Заняття № 11

ПЛАН

7.1. Поняття контролю та його місце в системі управління.

7.2. Етапи процесу контролювання.

7.3. Регулювання в системі управління.

7.4. Контролінг та аудит

7.1. Контроль – одна з головних функцій менеджменту.

Під контролем розуміють перевірку діяльності когось або чогось, за його допомогою виявляють негативні тенденції під час виконання запланованих завдань, запобігають зривів у виробництві.

Контроль — це процес забезпечення досягнення цілей організації за допомогою оцінки та аналізу результатів діяльності, оперативного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючих дій.

Контроль також визначають як механізм перевірки дотримання та виконання встановлених завдань, планів та рішень.

Зазначимо, що контроль завжди має функціональне призначення і виникає на певній стадії управлінського процесу. Як правило контроль є підсумковим етапом управлінської діяльності, що дозволяє порівнювати досягнуті результати із запланованими.

Дуже поширеним є погляд на контроль лише як на засіб, фіксований, уні­версальний шаблон, за допомогою якого досягається порівняння результатів із завданнями, вимогами і застосування, у випадку необхідності, коригуючих дій.

Інколи контроль розглядається як забезпечення виконання прийнятих рішень: "Контроль — це спостереження за процесом функціонування об'єкта й перевірка його відповідності щодо ухвалених управлінських рішень, законів, планів, норм, стандартів, правил, наказів та ін.; виявлення результатів впливу суб'єкта на об'єкт, допущених відхилень від вимог управлінських рішень, від встановлених принципів функціонування організації та регулювання. Виявляючи відхилення та їх причини, працівники контролю визначають мож­ливості цілеспрямованого коригування поведінки об'єкта управління, способи впливу на об'єкт з метою усунення відхилень, ліквідації перешкод на шляху оптимального функціонування системи"".

До основних економічних категорій, що стосуються контролю, належать: контрольна діяльність, норми контролю, об'єкт та суб'єкт контролю, відхилення від норм тощо.

Контроль — це одна з функцій управління виробництвом, що має аналі­тичний характер. Під час її виконання здійснюється спостереження за ходом виробничих процесів і дотриманням виробничої програми, порівнюються вели­чини та значення параметрів, що контролюються із заданою програмою, фіксу­ються результати порівняння у зручній для використання формі.

Тлумачення терміна "контроль" залежить від об'єкта контролю. Наприклад, його зміст змінюється, якщо мова йде про контроль за діяльністю підприємства в цілому, і про контроль якості продукції зокрема.

Поняття "контроль в управлінні" необхідно розглядати у трьох основних аспектах:

· як систематичну та конструктивну діяльність керівників та органів управління, одну з управлінських функцій, тобто контроль як діяльність;

· як підсумкову стадію процесу управління, серцевиною якої є механізм зворотного зв'язку;

· як складову процесу розробки, прийняття та реалізації управлінських рішень, яка безперервно бере участь у цьому процесі від його початку до завершення.

Основна мета контролю полягає у забезпеченні виконання управлінських рішень, успішному здійсненні завдань, попередженні можливих помилок. По суті метою контролю є сприяння тому, щоб фактичні результати найбільше відповідали очікуваним (плану, нормам, стандартам).

Завдання контролю є загальними та конкретними. Конкретні завдання поширюються тільки на якусь певну сторону діяльності об'єкта (фінанси, дотримання трудового законодавства, достовірність звітних даних), а загальні — всебічна діяльність об'єктів, що контролюються.

Основними завданнями контролю є:

· визначення фактичного стану об'єкта чи його частини в даний момент часу;

· прогнозування стану і поведінки об'єкта чи його частини на визначений майбутній період часу;

· зміна стану та поведінки об'єкта чи його частини таким чином, щоби при зміні зовнішніх умов в допустимих межах були забезпечені необхідні й оптимальні значення характеристик об'єкта чи його частини;

· завчасне визначення місця та причин відхилень значень характеристик об'єкта від заданих (тих, що передбачались);

· збір, передача, обробка інформації про стан об'єкта;

· забезпечення стійкого стану об'єкта при досягненні критичних значень характеристик об'єкта.

Об'єкт контролю — це те, що (хто) контролюється. В менеджменті об'єктами контролю є світове господарство, гос­подарство окремих країн і регіонів, окремі галузі, сектори й промисловості, об'єднання фірм та окремі підприємства. Всередині підприємства об'єктами контролю є всі, без винятку, виробничі процеси.

Предмет контролю — це стан і поведінка об'єкта управ­ління. Предметом контролю таких об'єктів, як холдинг, підприємство, орга­нізація, структурний підрозділ або їх окремі частини та елементи, є їх діяльність
відповідно до діючих законів, норм, правил, рішень, тобто певний стан об'єкта
контролю на конкретну дату. Відповідно до об’єкта (предмета) управління розрізняють такі види контролю:

- фінансовий контроль;

- контроль якості продукції;

- адміністративний контроль тощо.

Стан об'єкта контролю описується якісними, кількісними, структурними характеристиками, а також часовими і просторовими.

Характеристики відносно часу зумовлюють наявність попереднього, по­точного та заключного (підсумкового) контролю. Попередній контроль здійс­нюється з метою передбачення стану об'єкта або його окремих вузлів у май­бутньому. Поточний — визначає стан об'єкта в процесі виконання операції, заключний — після її завершення.

Характеристики, пов'язані з простором, засновані на наявності летучого та стаціонарного контролю. Летучий контроль передбачає необхідність виїзду суб'єкта контролю на територіально віддалений об'єкт. При стаціонарному — суб'єкт та об'єкт територіально розміщені разом.

Залежно від якісних характеристик розрізняють одиничний, множин­ний, одно- та багатофункціональний контроль. Контроль, пов'язаний з однією контрольованою величиною, називають одиничним, з багатьма — множинним або багатомірним.

Залежно від обсягу операцій, контроль поділяється на одно- та багато­функціональний.

Суб'єктом контролю може бути група людей або орга­нізація, яка наділена відповідними повноваженнями. За характером стосунків суб'єкта та об'єкта контролю, тобто між тими, хто контролює і кого контролюють, розрізняють контроль внутрішній і зовнішній. При внутрішньому — суб'єкт та об'єкт контролю функціонують у межах однієї системи, а при зов­нішньому — суб'єкт відокремлений, діє автономно, незалежно від об'єкта.

Залежно від завдання доцільно розрізняти лінійний, функціональний та операційний типи контролю. При застосуванні лінійного типу контролюється об'єкт в цілому (наприклад, контроль з боку директора підприємства); при функціональному — лише його частина (контроль з боку головного бух­галтера, технолога тощо). Контроль лише однієї окремої характеристики стану та поведінки об'єкта (наприклад, співвідношення рівня продуктивності праці й заробітної плати) є різновидом операційного типу контролю.

7.2. Процес контролю — це діяльність об'єднаних у визначену структуру об'єк­тів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, аудиторів, організацій державного регулювання), спрямована на гарантію досягнення поставлених цілей управління. Найбільш ефективно та продуктивно це досягається через реалізацію визначених завдань контролю і застосування відповідних принципів, типів, методів і техніки контролю1.

Суть процесу визначають такі характеристики: змістова, організаційна і технологічна. Змістова характеристика дає відповідь на питання: що робиться в межах процесу контролю? Організаційна — ким робиться й у якому порядку це відбувається? Технологічна — як робиться?

Існує два підходи у виділенні стадій процесу контролю.

Перший передбачає три етапи:

1) встановлення стандартів (норм функціонування), тобто конкретних цілей, що підлягають виміру та визначенню у часі. Для управління необхідні стан­дарти у формі показників результативності виробництва для всіх його основних галузей (продуктивність, собівартість, рентабельність, фондо-та матеріаломісткість), що визначаються при плануванні діяльності;

2) оцінка виконання встановлених норм. При цьому досягнуті результати порівнюються з плановими показниками на основі обраного масштабу допустимих відхилень. Система контролю повинна реагувати лише на істотні критичні відхилення від заданих меж функціонування, в іншому випадку вона стає нестабільною та неекономічною;

3) коригування відхилень від встановлених норм і планів.

Відповідно до другого підходу процедура контролю за кожною системною характеристикою передбачає чотири основні стадії:

1) встановлення стандарту або початкова стадія контролю (для кожної характеристики повинні бути встановлені базисні специфікації);

2) власне процедура вимірювання;

3) контрольні механізми;

4) оцінка ефективності контролю.

У даному випадку запроваджується новий елемент — контроль контролю, тобто оцінка механізму контролю. На рис. 10.2 у принциповій схемі процесу контролю виділені чотири основні стадії:

1) встановлення норм функціонування;

2) збір даних про фактичний результат виконання;

3) порівняння та оцінка фактичного й очікуваного результатів виконання;

4) вироблення і здійснення коригуючих дій (впливу).

На рис. 10.2 зображено сфери стадій управління.

Встановлення бажаного результату — це сфера попереднього управління

Хід виконання господарської операції — сфера оперативного управління. Вимір фактичного результату виконання, порівняння та оцінка фактичного і очікуваного виконання, вироблення та здійснення коригуючих дій (впливу) — сфера контролю.

На рис. 10.2 подається лише один цикл контролю, але на практиці їх буде стільки, скільки необхідно для отримання бажаного результату до встанов­леного терміну.

Розглянемо детальніше. Процес контролю поділяється на кілька послідовних етапів:

А) встановлення бажаного результату (стандарту). Контрольна діяльність, як і вся управлінська праця, розпочинається з вста­новлення мети. Коли мета відома, необхідно відобразити бажаний результат у вимірюваних величинах, якщо це можливо. Під час здійснення процесу контролю мета конкретизується, уточнюється, перетворюючись на норми функціонування — критерії, за якими оціню­ється дія системи управління або хід виконання виробничого процесу.

Існує три форми норм функціонування: числова, шкальна і дескриптивна. При числовій формі контрольовані параметри вимірюються за повними число­вими значеннями. Параметри (кількість продукції), періоди часу, як правило, подаються у числовій формі. Але крім кількісних параметрів, досить часто зустрічаються якісні — дизайн, зручність в експлуатації тощо. Вони рангуються за допомогою бальної оцінки порівнянням аналогічних параметрів різних виробів чи моделей між собою.

Норми функціонування, які не можуть бути визначені першим і другим спо­собом, формулюються дескриптивно, описово. Норми часто встановлюються графічно.

До основних вимог, які ставляться до норм функціонування, належать: об­грунтованість, зручність, можливість порівняння та ін.

Основні види норм і нормативів:норми витрат живої праці; норми витрат предметів праці (витрати сировини і матеріалів, пального, енергії); нормативи використання засобів праці [виробничих потужностей, машин, обладнання та устаткування); норми і нормативи функціонування організації, виробництва (тривалість виробничого циклу, обсяг незавершеного виробництва).

Під нормами розуміють максимально допустиму величину абсолютних ви­трат сировини, матеріалів, пального, енергії для виготовлення одиниці про­дукції (або виконання роботи встановленої якості при умовах виробництва планового періоду).

Нормативами називаються показники, що характеризують відносні вели­чини (ступінь) використання засобів і предметів праці, їх розхід на одиницю площі, ваги та ін.

Окремо виділимо такий елемент норм функціонування, як норма керова­ності. Це та кількість працівників, яка перебуває у безпосередній підлеглос­ті одного функціонального керівника. її ще називають сферою, масштабом чи діапазоном контролю, зоною управління.

Параметри контролю — це рівні досягнення норм функціонування, ві­дображені у величинах, що підлягають виміру.

Параметри контролю виконують дві функції: вони є мотиваційною метою, яку виконавець прагне досягти, та використовуються у плануванні та контролі, як очікуваний результат.

Б) вимірювання фактичного результату виконання. Процедура виміру фактичного результату виконання — це засіб отриман­ня необхідної інформації для суб'єкта управління та контролю. Цю процедуру можна визначити як зіставлення фактичної величини з еталоном.

До основних типів виміру в процесі виробництва належать фізичний та ди­намічний виміри. Фізичний вимір відображає форму, розмір, зовнішній вигляд об'єкта контролю. Основні одиниці фізичного виміру — штуки, метри, тонни, гривні тощо. Динамічний вимір характеризує рівень використання тих чи інших ресурсів за відповідною якістю чи властивістю, наприклад, інтенсивність, темп, питома вага, повторюваність. Прикладами одиниць динамічного виміру можуть бути показники фондовіддачі, енергоозброєності, рівня продуктивності.

В) оцінка результатів виконання. Стадія порівняння та оцінки фактичного та очікуваного результатів безпо­середньо стосується ходу виконання господарської операції. При цьому відбу­вається не тільки оцінка контрольної ситуації, а й вироблення альтернативних рішень для застосування коригуючих дій.

Завдання даної фази процесу контролю:

· визначення адресата тієї чи іншої інформації (кому призначається?);

· отримання інформації, що відповідає таким характеристикам — швидкість її передачі чи надходження, точність, достатність, надлишковість, ре­гулярність, корисність та ін.;

· адекватне відображення отриманої інформації у звітності (звітах, допові­дях, довідках).

Г) коригуючі дії. Контрольні звіти є індикаторами відхилень від плану. За результатами цих звітів досліджуються причини проблем, розробляються варіанти їх подолання і виправляється стан справ застосуванням коригуючих дій.

Існує два типи коригуючих дій:

· за рахунок внутрішніх зусиль і резервів, без зміни показників затвердженого плану, виконання виробничої програми досягається в повному обсязі;

· змінюються плани, їх обсяги, номенклатура продукції.

Корекція може бути негайною чи відстроченою.

Якщо при порівнянні та оцінці результатів фактичний показник тільки по­рівнюється з нормою функціонування і знаходиться величина будь-якого від­хилення, тобто контроль здійснюється автоматично, то встановлення значу­щості відхилень для діяльності підприємства — найважливіше завдання для особи, що здійснює контроль.

Обрати відповідну лінію поведінки при застосуванні коригуючих дій - значить визначити вид коригуючого впливу. Тут можливі такі варіанти:

· ліквідація причин відхилення (наприклад, зміна профілю продукції, що випускається при її моральному старінні);

· пошуки кращого способу пристосування до зовнішніх умов;

· перегляд планів і стандартів; відсутність впливі/ при нормальному функціонуванні.

7.3. Регулювання — вид управлінської діяльності, спрямований на усу­нення відхилень, збоїв, недоліків тощо в керованій системі шляхом розроблення і впровадження керуючою системою відповідних за­ходів. Воно покликане усунути всі недоліки, від­хилення, збої, виявлені у процесі контролювання. При цьому регулювальні заходи можуть застосовуватись на всіх попередніх етапах технології менеджменту (плануван­ня, мотивування, організування) (рис 7.1). Для цього вдаються до коригуючих дій, що базуються на виборі таких рішень: усунення відхилень; перегляд стандартів та критеріїв; усунення відхилень з переглядом стандартів і кри­теріїв.

Особливість регулювання полягає в тому, що, на відміну від функцій планування, організування та мотивування, які удосконалюються безпосередньо в керуючій системі органі­зації, регулювання, як і контролювання, вдосконалюється в керуючій та керованій системах.

Рис. 7.1 - Регулювання діяльності організації

Тільки через виконання функції регулювання може бути здійснений зв'язок суб’єкта управління з керованим об’єктом. У зв’язку з цим дуже важливо знати види регулювання і їхню роль у процесі управління.

1. Стабілізуюче регулювання. Основними засобами здійснення стабілізуючого регулювання є реалізація визначених правил, процедур і стилів поведінки. Стабілізуючий вплив на поведінку в процесі виробництва і управління здійснюється шляхом дотримання регламентуючих документів. Їх зміст залежить від об’єкта управління, діяльність якого регулюється, та видів діяльності суб’єкта управління. Наприклад, статут підприємства регламентує: вид підприємства, мету, завдання, повноваження керівників тощо. Посадова інструкція - визначає повноваження конкретної посадової особи.

Стабілізуюче регулювання спрямоване на регламентацію загальноорганізаційних визначених соціальних правил, точних розпоряджень до дії, певних видів діяльності й поведінки людей на підприємстві.

Стабілізуюче регулювання можна поділити на: безпосереднє регулювання; регулювання на основі норм і регулювання за допомогою інструктування.

Безпосереднє регулювання здійснюється до підприємства вцілому, організаційної структури управління і структури апарату управління. До регламентуючих документів відносяться статут, положення про лінійні та функціональні підрозділи, посадові інструкції.

Регулювання на основі норм встановлює певні норми поведінки людей, що зайняті у виробництві та управлінні. Регулювання виявляється як у розробці та проектуванні процесів (дотримання норм і нормативів), так і в управлінні ними.

Регулювання за допомогою інструктування ґрунтується на методичній допомозі й інформаційному забезпеченні виконання майбутньої роботи.

Інструктування - це наставляння, докладне пояснення, попередження, вказівка з дотримання, виконання чого-небудь тощо.

2. Розпорядницьке регулювання - це процес безпосереднього впливу з боку керівника по відношенню до виконавця. Його використання обумовлене наступними причинами:

а) необхідністю усунення відхилень від установлених стандартів виявлених при контролюванні;

б) необхідністю спонукання до дії для виконання прийнятого управлінського рішення.

За своїм змістом розпорядницькі впливи мають різну форму.

Активний розпорядчий вплив проявляється у наказах, вказівках, постановах, розпорядженнях, резолюціях, рішеннях.

Пасивний розпорядчий вплив - це інформування, рекомендації, пропозиції, побажання.

3. Дисциплінарне регулювання торкається поведінкових аспектів функції регулювання. Воно являє собою спосіб, за допомогою якого забезпечується дотримання відповідальності як основи менеджменту.

За своїм змістом дисциплінарне регулювання може мати:

а) розпорядницький вплив (наказ про заохочення чи покарання);

б) регламентуючий вплив (посадова інструкція, внутрішній розпорядок тощо);

в) нормуючий вплив (норми часу, норми виробітку та ін.).

7.4. Останнім часом використовують термін „контролінг”, який співзвучний терміну „контроль”, проте їх функції та форми різні.

На практиці виникають проблеми контрольованості стану різних об'єктів, систем, процесів тощо. Теоретична розробка питань контрольованості стану і поведінки об'єктів управління є предметом дослідження контролінгу. Контролінг – система управління процесом досягнення кінцевої мети, система управління прибутком підприємства.

Контроль спрямований у минуле і зорієнтований на виявлення помилок, відхилень; контролінг зорієнтований у майбутнє, допомагає керувати процесами аналізу і регулювання планових і фактичних показників в оперативному режимі, щоб виключити помилки й відхилення. Для цього використовують відповідну техніку і технологію (диспетчеризація, селекторні засідання, комп’ютерна та відеотехніка тощо).

Для отримання об’єктивних даних про економічний і господарський стан проводиться аудит (різновид зовнішнього контролю).

Аудит розподіляється на три види: аудит фінансових звітів; аудит на відповідність вимогам (законам, положенням, нормам стандартам, проекту тощо); аудит господарської діяльності.

Аудитор виступає гарантом достовірності даних, які офіційно оприлюднюються для широкого кола споживачів. Аудит – один із видів незалежного контролю, що підтверджує реальність оприлюдненої фінансової звітності фірм, підвищує рівень довіри до неї, знижує ризик у прийнятті управлінських рішень.

Рекомендації з проведення ефективного контролю:

- треба мати зв’язок з робітниками, робота яких постійно контролюється;

- надмірний контроль не приводить до очікуваних результатів;

- слід установити жорсткі, але досяжні вимоги;

- необхідно винагороджувати працівників за виконання вимог;

- не треба проводити контроль потайки;

- необхідно поєднувати планові й непланові перевірки.

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Що таке контроль?

2. Що саме слід контролювати керівнику і як часто?

3. Яка мета контролю?

4. Що є об'єктом контролю?

5. Які Ви знаєте види контролю?

6. З яких стадій складається процес контролю?

7. Що розуміють під терміном "контролінг"?

РЕКОМЕНДОВАНА ЛІТЕРАТУРА

Базова:

1. Гірняк О.М., Лазановський П.П. Менеджмент.: Підручник. – Львів: «Магнолія плюс», 2004. – 352с.

2. Кузьмін О.Є., Мельник О.Г. Основи менеджменту: Підручник. - Київ, Академія, 2003. – 416с.

3. Тарнавська П.Н., Пушкар Р.М. «Менеджмент». Теорія і практика. - Тернопіль, 1997.- 456с.

Допоміжна:

1. Меском М.Х., Альберт М. «Основи менеджменту» М., Дело, 1997 р.

2. О.В. Рудінська Менеджмент. Київ, Ельга, 2002. – 335с.

3. Шегда А.В. Менеджмент: Підручник. – К.: Знання, 2004. – 687с.

вид: лекція

ТЕМА 8. Лідерство

Мета: з¢ясувати природу лідерства та керівництва.

Після вивчення теми студенти повинні:

ЗНАТИ суть процесу керівництва; співвідношення керівництва та лідерства;

стилі керівництва;

ВМІТИ визначати роль, дієвість, ефективність, місце в процесі керівництва різних форм влади.

КІЛЬКІСТЬ ГОДИН: 2

Дата добавления: 2014-01-07