Місце і функції планування та контролю в управлінні проектами

Планування проекту — це механізм, який дає змогу розподіляти обсяги робіт, ресурси, витрати в заданих термінахі між окремими виконавцями для вчасного й ефек­тивного здійснення проекту.

Ефективне планування кожного з проектів — одна з найваж­ливіших складових успіху. Але у ході реалізації проекту майже завжди неминуче виникають несподіванки, відхилення від пла­ну, виявляються помилки і вноситься багато змін у первісний проект. План виконання проекту потрібен не тільки для логіч­ного й ефективного розподілу ресурсів і робіт, а також аби на­дати змогу проектному менеджерові приймати коригуючі рі­шення, перерозподіляти за необхідності ресурси протягом жит­тєвого циклу проекту.

Планування «запускає» проект, проте воно є домінантою тіль­ки для приблизно 20 % тривалості життєвого циклу. Із «за­пуском» проекту до виконання починає домінувати контроль, без нього менеджер справляє дуже слабкий вплив на проект, витрачається більше коштів і часу. Тому контрольна функція є так само важливою, як і планування, і потребує навіть біль­ших зусиль і більше залежить від ефективності інформаційних систем.

Планування і контроль — це взаємозалежні та взаємо­пов'язані функції. Тому зараз спостерігається тенденція нази­вати їх «управління витратами, ресурсами і часом», або — простіше — «проектний контроль». Він поширюється далеко за межі календарного планування, як це було на початку засто­сування управління проектами. Усі організаційні одиниці про­екту та їхня діяльність перебувають під «парасолькою» проект­ного контролю. Він включає управління витратами, мате­ріальними ресурсами, якістю, часом, змінами у проекті, конт­роль людських стосунків тощо.

Планування і контроль проекту передбачають вирішення таких завдань:

1.Встановлення послідовності робіт з реалізації проекту, яка б забезпечувала логічність і ефективність їх виконання.

2. Визначення і розподіл потрібних ресурсів, бюджету, поєд­нання ї^х з календарним планом робіт.

3. Розробка інформаційної бази для контролю за виконанням проекту.

4.Прийняття рішення щодо перерозподілу ресурсів у разі не­обхідності протягом життєвого циклу проекту.

5. Розвиток робочих взаємостосунків і групової роботи.

6. Мотивація людей до вищих результатів як через моніторинг виконання, так і через визначення цілей.

7. Поліпшення якості виконання проекту і забезпечення досяг­нення встановлених завдань у межах визначених часу, витрат і обсягів.

8. Подання інформації для підсумкового аналізу виконання проекту в цілому та його організаційними одиницями, а також при виникненні судових або арбітражних спорів.

Процеси планування і контролю супроводжуються більш чи менш серйозними труднощами, які спричиняються низкою при­чин. Це, зокрема, такі причини:

1. Унікальність: оскільки кожний проект є унікальним, то планування і контроль його реалізації також унікальні, це не стандартна система, як, приміром, планування обсягів ви­робництва. Унікальність також зумовлюється різноманіт­ністю й неповторністю виконавців і компаній, залучених до проекту.

2. Невизначеність і зміни: на початку проекту просто не існує достатньо інформації, аби повністю спланувати всю ро­боту за проектом і здійснити контроль. Потрібна для плану­вання подальших стадій проекту інформація з'являється тільки після завершення попередніх. Треба створити інтегровану і гнучку систему планування усіх стадій проекту. Жоден план проекту не є статичним не тільки через брак інформації, а й за­вдяки змінам, які супроводжують його протягом життєвого циклу. Тому в первісний план треба закладати динамізм, що зберігає основу для порівняння з фактичною ситуацією, незва­жаючи на зміни.

3. Складність і масштабність проекту визначаються такими чинниками, як велика кількість видів діяльності, що їх треба пла­нувати і контролювати, велика чисельність окремих виконавців, ФУП і компаній, праця яких має бути взаємопов'язана, спланована і контрольована. Значення планування і контролю підвищує­ться за цих умов, оскільки у великих проектах використовуються значні ресурси і кошти.

4. Людський фактор: планування і контроль є складни­ми функціями для окремих людей, оскільки потребують сис­тематичного аналізу; здібностей передбачати перебіг подій; розуміння усіх видів діяльності, пов'язаних із виконанням проекту, та їх взаємозв'язків; знань і здібностей використову­вати сучасні методи і системи планування, які базуються на обізнаності у комп'ютерній техніці; творчих здібностей і зда­тності майже інтуїтивно відчувати непомітні, неявні речі, тенденції.

5. Методологічні основи: у плануванні й контролі викорис­товуються специфічні й складні технічні прийоми, методи та сис­теми, тому менеджери для своєї успішної діяльності повинні во­лодіти ними.

Дата добавления: 2014-12-08