Заняття № 6

ПЛАН

4.1. Сутність і зміст планування як функції менеджменту. Основні елементи системи планування.

4.2. Види планування та їхній взаємозв’язок.

4.3. Етапи процесу планування.

4.1. Планування є загальною функцією менеджменту. У загальному розумінні планування – це постановка цілей і розробка шляхів їхнього досягнення; це процес визначення цілей діяльності організації та прийняття рішень щодо їх досягнення..

Функція планування полягає у визначенні комплексу певних орієнтирів, бажаних рубежів, яких прагне досягти організація (місії та цілей організації, цілей її структурних підрозділів та окремих працівників) та в розробці змісту й послідовності дій для досягнення сформульованої мети, відображеної в планах.

Зміст процесу планування полягає у пошуку відповідей на три ключових запитання: де організація знаходиться у даний момент (який її стан, яка ситуація зовні)? Чого організація прагне досягти (куди вона прямує, які її цілі)? Як саме організація досягне цього стану (яка програма її дій)? Планування є первісною функцією серед решти основних адміністративних функцій управління, позаяк полягає у підготовці рішень, які визначають діяльність організації у майбутньому для досягнення поставлених цілей.

Мета планування полягає в створенні системи планових документів, де визначається зміст та певний порядок дій, які треба здійснити для забезпечення довготривалого існування організації.

Основними елементами системи планування є цілі, вказівки для прийняття рішень і основні етапи процесу пла­нування.

Піраміда планування (при умові включення функції цілепокладання до складу функції планування) має такий вигляд:

· місія (генеральна ціль) організації;

· принципи роботи організації, що визначають її культуру;

· поставлені цілі і задачі довгострокового напрямку роботи;

· плановані параметри ефективності;

· стратегія - способи досягнення заданих параметрів;

· тактика - засоби реалізації стратегії.

Функція планування повинна ґрунтуватися на базових принципах, яких слід обов’язково дотримуватися, інакше ефекту планування не буде досягнуто:

1. Принцип повноти. Планування повинне охоплювати всі галузі діяльності підприємства, а також усі етапи, дії та операції як господарських процесів, так і процесів управління. Якщо при плануванні дещо випаде зі сфери уваги менеджера, тоді неминуче виникнення у цій ланці “вузького місця”, тобто зривів, неузгодженості.

2. Принцип точності. При плануванні потрібно досягти максимально високої точності економічних параметрів, кількісних та якісних характеристик дій. В окремих випадках можливі відхилення параметрів, якщо це не зашкодить загальному ходу господарювання.

3. Принцип економічності. Витрати на планування мають бути меншими за ефект, що очікується від запланованих показників, дій, процесів. Дійсно, якщо, наприклад, витрати на складання плану роздрібного товарообігу в сумі 1 млн. грн.. становитимуть 20 відсотків цієї суми, то організація не матиме коштів на здійснення даного процесу товарообігу.

4. Принцип безперервності. Планування досягне визначеної мети тоді, коли воно здійснюється не епізодично, а безперервно як у часі, так і просторі. Цей принцип тісно пов’язаний з принципом гнучкості: якщо плани виявляться не досить обґрунтованими, то їх потрібно переглядати, оскільки догматизація їх призведе до руху в хибному напрямі.

5. Принцип масовості. Обґрунтовані плани можуть бути розроблені тільки при залучені до процесу планування співробітників, які виконуватимуть ці плани. Залучення майбутніх виконавців до процесу розробки планів стимулює усвідомлене виконання цих планів, активізує ініціативу виконавців, дає можливість врахувати обставини, котрі, можливо, невідомі менеджеру.

6. Принцип економічності. Витрати на планування мають бути виваженими. Планування не повинно бути самоціллю.

7. Принцип участі виконавців у розробленні планів. До розроблення планів слід залучати не лише працівників, які відповідають за планування, а й співробітників інших функціональних відділів менеджменту організації та майбутніх виконавців планів.

Плани необхідні для того, щоб:

· забезпечити погодженість дій персоналу в процесі досягнення загальної цілі;

· позбутися негативного ефекту невизначеності;

· сконцентруватись на основних задачах;

· забезпечити економічне функціонування організації;

· встановлювати нормативи для контроля діяльності організації.

Після визначення планованих параметрів ефективності можна приступати до розробки стратегії - способу досягнення заданих параметрів і тактики - засобів реалізації стратегії. Взагалі, прийнято вважати, що планування відбувається на декількох рівнях:

· стратегічні плани;

· тактичні плани;

· оперативні плани;

· дослідження, розробки, виробництво, маркетинг, керівництво.

Отже, планування – це вид свідомої управлінської діяльності (трудових процесів), який визначає перспективу і майбутній стан організації, шляхи і способи його досягнення, тобто - це вираження бажаного перспективного стану організації комплексом кількісних і якісних параметрів або вербально й конкретизація цілей управління в системі показників соціально-господарської діяльності підприємства та розроблення стратегії і тактики виробничої, управлінської діяльності, орієнтованої на досягнення цілей менеджменту і виконання розроблених планів.

Планування як діяльність включає в себе визначення:

· кінцевої і проміжної мети;

· завдань, вирішення яких необхідне для досягнення мети;

· засобів та способів вирішення завдань;

· необхідних для виконання завдань ресурсів, їх джерел і способів оптимального розподілу в часі, між галузями діяльності організації та між виконавцями.

4.2. Усю різноманітність планів, що розробляються на, підприємствах і в організаціях, можна класифікувати за такими ознаками.

За предметом планування: планування цілей, планування засобів, планування процесів.

За масштабами планування: загальне планування підприємства (організації); планування з галузей діяльності; планування проектів (завдань).

Залежно від строків планових горизонтів: довгострокове планування (більш, як на 5 років); середньострокове (від 1 до 5 років); короткострокове (до 1 року); оперативне (на день, декаду, місяць, квартал).

Довгострокове планування, включає середньострокове і короткострокове планування, широко застосовується у світовій практиці. У процесі довгострокового планування діяльності організації визначають загальні цілі і стратегію організації (про неї мова йтиме пізніше).

Основними об'єктами довгострокового планування є:

· організаційна структура

· виробничі потужності

· капітальні вкладення

· потреби у фінансових засобах

· дослідження і розробки

· частка ринку і так далі.

Короткострокове планування може бути розраховане на рік, півроку, місяць, і так далі. Короткостроковий план на рік включає обсяг виробництва, планування прибутку й інше. Короткострокове планування тісно зв'язує плани різних партнерів і постачальників, і тому ці плани можуть або узгоджуватися, або окремі моменти плану є загальними для компанії-виробника та її партнерів.

За функціональною спрямованістю розрізняють економічне й організаційне планування.

Економічне планування полягає у розробці планів господарської діяльності, виражених певним переліком економічних показників. В умовах ринку кожне підприємство (організація) самостійно встановлює перелік показників плану власної господарської діяльності, виходячи зі своєї мети і потреб управління підприємством (організацією). Економічне планування входить до складу методів управління.

Організаційне планування – це комплекс планів праці менеджерів, інших управлінських працівників усіх рівнів і ланок, а також заходів, виконання яких забезпечує реалізацію економічних, виробничих, технічних, соціальних та інших планів діяльності організації.

За сферами планування: фінансове планування; планування виробничої діяльності; планування робочої сили та інші.

За характером дій: наступальні та оборонні плани.

Наступальні плани передбачають розвиток організації. Оборонні плани спрямовані на утримання організацією позицій на ринку і попередження банкрутства. До них належить і ліквідаційний план, який охоплює рекомендації щодо позбавлення від елементів, які перешкоджають розвитку організації.

За масштабом передбачення перспективи організації: стратегічне планування (понад 1 рік) і оперативне планування (до 1 року), яке ще називають плануванням реалізації стратегії.

Стратегічне планування – це різновид управлінської діяльності, який полягає в реалізації комплексу заходів, пов’язаних із визначенням стратегії діяльності організації, тобто комплексного плану перспективного розвитку організації.

Стратегічне планування здійснюється у кілька стадій:

• процес розробки плану;

• коригування планових завдань;

• внесення змін і доповнень.

Оперативне (поточне) планування (в американському менеджменті – планування реалізації стратегії) – різновид управлінської діяльності, який полягає в реалізації комплексу заходів, пов’язаних із розробленням оперативного плану з метою реалізації обраної стратегії - є одночасно логічним продовженням стратегічного планування і способом реалізації стратегії.

Поточний план дій, як правило, розраховують на кожен рік.

Однак, незалежно від класифікації, усі види планування повинні узгоджуватись між собою і бути спрямованими на досягнення мети, утвердження місії підприємства.

4.3. Схематично процес планування в організації можна представити як послідовність таких етапів (рис. 4.1):

1. Встановлення цілей діяльності організації.

2. Розробка стратегії діяльності організації (шляхів досягнення цілей).

3. Надання стратегії конкретної форми (впровадження стратегії у конкретні дії організації). Цей етап здійснюється шляхом розробки забезпечуючих планів та бюджетів.

Рис. 4.1. Послідовність виконання основних етапів планування

Планування діяльності підприємства включає розробку:

· стратегічного (довгострокового) плану;

· поточного (на поточний рік) плану;

· оперативного плану.

Планування розпочинається з розробки стратегії. Суть розробки й реалізації стратегії полягає в тому, щоб обрати правильний напрям розвитку серед різних альтернатив і спрямувати господарство обраним шляхом. Вибір стратегії дозволяє: встановити показники діяльності фірми на перспективу (довгострокову – до 10 років, середньострокову – до 5 років) і контролювати їх в оперативному режимі; бути готовим до раптових змін і криз; сприяти чіткій координації зусиль персоналу; аналізувати досягнення в конкурентній боротьбі.

Стратегія розробляється вищим керівництвом, але її реалізація передбачає участь всіх рівнів управління і виробництва. Стратегія повинна бути гнучкою, передбачати можливість її перегляду, модифікації, трансформації. У процесі розробки стратегії треба здійснити: оцінку потенціалу фірми, її можливості й ресурсів для досягнення загальних цілей; аналіз внутрішніх факторів, що забезпечують зростання і закріплення позицій фірми (технологічних, комерційних, соціальних; аналіз зовнішніх факторів; оцінку альтернативних напрямів діяльності фірми і вибір оптимальних варіантів для досягнення поставлених цілей (рентабельність, щорічний прибуток, впровадження нової продукції, зниження витрат виробництва тощо).

Залежно від пріоритетності цілей фірма визначає свої основні позиції на перспективу. Відомі різноманітні види стратегій, серед яких: продуктово-ринкова, конкурентна, стратегія нововведень, капіталовкладень та ін.

Процес стратегічного планування здійснюється в декілька етапів:

- визначення місії організації;

- визначення цілей діяльності організації;

- управлінське дослідження і оцінка сильних та слабких сторін діяльності організації;

- оцінка та аналіз зовнішнього середовища;

- формування і аналіз стратегічних альтернатив;

- вибір стратегії;

- реалізація стратегії;

- оцінка стратегії на предмет відповідності встановленим критеріям.

Розглянемо зміст цих етапів.

І – ІІ етапи: визначення місії та цілей діяльності організації.

Це перші й найбільш відповідальні рішення, які приймає менеджер. Місія та загальноорганізаційні цілі діяльності організації служать орієнтиром для всіх інших етапів планування. Зміст цих етапів було розглянуто на попередній лекції. Ще раз наголосимо, що цілі мають задовольняти такі основні вимоги: досяжність, конкретність, орієнтація у часі.

ІІІ етап: оцінка сильних і слабких сторін (позицій) організації. На цьому етапі процесу планування визначаються плюси і мінуси діяльності організації.

ІV етап: оцінка та аналіз зовнішнього середовища полягають у з'ясуванні тенденцій, загроз і шансів, а також можливих «виняткових» ситуацій, здатних якісно змінити минулі тенденції.

V етап - формування і аналіз стратегічних альтернатив (формування варіантів стратегій).

Стратегія – це всебічний комплексний план, призначений для реалізації місії та досягнення цілей. Іншими словами, стратегія являє собою детальний всеохоплюючий комплекс­ний план, що розробляється на перспективу і повинен сприяти досяг­ненню місії організації та цілей, що її конкретизують

VІ етап - вибір стратегії є найважливішим етапом стратегічного планування. Передбачається порівнювання перспектив фірми у тих видах діяльності, якими вона займається. Це необхідно для визначення пріоритетів розвитку і розподілу ресурсів між різними видами діяльності. На цьому етапі аналіз можна завершити, і керівництво організації може переходити до складання довгострокових програм, планів і бюджетів. Але часто існуючі види діяльності не дають підстав для впевненості у досягненні довгострокових цілей, оскільки не забезпечують достатніх темпів зростання або є стратегічно вразливими (висока ймовірність зміни структури потреб) тощо. З огляду на це потрібно здійснити аналіз шляхів диверсифікації (з лат. - віддалений - поширення діяльності на нові сфери).

VІІ етап - реалізація стратегії.

Планування реалізації стратегії здійснюється з використанням адміністративних важелів (тактики, процедур, правил, політики) та економічних важелів (шляхом формування бюджету, застосування системи показників).

Усі розглянуті стратегії реалізують з використанням таких адміністративних важелів:

1. Тактика - це короткострокові плани, які конкретизують стратегію.

2. Політика - це загальне керівництво для дій і прийняття рішень, які полегшують досягнення цілей, положення, у відповідності з яким встановлюються параметри прийняття другорядних рішень, які часто повторюються. Політика дає загальні вказівки по здійсненню діяльності, а фактично є найбільш типовим і простим видом так званих “стабільних планів” (директив, направлених на збільшення загальної загальної ефективності на основі дотримання найпростіших принципів організації), розрахованих на управління щоденними процесами в організації. Окрім політики, до них відносять процедури і правила.

3. Процедури - дії, які слід виконувати в конкретній ситуації.

4. Правила - вказують на те, що слід зробити в специфічній од­норазовій ситуації. Вони розраховані на конкретне, обмежене питання і часто носять рекомендаційний характер.

Застосування тактики, політики, процедур і правил дає змогу створити певний організаційно-розпорядчий механізм, спрямований на забезпечення реалізації стратегії.

VІІІ етап - оцінка стратегії на предмет відповідності встановленим критеріям. Процес оцінки стратегії організації – це механізм зворотного зв’язку для коригування стратегії.

Часто під час реалізації стратегічного плану вини­кають перешкоди, що зумовлені або недосконалим оці­нюванням менеджерами зовнішнього оточення, або за­вищенням оцінки можливостей фірми. Тому процес ре­алізації стратегії необхідно постійно аналізувати, що забезпечуватиме зворотний зв'язок для коригування стратегії та служитиме засобом запобігання помилкам під час розроблення нової.

Для реалізації стратегічних планів для кожного проекту, підрозділу розробляються поточні й оперативні плани. Окремим пунктом у реалізації проектів виділяються бюджети (плани розподілу ресурсів організації).

Розробка плану складається з таких етапів:

· визначення переліку основних завдань (робіт, операцій), необхідних для досягнення поставлених цілей;

· визначення зв’язків і послідовності виконання окремих завдань (робіт, операцій);

· розрахунок необхідних трудових, матеріальних, фінансових, енергетичних ресурсів;

· оцінка часу виконання кожної операції, виду робіт, їх комплексу;

· розробка календарних лінійних або сіткових графіків виконання усього комплексу робіт (завдань);

· перевірка, коригування, оптимізація (за часом і ресурсами) плану-графіку.

Поточне і оперативне планування передбачає детальну розробку завдань і графіків їх виконання для кожного підрозділу (виконавця). Календарні плани, сіткові графіки розробляють на основі даних про наявність ресурсів (техніки, фінансів, матеріалів, фахівців-виконавців) з урахуванням терміну виконання робіт (завдань) відповідно до контрактів. Оперативні плани реалізуються через систему бюджетів або фінансових планів.

Бюджет фірми – оперативний план у грошовому вимірі (грошових одиницях). Керівник фірми узгоджує бюджет (оперативний і фінансовий план) і несе відповідальність за його ефективне виконання.

Для комерційного підприємства розробляють бізнес-план.

Бізнес-план – це комплексний план розвитку фірми, який разом із звітовими фінансовими документами є головним обгрунтуванням інвестицій.

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Що розуміють під плануванням як функцією менеджменту? На які три основні питання відповідає функція планування?

2. Назвіть види планування та розкрийте взаємозв’язок між ними.

3. Визначте схематично процес планування.

4. Розкрийте зміст стратегічного планування.

5. Як внутрішнє і зовнішнє середовище впливають на процес планування в організації?

РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА

Базова:

1. Гірняк О.М., Лазановський П.П. Менеджмент.: Підручник. – Львів: «Магнолія плюс», 2004. – 352с.

2. Кузьмін О.Є., Мельник О.Г. Основи менеджменту: Підручник. - Київ, Академія, 2003. – 416с.

3. Тарнавська П.Н., Пушкар Р.М. «Менеджмент». Теорія і практика. - Тернопіль, 1997.- 456с.

Допоміжна:

1. Меском М.Х., Альберт М. «Основи менеджменту» М., Дело, 1997 р.

2. О.В. Рудінська Менеджмент. Київ, Ельга, 2002. – 335с.

3. Шегда А.В. Менеджмент: Підручник. – К.: Знання, 2004. – 687с.

вид: лекція

ТЕМА 5. Організація як функція управління

Мета: визначити сутність та зміст функції організації, ідентифікувати основні складові процесу організаційної діяльності.

Після вивчення теми студенти повинні:

ЗНАТИ функції організації діяльності, зокрема зміст організаційної функції в менеджменті; делегування, відповідальність і повноваження; основні структури управління діяльністю;

ВМІТИ визначати й описувати головні елементи організаційної діяльності.

КІЛЬКІСТЬ ГОДИН: 2

Дата добавления: 2014-01-07