіку і можуть бути пов'язані з роз'їзним характером роботи підзвітних осіб, оскільки часто за сільгосппродукцією доводиться виїжджати у приміські сільськогосподарські райони й у працівників не зав­жди є можливість звітувати за підзвітні суми в коротші строки.

В цій статті не ставиться за мету наводити перелік сільгосппродукції, оскільки з її закупівлею пов'язані більш важливі для суб'єктів підприємництва питання (про них ітиметься далі). На сьогодні зазначений перелік встановлений Законом №18771 (п.2.3 Положення № 637). Згідно з п.2.15 ст.2 зазначеного Закону «сільськогосподарська продукція — товари, які підпадають під визначення 1—24 груп УКТ ЗЩ)».

Під час здійснення закупівель сільгосппродукції за готівку підприємствам, що їх здійснюють, і бухгалтерам таких підприємств пере­дусім слід зосередитися на нормах двох документів: Положення № 637 і Закону про ПДФО. Адже саме вони регулюють здійснення закупівель сільгосппро­дукції за готівкові кошти, і внаслідок того, що нор­ми цих документів часто не узгоджені, на практиці і виникають проблеми. І проблеми ці стосуються строків використання готівки з огляду на строки подання авансового звіту, які ми і розгля­немо.

Потрібно звернути увагу на те, що на здійснення сільгоспзакупівель не поширюється обмеження готівкового пла­тежу в 10000 грн., навіть якщо розрахунки підприєм­ство здійснює не з фізичними особами — громадя­нами, а із суб'єктами підприємництва (підприємства­ми та підприємцями). І ця норма щодо порядку здійснення закупівель сільгосппродукції є «найпро­зорішою» і єдиною у своєму роді щодо зрозумілості застосування. Про решту цього не скажеш: їх по­трібно аналізувати, перш ніж робити будь-які вис­новки. І насамперед це норма п.2.11 Положення № 637. Згідно з цим пунктом видачу готівки під звіт на за­купівлю сільгосппродукції проводять на строк не більше ніж 10 робочих днів, включаючи день отри­мання готівки під звіт. Але в деяких випадках заку­півлю сільгосппродукції здійснюють у відрядженні. Зазначеним пунктом передбачено і цей випадок. Якщо підзвітна особа здійснює закупівлі у відряд­женні, то десятиденний строк може бути продовже­ний до закінчення строку відрядження. Але, згаду­ючи про відрядження, Положення № 637 конкрети­зує: у ньому закупівлі сільгосппродукції здійснюють у населення. Таким чином, з буквального прочитан­ня п.2.11 виходить: якщо закупівлю сільгосппро­дукції здійснюють під час відрядження, то ця заку­півля може відбуватися тільки у населення, а якщо не у відрядженні, то й у суб'єктів підприємництва.

Оскільки закупівля сільгосппродукції може здійснюватися підприємством і у юридичних, і у фізичних осіб, вищезгадана норма, що стосується форми оформлення правочину, є дуже важливою, тому розглянемо цей момент докладніше. Дозвіль­на норма ст.206 ЦКУ на вчинення правочину між фізичною та юридичною особою в усній формі може бути застосована у разі, якщо фізична особа виступає покупцем, приміром, під час здійснення купівлі-продажу за готівку у сфері роздрібної торгівлі (послуг). У цьому випадку пись­мову форму правочину не застосовують. Якшо ж фізична особа виступає продавцем, а юридична осо­ба — покупцем, то письмова форма правочину с обов'язковою, оскільки у юридичної особи мають бути документи, на підставі яких купівля (у цьому випадку закупівля сільгосппродукції) буде відобра­жена в податковому та бухгалтерському обліку підприємства. Зазначимо, шо відповідно до ст.207. ЦКУ правочин вважається вчиненим у письмовій формі, «якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах, у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони»

В який момент вважати цю дію (правочин через поручитель­ство) виконаною? Саме від цього моменту по­чинається перебіг строку подання авансового звіту. Слід визнати, що відповідь на це запитання знайти доволі складно. І головною причиною цієї складності є згадування в пп.9.10.2 ст.9 Закону про ПДФО слів «за дорученням» стосовно вчинення цивільно-правової дії.

Норми Закону про ПДФО в частині строків подання авансового звіту поширюються на працівників підприємства, які ви­конують свої службові обов'язки в рамках трудо­вого договору і повіреними (посередниками) не ви­ступають. Тут слід говорити про дору­чення як про службове завдання, що його за роз­порядженням керівництва і в рамках своїх трудо­вих обов'язків виконує працівник. Тобто керівниц­тво (або певні служби) підприємства окреслює коло дій, що їх повинен зробити працівник під час здійснення сільгоспзакупівель (вид сільгосппро­дукції, асортимент, сортність, вартість, кількість тощо).

Щодо моменту вчинення цивільно-пра­вової дії (правочину), то багато аналітиків дотримують­ся думки, що таким моментом є момент оформлен­ня документів і здійснення готівкових розрахунків, які збігаються в часі. Раціональне зерно в такій по­зиції є: будучи представником підприємства і здійснюючи розрахунки з продавцями, підзвітна осо­ба, як правило (а в разі закупівлі сільгосппродукції у громадян — завжди), придбаває сільгосппродукцію у власність підприємства в момент її отримання від продавця. Точніше, підприємство набуває право власності на сільгосппродукцію в момент її фактич­ного отримання підзвітною особою, яка представ­ляє інтереси підприємства. Якщо дотримуватися та­кої точки зору, то саме від цього моменту слід по­чинати відлік строку подання авансового звіту за цим правочином. Проілюструємо сказане на при­кладі. 25 серпня працівник підприємства ТОВ «Косівське» — отримав під звіт готівки у розмірі 10000 грн. на закупівлю плодоовочевої продукції у населення Строк користування цією сумою відповід­но до п.2.11 Положення № 637 закінчується 5 вересня. Проте працівник 25 серпня купив сільгосппродукцію на суму 3000 грн. у громадянина Антоненко А.А, 27 серп­ня — у громадянина Боровиченко Б. Б. на суму 5000 грн. і 4 вересня — у громадянина Наливайко Н.Н. на суму 2000 грн., витративши, таким чином, підзвітну суму пов­ністю.

За умовами прикладу працівник вчинив три ана­логічні правочини, які відрізняються між собою тільки сумою та датою розрахунків, якщо дотриму­ватися думки, що моментом вчинення кожного ок­ремого правочину (цивільно-правової дії) є момент здійснення розрахунків (і одночасно складання доку­ментів) між підзвітною особою та продавцем, то пра­цівник має подати кілька авансових звітів. Адже строк подання авансового звіту щодо правочину з громадя­нином Антоненко А.А. закінчується 28 серпня, з гро­мадянином Боровиченко Б.Б. — 1 вересня, а з грома­дянином Наливайко Н.Н. — 9 вересня.

На практиці виникають ситуації (і особ­ливо це характерно для здійснення закупівель у на­селення), коли підзвітна особа вчиняє правочин з різними продавцями щодня (у межах дозволеного 10-денного строку користування готівкою), але подавати кілька авансових звітів, як було показано в при­кладі, у неї немає можливості. Так може бути в разі здійснення регулярних кільцевих закупівель, що їх здійснюють у межах приміських населених пунктів, садових товариств, дачних селищ, коли працівники, які купують сільгосппродукцію, переміщуються на вантажних автомобілях і накопичують сільгосппродук­цію до їх повного завантаження, перш ніж везти її до визначеного місця призначення (на консервний завод, засолювальний пункт, до заготівельної контори тощо).

Чи можна знайти в чинному законодавстві підста­ви, щоб за наявності вчинення правочинів (цивіль­но-правових дій) у різні дні підзвітна особа подавала до бухгалтерії свого підприємства лише один авансо­вий звіт? Якщо дотримуватися точки зору, проілюст­рованої в прикладі, то не можна, інакше будуть по­рушені строки подання авансового звіту, визначені пп.9.10.2 ст.9 Закону про ПДФО, і як наслідок — підприємство потрапить під штрафні санкції.

Проте якщо вважати, як деякі фахівці, моментом вчинення правочину (цивільно-правової дії) не мо­мент закупівлі сільгосппродукції безпосередньо, а до­ставку її на підприємство, то вимальовується зовсім інша картина, коли подання одного «зведеного» аван­сового звіту, навіть якщо протягом 10-денного стро­ку користування готівкою закупівлі здійснювали що­дня, не видається неможливим. Адже що відбуваєть­ся по суті? В рамках службового завдання підзвітна особа вчиняє правочини на користь свого підприєм­ства. Але чому не можна моментом вчинення право­чину (цивільно-правової дії) вважати не передачу про­дукції від продавця підзвітній особі, а момент її дос­тавки такою особою на підприємство? І вже від цієї дати відлічувати строк подання авансового звіту? Пев­на логіка в цьому є. Приміром, працівник підприєм­ства купив сільгосппродукцію, але з якихось причин її не доставив (викрадення в дорозі, дорожньо-транс­портна пригода, форс-мажорні обставини тощо). В такому разі цілком можливо вважати, що цивільно-правову дію він не виконав (хоча гроші витратив), ос­кільки підприємство продукцію так і не отримало.

І знов звернемося до ЦКУ. Згідно з частиною дру­гою ст.211 місце вчинення двостороннього правочи­ну встановлюється відповідно до ст.647 цього Кодексу. А відповідно до ст.647 ЦКУ договір може бути укладений як за місцем проживання фізичної особи, так і за місцезнаходженням юридичної осо­би, яка зробила пропозицію укласти договір. Одразу зазначимо, що в разі закупівель сільгосппродукції (особливо у населення) абсолютно не обов'язково оформляти типовий договір купівлі-продажу (хоча й цілком можливо), оскільки сільгоспзакупівлі можуть бути оформлені і іншими документами. Нагадаємо, що договором є домов­леність сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків (ст.626 ЦКУ). При цьому зміст договору становлять умови, визначені на розсуд сторін (ст.628 ЦКУ). І якщо за умовами договору моментом вчинення правочину визначено момент доставки сільгосппродукції на підприємство підзвітною особою, то норми цивіль­ного законодавства при цьому порушені не будуть, а трактувати норму пп.9.10.2 ст.9 Закону про ПДФО в частині визначення строків подання авансового звіту, щоб обґрунтувати наявність одного авансово­го звіту при здійсненні закупівель у різні дні в мож­ливому спорі з представниками податкових органів, підприємству буде набагато простіше і переконливі­ше. Крім того, оскільки правочини з продавцями сільгосппродукції вчиняє підзвітна особа, що вико­нує представницькі функції і діє в рамках службових повноважень, підприємство може «підстрахуватися» наказом або розпорядженням, в якому можна за­значити причини і визначити момент вчинення ци­вільно-правової дії (правочину) на підставі цих при­чин: на дату доставки продукції на підприємство та її оприбуткування.

Документи, що їх оформляють під час закупівлі сільгосппродукції у суб'єктів підприємництва, є стан­дартним «набором» і детально розглядати їх немає сенсу через те, що вони є загальновідомими. Як пра­вило, це договір, товарні та податкові накладні (в разі закупівлі сільгосппродукції у платників ПДВ), розра­хункові документи (квитанції до прибуткових касових ордерів, касові й товарні чеки, розрахункові кви­танції).

Набагато цікавішою є ситуація у випадку, якщо продавець — фізична особа — не суб'єкт підприємниц­тва.

У разі закупівлі сільгосппродукції у громадян ос­новним документом, що підтверджує купівлю, є за­купівельний акт, який поєднує в собі: ознаки і платіж­ного, і товарного документа. Його форма затвердже­на наказом Мінекономіки6 і має рекомендаційний ха­рактер, тому форму закупівельного акта підприємство може розробити і самостійно. Головне при цьому — дотриматися вимоги Закону про бухоблік, що стосується надання документу статусу первинного, щоб на його підставі робити відповідні записи в бухгалтерському обліку.

Іноді виникають непорозуміння щодо застосування зазначених
граничних норм. У назві "граничні норми добових витрат" вже є визначення, що встановлена певна гранична межа, до кінцевого,
максимального значення якої включно виплачені добові витрати
можуть бути віднесені на валові витрати. Згідно з листом Мінфіну
від 11.07.2002 р. № 041-407-627/13 розмір добових витрат, що
відшкодовується працівникам, направленим у відрядження
підприємствами усіх форм власності, не може бути нижчими від
норм добових витрат, установлених Постановою Кабінету Міністрів
України від 23.04.99 р. № 663 зі змінами та доповненнями, внесеними
Постановою КМУ № 977.

Виявлення випадків заподіяння збитку на підприємствах супроводжується проведенням інвентаризації майна в окремих місцях його зберігання, а також у ході інвентаризації грошових коштів і цінних паперів у касі підприємства. Крім розкрадання і нестач, збиток може бути заподіяний шляхом знищення майна стихійними явищами.

Після встановлення інвентаризацією кількісне розходження між даними бухгалтерського обліку і даними зі зняття фактичного залишку ТМЦ, грошових коштів та іншого майна необхідно визначити суму вартості цінностей, яких бракує згідно з «Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим Постановою КМУ від 22 січня 1996р.№116.

Цей порядок встановлює механізм визначення збитку від розкрадання нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, крім дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей.

Дата добавления: 2015-08-31