Контроль за дотриманням порядку видачі готівки під звіт та за її використанням

Підприємство ТОВ «Косівське», як і будь-яке інше підприємство, під час ведення господарської діяльності отримує дохо­ди і несе витрати. Левову частку цих витрат мо­жуть становити так звані матеріальні витрати — оп­лата сировини, матеріалів, а також оплата робіт та послуг тощо. Як правило, підприємство придбає їх за кошти, що перераховуються за безготів­ковим розрахунком, або за бартером. Однак лише цими операціями придбання ТМЦ, робіт та послуг не обмежується. Бувають ситуації, коли вони можуть придбатися за готівкові кошти через певного пра­цівника підприємства — підзвітну особу. Розглянемо ми його на прикладі придбання за­пасів.

Для того щоб підзвітна особа мала змогу при­дбати необхідні підприємству запаси, роботи, таке підприємство насамперед має забезпечити її готівковими коштами. Порядок видачі готівкових коштів у підзвіт регулює Положення № 637. При цьому слід враховувати ще й вимоги п.9.10 ст.9 За­кону про ПДФО. Так, п.2.11 Положення № 637 вста­новлено деякі обмеження, пов'язані з видачею го­тівкових коштів у підзвіт на виробничі (госпо­дарські) потреби (тобто на закупівлю необхідних запасів). Зокрема, на такі цілі готівкові кошти мо­жуть видавати на строк не більше двох робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт. Безперечно, це обмеження є доволі жорст­ким, адже «вкластися» у два дні може не кожне під­приємство, особливо якщо йдеться про закупівлю сільськогосподарської продукції, хоча підприємства ТОВ «Косівське» це не стосується тому, що воно займається тільки виробництвом сільськогосподарської продукції, а не її переробкою, проте можна вказати, що НБУ, передбачив­ши таку ситуацію, зробив виняток для підприємств, що здійснюють закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини (крім металобрухту), і дозволив видавати кошти у підзвіт на такі цілі на строк до 10 робочих днів із дня ви­дачі готівкових коштів під звіт.

Якщо закупівлю запасів має бути здійснено у по­стачальника, який перебуває на значній відстані від покупця, і для вирішення цього питання працівника необхідно направити у відрядження, то готівкові кош­ти у цій ситуації можуть видаватися у підзвіт на строк до закінчення строку відрядження.

Здійснюючи видачу готівки у підзвіт на відряджен­ня або на виробничі потреби, варто пам'ятати, що така операція можлива лише у разі, коли відповідна підзвітна особа відзвітується за раніше отримані у підзвіт суми.

Видачу готівки з каси здійснюють за видатковими касовими ордерами[див. дод. Б]. Документи на видачу готівки в обов'язковому порядку мають бути підписані керівни­ком і головним бухгалтером або працівником підприєм­ства, уповноваженим на це керівником. До видатко­вого касового ордера можуть додаватися розрахунки, заява на видачу готівки тощо.

Готівка, одержана в банку для видачі у підзвіт, не належить до фонду оплати праці, отже, її не можуть зберігати в касі підприємства понад встановлений ліміт протягом трьох робочих днів, включаючи день отримання в банку, і видають підзвітному працівни­кові того ж дня. Суми готівки, що одержані в банку і не використані за призначенням протягом встанов­леного строку (у даному випадку — день), мають бути повернені підприємством до банку не пізніше наступ­ного робочого дня банку або можуть залишатися в касі підприємства у межах встановленого ліміту (п.2.10 Положення № 637).

Усе зазначене стосується так званого класичного
підзвіту, коли дотримується принцип «вранці — гроші,
увечері — запаси». Проте життя вносить свої корективи, а це означає, що на практиці можлива ситуація, коли підзвітна особа придбаває матеріальні цінності для підприємства за власні кошти, тобто у підприємства виникає кредиторська заборгованість перед підзвітною особою, яку в подальшому потрібно буде погасити. Утім, ця операція також має право на існування, оскільки не суперечить чинним нормативним актам. Прикладом може бути Інструкція №291, згідно з якою сальдо за субрахунком 372 «Розрахунки з
підзвітними особами» може бути і дебетовим, і кредитовим.

Дата добавления: 2015-08-31