Принципы процессуализации

1. Направленность: организационный процесс должен осуществляться в одном чётко определённом направлении.

Направленность обеспечивается путём постановки цели и определения стадий процесса. Например, направленность технологического процесса производства продукции достигается путем определения конечного продукта, его характеристик, а также сущности и режимов выполнения операций по его изготовлению.

Аналогично, направленность работы подчиненного обеспечивается через определение ожидаемого от него результата и последовательности действий по получению этого результата.

2. Прямоточность: при наличии нескольких вариантов протекания процесса нужно выбирать тот, где отсутствуют лишние и возвратные движения.

Прямоточность обеспечивается за счёт постановки цели, определения стадий процесса и выбора соответствующего метода его организации. Другими словами, производственные, информационные и другие процессы должны идти кратчайшим путём с минимальным количеством вспомогательных операций, а промежуточные цели должны находиться на одном пути, прямо ведущем к достижению общей цели.

На промышленных предприятиях в условиях массового производства это достигается путём расстановки оборудования по ходу технологического процесса.

3. Результативность: реализация процесса должна обеспечивать получение результата, соответствующего цели этого процесса.

При этом результат обладает определенными количественными и качественными характеристиками, а промежуточные результаты самостоятельного значения обычно не имеют. Например, если продукция прошла все стадии производства, но оказалась нереализованной, то производственная задача не решена, окончательный результат не получен и промежуточные результаты оказались бесполезны.

Результативным может быть как переход в новое состояние, так и поддержание существующего состояния.

Результативность достигается за счёт чёткой постановки цели, соответствующей возможностям системы и сложившейся ситуации, а также чёткого регулирования процесса.

4. Эффективность: организационный процесс должен обеспечивать получение наилучшего результата на 1 единицу затрат соответствующих ресурсов.

Только достаточно эффективный процесс может быть целесообразным. Рост эффективности может быть обеспечен повышением уровня управляемости процессов, их четкой ориентированностью, сокращением длительности цикла, повышением уровня прямоточности, а также совершенствованием конкретного механизма реализации.

5. Восприимчивость: организационный процесс должен быть способен воспринимать воздействия со стороны субъекта управления и реагировать на них желаемым для субъекта образом.

Восприимчивость процесса необходима для обеспечения его управляемости. Восприимчивость достигается за счёт формирования процесса, соответствующего возможностям субъекта по мощности и масштабу действия. Невосприимчивый процесс является неуправляемым.

Восприимчивость процесса функционирования объекта управления достигается за счёт использования соответствующих условиям функционирования и возможностям работников методов планирования, организации, мотивации и контроля. Например, распоряжение по выполнению стандартной задачи квалифицированному ответственному работнику можно формулировать в самом общем виде к тому же в форме просьбы и при этом быть уверенным в том, что оно будет своевременно и правильно выполнено, причем работник, если он мотивирован, сам осуществляет контроль. Безразличному к работе сотруднику распоряжение нужно формулировать только в форме приказа и использовать по отношению к нему жесткие методы контроля.

6. Информативность: целенаправленная организация возможна только по отношению к процессу, способному нести в себе информацию, необходимую для управления этим процессом.

Процесс, не обладающий информативностью, является скрытым, а значит неуправляемым. Определяющее значение имеет информация о ходе процесса, его направленности, качественных характеристиках, количественных параметрах и уровне результативности.

Информативность любого производственного процесса достигается путём использования системы датчиков, которые регистрируют различные параметры процесса и позволяют изменять режим его протекания.

Аналогичным образом, в практике управления фирмой большое значение придают изучению конкурентов, что является важной составляющей стратегического планирования. Это позволяет оценить конкурентоспособность самой фирмы и выбрать подходящую стратегию её развития.

Информативность процесса функционирования отдельного должностного лица, подразделения или организации в целом достигается путём создания и применения системы отчётности о результатах работы и возникающих проблемах, установления непосредственных контактов с подчиненными, использования политики «открытых дверей» и т.д.

Повышение уровня информативности процесса предполагает:

– увеличение объема наблюдаемой информации;

– повышение чуткости восприятия субъектом управления различной информации о процессе.

7. Надёжность. Надёжность означает создание таких организационных условий функционирования системы или процесса производства, при которых этот процесс практически не имел бы сбоев.

Для обеспечения надёжности необходима достоверная оперативная информация, установление пределов допустимых отклонений от заданных параметров процесса, наличие дополнительных страховых ресурсов, дублирование тех основных стадий процесса, где вероятность сбоя наиболее велика, и отлаженная процедура регулирования хода процесса.

Примером реализации этого принципа является широкое распространение в последнее время в коммерческих организациях подробных инструкций по выполнению различных работ, в том числе по приёму и обработке заказов клиентов по телефону, по обработке жалоб и т.д. Это позволяет повысить качество и стабильность выполнения работ.

8. Непрерывность: организационный процесс должен осуществляться без задержек, излишних перерывов в пределах определённых временных границ.

Для этого необходимо иметь чёткие цели, полную и своевременную информацию о процессе, согласованность между стадиями процесса, а также иметь в наличии необходимые ресурсы и осуществлять чёткий контроль.

9. Гибкость: организационный процесс должен быть способен к оперативным изменениям в ходе своего осуществления.

Выделяют гибкость ориентации и гибкость реализации процесса. Гибкость ориентации предполагает способность процесса:

– к смене частных целей при сохранении главных;

– к пересмотру задач, а также составу и содержанию выполняемых функций;

– к изменению направленности в случае необходимости.

Гибкость реализации предполагает способность к изменению:

– форм и способов реализации процесса;

– состава и последовательности стадий процесса;

– параметров процесса (длительность, скорость, интенсивность и т.д.)

Этот принцип активно применяют в процессе стратегического и оперативно-производственного планирования. При этом разрабатывают несколько вариантов планов, каждый из которых вступает в действие при возникновении соответствующей ситуации.

Гибкость обеспечивается повышением уровня управляемости за счёт информативности и восприимчивости процесса, а также его оперативности и наличия альтернативных вариантов протекания.

10. Параллельность. Параллельность предполагает одновременное осуществление отдельных частей общего процесса (фаз, операций).

В зависимости от объекта, на который оказывают воздействие, выделяют 2 вида параллельных процессов:

1. Процессы, осуществляющие параллельное воздействие на один конкретный объект. Таким объектом может быть любая вещь, живой организм, социальная организация. Например, преподаватель, объясняя студенту новый материал и подкрепляя его графическими изображениями, воздействует одновременно на слух и зрение студента.

2. Процессы, осуществляющие параллельное воздействие на совокупность однородных объектов. В этом случае одновременно выполняются действия и операции по отношению к разным конкретным объектам, составляющим совокупность (партия деталей, группа покупателей и т.д.). Причём по отношению к каждому отдельному объекту из этой совокупности данный процесс будет последовательным.

Такие процессы характерны для серийного и массового производства, когда одни изделия находятся на первых этапах изготовления, другие – в середине цикла, а третьи – завершают его. Таков же процесс обслуживания покупателей в супермаркете, так как одни покупатели сдают свои вещи в камеру хранения, другие – отбирают товар, а третьи – рассчитываются за свои покупки.

Для обеспечения параллельности необходимы согласованность действий отдельных подразделений и лиц, информативность, восприимчивость и гибкость процессов, обеспеченность ресурсами, пропорциональность параметров, технических средств и численного состава исполнителей.

11. Ритмичность. Ритмичность означает соответствие между длительностью стадии, фазы процесса и происходящими в ходе её изменениями.

Другими словами, ритмичностью называют пропорциональность между продолжительностью стадии процесса и полученными при этом результатами. Выделяют ритмичность формирования результатов, ритмичность расходования ресурсов, ритмичность изменения параметров процесса. Ритмичность имеет особенно важное значение в условиях массового и серийного производства. Ритмичность процесса повышает управляемость, информативность и эффективность процесса

Повышению ритмичности способствуют:

– формирование циклических, регулярно повторяющихся процессов;

– разработка чёткой процедуры проведения процесса;

– установление оптимальных параметров процесса;

– формирование механизма корректировки параметров в случае их отклонения от установленного ритма.

12. Синхронность. Синхронность заключается в обеспечении чёткого временного соответствия между отдельными составными частями процесса: фазами, периодами, операциями.

Выделяют несколько видов синхронизации:

1. Стыковка последовательных процессов, когда завершение одной

фазы или операции является одновременно началом другой (рис. 17 а);

2. Установление временного сдвига между последовательными

процессами (рис. 17 б). Например, движение детали в процессе обработки между рабочими местами.

3. Обеспечение одновременности параллельных процессов, то есть одновременность начала, окончания, времени перерывов и моментов получения результатов (рис. 17 в). Самым ярким примером могут быть движения партнеров в фигурном катании, синхронном плавании и т.д.

4.Установление временного сдвига между периодами реализации параллельных событий (рис. 17 г).

а.

б.

в.

г.

Рис. 17. Различные виды синхронизации

Последний случай наблюдается тогда, когда одновременное осуществление параллельных процессов невозможно или нецелесообразно. Примером этого может быть разнесение времени начала рабочего дня для различных организаций и категорий работников, что позволяет сократить количество единиц городского транспорта и нагрузку на него.

Для синхронизации необходимо обеспечить ритмичность, информативность, восприимчивость процессов, разработать чёткую процедуру их выполнения, а также создать систему контроля и корректировки возникающих отклонений.

Дата добавления: 2014-01-11