Принципы рационализации

В любой организации постоянно происходят различные изменения либо по инициативе руководства, либо по инициативе рядовых работников, либо по стечению обстоятельств. Изменения определяются и регулируются законом онтогенеза и законом единства анализа и синтеза. Принципы рационализации формируют механизм таких преобразований.

Рационализация призвана привести к достижению максимально возможного уровня эффективности при существующих в данный момент экономических условиях. Ниже приведены принципы рационализации.

1. Концептуализация: для научно обоснованной рационализации необходимо предварительно выбрать основную идею, концепцию повышения организованности системы. Например, основной идеей рационализации производственного процесса может быть обеспечение его ритмичности и синхронности, идеей рационализации структуры управления может быть автономизация подразделений и т.д.

Проявлениями принципа концептуализации в совершенствовании народного хозяйства страны была стратегия электрификации, разработанная в 20-х годах прошлого века, стратегии индустриализации и коллективизации. Они были основой для прорыва в развитии отечественной промышленности, хотя жесткие методы проведения преобразований имели для страны тяжелые социальные последствия. Напротив, перестройка, провозглашенная руководством страны в 80-х годах 20-го века, не имела под собой четкой концепции реформирования страны, поэтому привела к топтанию на одном месте и, в конечном итоге, к распаду Советского Союза.

2. Алгоритмизация: научно обоснованная рационализация предполагает использование чёткой, логически обоснованной программы действий.

Алгоритмизация является особенно важной для рационализации крупных и сложных систем, а также при изменении процессов высокой ответственности. В соответствии с этим принципом разрабатывают инвестиционные проекты и бизнес-планы для создания новых видов продукции, открытия новых филиалов, для проведения реконструкции и технического перевооружения производства и т.д.

3. Нормализация. Нормализация состоит в создании условий, которые обеспечивают сохранение целостности системы, поддержание равновесия во внешней и внутренней среде системы, реализацию её целей и эффективное выполнение основных функций.

Если соответствующие условия отсутствуют, то достижение высокого уровня организованности, а иногда и функционирование системы невозможно.

Выделяют несколько направлений нормализации:

1. Изменение внешней среды путём воздействия на отдельные факторы и среду в целом. Например, воздействие на потенциальных покупателей с помощью рекламы, стимулирование продаж, формирование благоприятного общественного мнения о компании, лоббирование интересов отдельных компаний в органах власти;

2. Переход в другую внешнюю среду. Например, выход на новые рынки, освоение новых сегментов рынка, переход в другую сферу деятельности;

3. Изоляция от влияния внешней среды. Например, изоляция человеческого организма от водной среды с помощью скафандра, изоляция предприятия с помощью службы охраны и пропускного режима, изоляция страны с тоталитарным режимом с помощью жёсткого пограничного контроля;

4. Изменение параметров внутренней среды, то есть адаптация к новым условиям функционирования. Например, изменение структуры организации при изменении условий внешней среды, предварительная психологическая подготовка персонала к изменениям в организации.

Нормализация условий может быть обеспечена самой системой или воздействием со стороны субъекта, осуществляющего внешнее управление системой, например, государственное учреждение.

4. Систематизация: рационализация должна быть системной, то есть на каждом этапе каждое изменение должно быть согласовано с другими изменениями.

Это означает, что сформированная в ходе рационализации организация должна быть целостной системой, находящейся в состоянии динамического равновесия.

Бессистемная рационализация приводит не к повышению, а к понижению организованности любых объектов или процессов и даже к полной дезорганизации. Это возникает потому, что снижается пропорциональность системы, а значит и синергетический эффект.

Например, установка в цехе современного оборудования не позволит повысить производительность и качество продукции, если персонал не обучен работе на нём. Аналогично, многие российские промышленные компании имеют систему качества, разработанную в соответствии с международными стандартами, однако качество продукции остаётся невысоким по причине нарушения установленных правил, процедур, норм и нормативов.

5. Классификация: научно обоснованную рационализацию следует проводить на основе использования классификации систем, структур и процессов.

Классификация позволяет установить тип структуры или процесса, его возможности, уровень рациональности с точки зрения соответствия целям и сложившейся ситуации, разделить любую совокупность элементов на отдельные виды и на основе этого распределить между ними роли, функции и ресурсы а также установить направление перестройки структуры организации или, соответственно, процесса.

6. Концентрация: при осуществлении рационализации основные усилия должны быть сконцентрированы на главном объекте, главной сфере и главном направлении рационализации.

Концентрация на главном объекте предполагает выделение именно того объекта, изменение организованности которого оказывает определяющее воздействие на уровень организованности всех объектов, включенных в данную систему. При этом предварительно необходимо выделить сферу деятельности, приоритетную в обеспечении организованности данной системы.

Например, в процессе реформирования предприятия сначала выделяют его ключевые проблемы, приоритетные направления деятельности, разрабатывают варианты реформирования, выбирают из них наилучший, под который разрабатывают конкретный проект.

7. Специализация: научно обоснованная рационализация должна предусматривать специализацию самой системы, её подсистем и элементов.

Специализация – это концентрация системы (фирмы, подразделения) в определённой сфере деятельности. Все живые и неживые системы, а также их элементы в той или иной степени специализированы. Например, органы биологических систем специализированы на выполнении определённых функций, предприятие – на конкретных видах продукции.

Достоинства специализации:

– позволяет распределить функции и задачи по отдельным исполнителям;

– позволяет установить роль и место каждого компонента в системе;

– ориентирует исполнителей на осуществление определённой деятельности;

– способствует оперативности, надёжности и повышению качества выполнения функций.

Рациональная специализация должна быть установлена на всех уровнях системы. Причём чем ниже уровень соответствующего структурного компонента, тем более специализированной должна быть его деятельность. Например, на уровне предприятия специализация устанавливается на определённых видах продукции, на уровне подразделения – на конкретном виде деятельности (заготовительный цех, обрабатывающий цех, отдел сбыта, финансовый отдел и т.д.), на уровне работника – на выполнении конкретных задач и операций.

Однако уровень специализации должен быть оптимальным. Излишняя специализация затрудняет координацию действий звеньев организации по причине излишней раздробленности, а слишком широкая специализация снижает качество результата.

8. Стандартизация: научно обоснованная рационализация должна быть основана на использовании системы стандартов.

Стандарт – это образец, эталон, применяемый для сопоставления с ним других подобных объектов.

Разработка стандарта целесообразна, если:

– элементы структуры или процесса многократно повторяются;

– необходимо достичь единообразия элементов структуры или процесса.

Стандарты разрабатывают субъекты управления для их применения конкретными исполнителями. Иногда создают иерархию стандартов. Сведенные в единую систему и документально зафиксированные стандарты представляют собой программу функционирования организации и конкретных работников.

Объектами стандартизации могут быть:

– процессы, например, типовой технологический процесс, на основе которого разрабатывают конкретный процесс;

– процедуры, например, процедура приёма на работу, оформления отпуска, увольнения и т.д.;

– результаты, например, стандарт качества на продукцию предприятия;

– структуры, например, типовая структура организации, цеха, участка, отдела;

– системы обеспечения деятельности, например, системы ремонтного, энергетического, инструментального обслуживания основного производства на промышленном предприятии и т.д.

9. Унификация: научно обоснованная рационализация должна быть основана на использовании унификации.

Унификация – это сведение многообразных конструктивных элементов к общему виду.

Таким образом, унификация создаёт условия для развития стандартизации, обеспечивает взаимозаменяемость элементов организации, что позволяет повысить надёжность и оперативность функционирования систем, а также сократить расход ресурсов.

Основными видами унифицированных элементов являются:

– структурные блоки и подразделения, например, модули прикладных компьютерных программ, конструкций автомобилей, программ обучения;

– внутрисистемные связи и соединения, например, содержание связей между функциональными подразделениями организации. В частности, бухгалтерия связана с производственно-диспетчерским отделом по поводу выполнения оперативно-производственных планов, расхода материалов для выпуска продукции, с отделом сбыта – по поводу затрат на реализацию продукции и т.д.;

– элементы процессов: фазы, этапы, операции; например, фазы технологического процесса (заготовительная, обрабатывающая, сборочная);

– элементы ресурсного обеспечения, например, оборудование и детали, необходимые для производства определённого вида продукции.

Использование этого принципа позволяет наиболее полно учитывать потребности конкретного потребителя. Примером может быть компания «Тоета», в которой организовано модульное производство автомобилей. Многообразие возможных модификаций и комплектации позволяет удовлетворить практически любого потребителя.

10. Персонификация: научно обоснованную рационализацию можно провести только при условии закрепления полномочий и ответственности за функционирование структур и осуществление процессов за конкретными должностными лицами.

В сфере управления персонификации подлежат:

– определение направлений деятельности;

– принятие решений;

– распоряжение ресурсами;

– контроль деятельности и оценка результатов;

– ответственность за создание условий для работы исполнителей.

В сфере исполнения персонифицируются:

– выполнение конкретных действий;

– пользование ресурсами;

– ответственность за результаты деятельности перед субъектом управления.

Принцип персонификации должен быть обеспечен во всех сферах деятельности, на всех уровнях и во всех подразделениях, так как отсутствие системы чётких персональных полномочий и ответственности делает структуру неупорядоченной, а цели нереализуемыми. На практике это достигается путём издания организационных и распорядительных документов, закрепляющих функции и ответственность за их выполнение за конкретными должностными лицами.

11. Регламентация: научно обоснованная рационализация должна предусматривать определённый порядок функционирования организации.

Этот порядок устанавливает субъект управления для исполнителей процесса. Прежде всего, нужно упорядочить:

– связи между подразделениями, то есть нужно определить, кто кому и какую информацию и материалы предоставляет для работы;

– процессы деятельности организации;

– разработку и принятие важнейших решений, то есть распределение прав принятия решений между уровнями управления, в том числе, какие вопросы могут решать напрямую между собой руководители подразделений;

– процессы контроля функционирования организации;

– процессы информационного обеспечения.

Всё это отражается в организационных документах. Однако уровень упорядоченности должен быть оптимальным. Излишняя регламентация снижает возможность организации оперативно реагировать на непредвиденные изменения ситуации, а недостаток регламентации делает

процесс функционирования организации плохо управляемым.

ГЛАВА 9. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

Дата добавления: 2014-01-11