Питання для обговорення 1 страница

ПЛАН

ПЛАН

ПЛАН

1. Сутність та класифікація інформації

2. Сутність комунікацій. Комунікаційний процес

3. Інформаційні системи менеджменту

4. Матеріально-технічна база інформаційної діяльності

1. СУТНІСТЬ ТА КЛАСИФІКАЦІЯ ІНФОРМАЦІЇ

У процесі управління людьми значну частину робочого часу ке­рівник витрачає на міжособовий обмін інформацією. Міжособові бар'єри в обміні інформації можуть бути зосереджені на рівні сприйняття; зворотніх зв'язків; невміння слухати; невербальних сим­волів.

1. Перешкоди, зумовлені сприйняттям, можуть бути обумовлені конфліктами у сферах компетенції відправника та одержувача; роз­ходженням між основами суджень; протиріччям між інформацією і нашим досвідом (раніше визначеними поняттями); соціальними установами людей.

2. Семантичні бар'єри. Семантика вивчає способи використання слів і значень слів. Слова (символи) можуть мати неоднакові зна­чення для різних цілей.

3. Поганий зворотній зв'язок. Зворотній зв'язок дає можливість встановлювати, чи дійсно повідомлення яке прийняв одержувач тлумачиться правильно.

4. Невміння слухати. Ефективна комунікація можлива коли лю­дина однаково точна, відправляючи і приймаючи інформацію. Вміння слухати і почути є важливою характеристикою менеджера.

5. Невербальні перешкоди. У невербальній комунікації викорис­товуються будь-які символи крім слів. Вони виникають при викорис­танні невербальних символів (рухи тіла - жести, погляди, пози; особисті фізичні якості - будова тіла, зріст, колір волосся, муску­латура; мовлення - якість голосу, частота мови, сміх).

Десять правил ефективного слухання професора Кіта Девіса:

1. перестаньте розмовляти;

2. допоможіть співрозмовнику почувати себе вільно;

3. покажіть співрозмовнику, що ви готові слухати;

4. усуньте моменти, що роздратовують;

5. співпереживайте комуні канту;

6. будьте терплячими;

7. стримуйте свій характер;

8. не допускайте суперечок або критики;

9. задавайте питання;

10)перестаньте розмовляти.

Інформація містить відомості, необхідні для оцінки ситуації та прийняття управлінського рішення. Будь-яке управління передбачає вплив на об'єкт, який здійснюється через управлінські команди, що розроблені на основі аналізу наявних інформаційних характеристик ситуації. У загальному розумінні інформація - це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбува­ються в суспільстві, державі та навколишньому природному середо­вищі. При цьому інформація відображає стан та зміни певної систе­ми. Під інформаційною системою розуміють сукупність ланок її накопичення, каналів пересування, технічних засобів збирання, об­робки, зберігання інформації та її носіїв. Таким чином, інформацій­на система складається з наступних елементів: сама інформація; ко­мунікаційні канали, тобто канали передачі інформації; носії інфор­мації; технічне забезпечення.

Різноманітність станів системи, що відображається, породжує різноманітність інформації. Щодо складу інформації, то він визна­чається не інакше як відповідно до конкретних завдань управління.

За характером, сферами виникнення, призначенням та формами закріплення (фіксації) інформацію, що використовується в управ­лінні, поділяють на три великих класи.

До першого відносять науково-технічну інформацію. Джерелом її виникнення є результати наукових досліджень учених та фахівців у різноманітних галузях діяльності.

До другого класу належить управлінська інформація, що ви­никає безпосередньо в процесі управління. Це планова, норматив­на та інша інформація, необхідна для організації управління ор­ганізацією.

Третій клас містить обліково-статистичну інформацію. її дже­рело - результати діяльності адміністративно-господарських оди­ниць. Вона створюється як узагальнення даних щодо фактів та явищ, що відбулися або можуть відбутися. Обліково-статистична інформація призначена для використання як вихідна для прийняття рішень, оскільки на її основі формується уявлення про фактичний стан виробничо-господарських та соціально-економічних процесів, зростання прибутків тощо.

Серед інших класифікаційних ознак інформацію розрізняють за:

1) формою передачі

2) режимом отримання

3) ступенем обробки

4) часом використання

5) можливістю використання

6) змістовну

7) орга­нізаційну

8) функціональну

9) рівневу

За формою передачі інформацію розрізняють: візуальну; аудіо­візуальну; цифрову; літерову.

За способом отримання інформація є: зовнішня; внутрішня; вхі­дна/вихідна.

За ступенем обробки інформацію розрізняють на: первинну та вторинну.

За часом використання інформація відповідно є: постійна; прог­нозна; змінна; перспективна; оперативна.

За можливістю використання інформація поділяється на корис­ну та надлишкову.

Відповідно до змістовної ознаки інформацію класифікують за:

- об'єктами відображення (трудові, матеріальні ресурси, засоби виробництва, фінанси);

- галузями діяльності (торгівля, громадське харчування тощо); -типами відносин (економічні, соціальні, технічні).

За організаційною ознакою інформацію поділяють на:

- системати­зовану (за складом показників, адресами, періодичністю, рядками передачі, формами подання)

- несистематизовану.

Відповідно до функціональної ознаки розрізняють інформацію:

1)планову

2)координаційну

3)облікову

4) контрольну та ін.

Рівнева ознака дає змогу виділити спрямованість інформації:

1) командна (надходить від суб'єкта до об'єкта управління)

2)повідомча (надходить від об'єкта до суб'єкта управління)

3)горизонтальна (забезпечує інформаційний обмін між партне­рами одного рангу)

Класифікація інформації важлива при аналізі існуючого в систе­мі інформаційного обміну і при розробці та організації його в сис­темі, що створюється. Для того щоб інформація виконувала свою роль в управлінні, вона повинна відповідати певним принципам:

1.точність

2.чітко визначена періодичність надходження

3.своєчасність (оперативність)

4.повнота

5.корисність

6.доступність.

Точність інфор­мації означає, що вона повинна достовірно відображати процес функ­ціонування системи. Періодичність надходження інформації поля­гає в тому, щоб вона своєчасно надходила до споживача у відпо­відний структурний підрозділ чи до конкретного співробітника. З періодичністю надходження інформації тісно пов'язаний принцип своєчасності (оперативності) обробки даних в системі, що управляє від чого залежить оперативність надходження командної інформації до об'єкта управління. Повнота, або достатність, інформації озна­чає, що кількість інформації повинна бути мінімальною, але достат­ньою для оцінки ситуації і прийняття рішення на певному рівні управління.

Корисність інформації означає, що в потоці інформаційних по­відомлень не повинно бути даних, показників, які непотрібні для вирішення проблем.

Доступність інформації полягає в тому, що вона повинна нада­ватися в такому вигляді, який не потребує додаткової переробки та не утруднює процес прийняття рішення.

Управлінська інформація зазнає ряду операцій: передачі, перет­ворення, обробки, зберігання, оцінки, використання, а в деяких ви­падках і знищення.

Передача інформації - це переміщення її каналом зв'язку від джерела до споживача. Основний принцип правильної організації передавання інформації передбачає її проходження найкоротшим шляхом з мінімальними витратами часу та праці. Зворотні перемі­щення повинні виключатися або обмежуватися, що багато в чому залежить від розміщення структурних елементів системи управлін­ня, окремих робочих місць.

Перетворення інформації передбачає аналітико-синтетичне вив­чення її змісту та підготовку нової форми (вторинної) інформації, тобто надання інформації вигляду, зручного для подальшого вико­ристання.

Обробка інформації - сукупність різних дій, здійснюються над наявною інформацією та приводять до тої чи іншої зміни її виду або характеру подання.

Зберігання інформації полягає в забезпеченні незмінності станів матеріального носія інформації.

2.СУТНІСТЬ КОМУНІКАЦІЙ. КОМУНІКАЦІЙНИЙ ПРОЦЕС

Комунікації - канали передачі інформації.

Комунікації можна поділити на дві великі групи:

· комунікації між організацією та зовнішнім середовищем

· комунікації всереди­ні організації.

Обговорення, збори, переговори, службові записки, звіти, які мають місце всередині організації, дуже часто є реакцією на можливості або проблеми, що створюються зовнішнім середови­щем.

Комунікації всередині організації поділяються на:

· міжрівневі комунікації - переміщення інформації в рамках вертикальної комунікації (зверху - донизу, знизу -вгору)

· горизонтальні комунікації або комунікації між різними відді­лами

· комунікації «керівник-підлеглий»

· комунікації між керівником та робочою групою

· неформальні комунікації (канал неформальних комунікацій – це

канал розповсюдження чуток).

Комунікаційний процес - це обмін інформацією між двома або більшою кількістю людей, метою якого є забезпечення розуміння інформації, що виступає предметом обміну, тобто повідомлень.

Елементи комунікаційного процесу:

· відправник - особа, яка генерує ідеї, або збирає та передає інформацію

· повідомлення - сама інформація, яка закодована за допомо­гою символів

· канал - засіб передачі інформації;

· отримувач - особа, якій призначена інформація і яка інтерп­ретує її

На практиці управління комунікаційний процес займає секунди.

Комунікаційний процес починається з відбору інформації (фор­мування ідеї). Яке повідомлення слід зробити предметом обміну ви­рішує відправник. Саме на цьому етапі виникають протиріччя, оскі­льки багато керівників намагається передавати ідею не обмірку­вавши її.

На початку зародження ідеї відправник тільки ви­рішує, яку саме точку зору необхідно передати отримувачу. Але щоб обмін інформацією був ефективним, необхідно брати до уваги безліч ситуаційних факторів, які характеризують обставини в цілому, має бути відповідність ідеї створеним умовам та поставленій меті.

На другому етапі ідею необхідно перетворити у повідомлення, тобто закодувати її за допомогою символів - слів, інтонації, жестів. Типу символів повинен відповідати канал передачі інформації. Зага­льновідомими каналами є: мовний, письмових матеріалів, електрон­них засобів зв'язку, відео матеріали.

На третьому етапі повідомлення передається обраним каналом передачі інформації.

Четвертий етап. Отримавши повідомлення адресат декодує його, тобто перетворює символи відправника в думку отримувача. На цьому процес обміну інформацією завершується, якщо не потребує реакції на ідею.

Для підтвердження (не підтвердження) очікуваного результату необхідний зворотній зв'язок, при якому відправник та отримувач обмінюються комунікативними ролями. Тепер отримувач стаєвідп­равником відповідного повідомлення, яке у зворотньому порядку проходить всі стадії комунікативного процесу. Зворотній зв'язок показує міру сприймання інформації.

3. ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ МЕНЕДЖМЕНТУ

Інформаційні системи менеджменту складаються з людей, комп'ютерів; програм, які приводять комп'ютери в дію; даних; про­цедур управління системами вводу та виводу. Інформаційні системи менеджменту дають можливість людям використовувати інформа­цію для підтримки операцій, контролю й планування в організації. До основних типів інформаційних систем менеджменту відносять:

· сис­теми здійснення угод та операцій

· управлінські інформаційні систе­ми

· системи підтримки рішень й системи, що базуються на знаннях.

Системи здійснення угод та операцій перетворюють постійно зростаючу масу необхідних операцій та угод у керовану задачу. Крім того, вони в значній мірі забезпечують необхідними даними системи, які безпосередньо підтримують операційні, планові та конт­рольні рішення. Типові системи здійснення угод та операцій ведуть загальний бухгалтерський облік: розрахунки оплати, рахунки що­до одержання платіжних відомостей тощо.

Управлінські інформаційні системи (УІС) є інтегрованими звіт­ними системами, спеціально призначеними для допомоги менедже­рам у плануванні, здійсненні та контролі діяльності організації. Зазвичай УІС призначаються для концентрації відібраних даних із си­стем здійснення угод, операцій і зовнішніх джерел, щоб зробити ці дані більш придатними для інформаційних менеджерів.

Системи підтримки рішень (СПР) - це комп'ютерні системи, що допомагають прийняттю рішень та пов'язані з неструктурованими проблемами шляхом взаємодії з даними й аналітичними моде­лями. Системи підтримки рішень корисні у забезпеченні підтримки аналізу даних, які використовуються у прийнятті контрольних і розподільних рішень. Вони надають мож­ливість тим, хто приймає такі рішення виявити різні підходи до ви­рішення проблеми.

Системи, що базуються на знаннях представляють собою прог­рамний продукт, який вміщує знання та силу доводу, тобто вони є штучним інтелектом. Деякі системи, що базуються на знаннях, на­зиваються експертними системами, коли стандарт для їхнього ви­конання повинен визначатися фахівцем-людиною.

4. МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНА БАЗА ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Технічною базою інформаційних систем є настільні електронно-цифрові обчислювальні машини та спеціалізовані технічні засоби обробки окремих видів інформації (наприклад, фактурні машини).

Персональний комп'ютер (ПК) є найбільш перспективнимустат­куванням для ведення документації, проведення розрахунків, рі­шення оптимізаційних задач, підготовки і редагування текстів, ве­дення діловодства, підготовки відео -, аудіо -, графічної інформації тощо.

Для копіювання й оперативного розмножування документів іс­нуютьпристрої, що виводять інформацію, яка зберігається в пам'яті ПК, на папір.

Усі принтери можна умовно розділити на три групи:

3. високошвидкісні матричні

4. рядкові матричні

5. високошвидкісні лазерні

Сканер - це апарат для введення в комп'ютер зображення з па­пера, плівки тощо. Сканери конструктивно підрозділяються на ручні і планшетні. Ручним сканером зображення сканується переміщен­ням сканера на папері вручну, планшетним - сканують автоматич­но, що дозволяє одержати більш якісні відображення.

Для передачі інформації використовуються різні види пошт та зв'язку. Телефонна пошта забезпечує нагромадження інформації та передачу мовних повідомлень з використанням звичайної телефон­ної мережі.

Електронна пошта - інформаційні мережі на базі ЕОМ і сис­теми факсимільної передачі інформації, а також автоматизовані те­лефонні мережі. Електронна пошта найбільш ефективна при передачі письмової кореспонденції. Електронна пошта надає користувачу наступні послуги: адресну пе­редачу; циркулярну передачу; доставку із затримкою (відстрочену передачу); підтвердження прийому (електронна «поштова скринька» (ЕПС); пошук повідомлень у системі; вказівка про дату і час переда­чі з можливим збереженням цих та інших даних; ідентифікацію повідомлень; захист від несанкціонованого доступу; перетворення стандартів для роботи з устаткуванням різних систем.

Радіозв'язок. Останнім часом активно почали застосовуватися системи радіозв'язку, які можна розділити на відомчі, сотові, рухли­вий зв'язок і персональний радіо виклик.

Офісні радіотелефони. Використання радіотелефону надає до­даткові переваги. По-перше, дальність певного зв'язку в міських умовах досягає 300м, що задовольняє потреби власника такого апа­рата. По-друге, практично всі радіотелефони реалізують режим «інтерком», що забезпечує одержання внутрішньо фірмового бездрото­вого зв'язку.

Пейджинговий зв'язок. Пейджинг - система мобільного одно­бічного радіозв'язку, що дозволяє передавати оперативну інформа­цію і сигнали виклику на мініатюрні Укв-приймачі - пейджери.

Супутникові системи зв'язку. Системи супутникового зв'язку, як правило, містять у собі три основних комплекси:

- земний - наземні радіостанції різного призначення і базу­вання;

- космічний - супутники зв'язку;

- управління - автоматизована система управління супутниковим зв'язком.

Національні системи супутникового зв'язку створюються за принципом наявності власного космічного і наземного комплексів, регіональні системи - на основі власних, для регіону, космічного і наземного комплексів або оренди наземного і космічного комплексу.

Питання для обговорення

1. Сутність комунікацій та їхня роль в управлінні.

2. Комунікації та їхні види.

3. Процес комунікацій та їх вплив на ефективність діяльності організації.

4. Міжрівневі комунікації в організаціях та їх зміст.

5. Зміст комунікацій між різними підрозділами організації.

6. Неформальні комунікації, їхня природа, умови виникнення.

7. Комунікації між менеджерами і робочою групою, керівником і підлеглим, різними структурними підрозділами.

8. Перешкоди у процесі обміну інформацією.

Тема 6.ФУНКЦІЇ І ТЕХНОЛОГІЯ МЕНЕДЖМЕНТУ.

ПЛАНУВАННЯ ЯК ЗАГАЛЬНА ФУНКЦІЯ МЕНЕДЖМЕНТУ

1. Загальна характеристика та класифікація функцій менеджменту

2. Зміст функції "планування"

3.Методи організаційного планування

4. Аналіз матриці БКГ

1. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ТА КЛАСИФІКАЦІЯ ФУНКЦІЙ МЕНЕДЖМЕНТУ

Під функціями менеджменту слід розуміти відносно відокремлені напрями управлінської діяльності, тобто трудові процеси у сфері управління.

Функції менеджменту виникли в результаті поділу та спеціалізації праці.

А. Файоль виділяв планування, організацію, розпорядництво, координування та контроль як функції менеджменту.

Учені Х.Мескон, М.Альберт і Ф.Хедоурі запропонували розглядати чотири функції:

· планування

· організацію

· мотивацію

· контроль.

Останній підхід є найбільш привабливим, оскільки дослідження показують, що саме ці функції беруть участь у здійсненні будь-якого управлін­ського процесу. Функції менеджменту класифікуються за низкою ознак.

На першому етапі функції доцільно класифікувати за ознакою їхнього місця в менеджменті.

У відповідності з нею вони можуть бути:

· основні, тобто ті, які беруть участь у будь-яких управлінських процесах

· часткові (спеціальні), за допомогою яких здійснюються лише певні управлінські процеси.

До основних функцій відно­сяться:

· планування

· організація

· мотивація

· контроль

До часткових функцій відносяться:

· управління основним виробництвом

· управління його технічною підготовкою

· управління капітальним будівництвом

За ознакою об’єкту – це функції управління підприємством, цехом, відділом, дільницею, бригадою тощо.

За ознакою елементів виробничо-господарської діяльності - це функції управління працею, предметами та знаряддями праці, інформацією.

Реалізація будь-яких спеціальних функцій здійснюється шляхом застосування основних функцій.Дослідження взаємозв'язку функцій дає можливість удосконалювати управління, формувати ефективну систему менеджменту, усувати його зайві ланки, бюрократичні перепони.

2. ЗМІСТ ФУНКЦІЇ «ПЛАНУВАННЯ»

Під плануванням розуміють відносно відокремлений вид управлінської діяльності, який визначає перспективу й майбутній стан організації.

Планування - вид управлінської діяльності (трудових процесів), який визначає перспективу і майбутній стан організації, шляхи і способи його досягнення.

Беручи до уваги масштаб передбачення перспективи організації, виділяють стратегічне планування (понад 1 рік) і оперативне (поточне) планування (до 1 року).

Стратегічне планування полягає у виборі курсу розвитку організації - її стратегії.

Оперативне планування є одночасно логічним продовженням стратегічного планування і способом реалізації стратегії. Тому в американському менеджменті його часто називають плануванням реалізації стратегії.

Стратегічне планування

Стратегічне планування є головним засобом визначення, розроблення курсу розвитку організації з метою реалізації її місії, досягнення цілей тощо.

Стратегічне планування - різновиду правлінської діяльності, який полягає в реалізації комплексу заходів, пов'язаних із визначенням стратегії діяльності організації, тобто комплексного плану перспективного розвитку організації.

За своїм змістом стратегічне планування передбачає формулювання місії; визначення цілей організації; аналіз її стану на засадах оцінки факторів зовнішнього і внутрішнього середовищ; оцінку стратегічних альтернатив (можливостей) і вибір стратегії діяльності.

У процесі здійснення стратегічного планування необхідно враховувати такі аспекти:

· розподіл ресурсів (фондів, технологій, досвіду, управлінських кадрів тощо);

· адаптацію до зовнішнього середовища (поліпшення стосунків з оточенням);

· внутрішню координацію (відображення сильних і слабких сторін організації);

· усвідомлення організаційних стратегій (формування організації, здатної вчитися на попередніх стратегічних рішеннях).

Як правило, стратегічне планування, здійснюється невеликим за чисельністю (5-10 осіб) спеціальним плановим відділом, а розроблені ним стратегії повинні розглядатися на нарадах вищого керівництва один раз на рік.

Стратегічне планування є складним процесом, який охоплює декілька етапів:

Етап 1. Інформаційне забезпечення стратегічного планування. Полягає в підборі, класифікації та підготовці до використання інформації щодо розроблення стратегії, яка надасть достатньо повну та об'єктивну характеристику факторів зовнішнього і внутрішнього середовища, можливих стратегій, методичного забезпечення. Особливо важливою при цьому є необхідність використання сучасних інформаційних технологій.

Етап 2. Визначення місії і цілей організації.Місія - це чітко виражена причина існування організації. Формулювання, усвідомлення та проголошення місії організацією є важливим орієнтиром і критерієм оцінки її діяльності. Місія може охоплювати такі напрями:

· турботу про працівників;

· турботу про виробництво;

· політику зростання та фінансування фірми;

· виробничі технології;

· методи виходу й функціонування на ринку, пошуку потенційних ринків;

· задоволення потреб споживачів;

· публічне оголошення переконань і цінностей тощо.

Цілі - це конкретний очікуваний стан організації. Вони бувають довгостроковими (5 і більше років), середньостроковими (1 - 5 років) і короткостроковими (до 1 року). Цілі охоплюють усі сфери організаційного, виробничо-господарського, економічного функціонування організації.

Формуючи системи цілей, слід мати на увазі, що вони повинні:

· бути конкретними і підлягати вимірюванню;

· охоплювати всі рівні організації (ієрархічні);

· мати різну тривалість (довгострокові, середньострокові, короткострокові);

· бути досяжними та зрозумілими;

· бути взаємодоповнюючими та взаємоузгодженими тощо.

Цілі організації:

1. ПРИВУТКОВІСТЬ: обсяг прибутку, дохід від інвестованого капіталу, розмір виплати дивідендів на акцію, відношення прибутку до обсягу продажу (наприклад, збільшення прибутку підприємства у наступному році на 4%)

2. РИНКИ: частка ринку, обсяг продажу (реалізації) в натуральних показниках або грошовому еквіваленті, ринкова ніша, сегменти ринку (наприклад, збільшення частки ринку протягом року до 17%).

3. ЕФЕКТИВНІСТЬ: зниження собівартості, витрати на одиницю продукції, співвідношення результатів і витрат (наприклад, досягнення показника ефективності виробництва 12% у наступному році)

4. РЕНТАБЕЛЬНІСТЬ: рентабельність продукції, виробництва, реалізації (наприклад, досягнення показника рентабельності реалізації 6%)

5. ПРОДУКЦІЇ: обсяг продажу конкретного виробу, зміни асортименту та номенклатури (наприклад, впровадження у виробництво нової моделі автомобіля протягом наступних двох років)

6. ПРОДУКТИВНІСТЬ: виробіток на одного працівника, трудомісткість, чисельність тощо (наприклад, збільшення виробітку продукції в розрахунку на одного працівника на 6,5%)

7. ФІНАНСОВІ РЕСУРСИ: структура капіталу, емісія акцій, рух готівки, виплата дивідендів, період інкасації (наприклад, збільшення частки власного капіталу в наступному році до 65%)

8. ВИРОБНИЧІ ПОТУЖНОСТІ, БУДІВЛІ ТА СПОРУДИ: вартість обладнання, будівель, потенційний обсяг виробництва (наприклад, збільшення виробничої потужності до 10 тис. од. продукції в місяць протягом трьох років)

9. ІННОВАЦІЇ: впровадження нових технологій, придбання патентів, ліцензій тощо (наприклад, закупівля в наступному році патенту на виготовлення медичних приладів)

10. ОРГАНІЗАЦІЙНІ ЗМІНИ: кількість ланок та рівнів управління, рівень централізації, норма керованості, організаційна структура (наприклад, створення матричної структури управління для забезпечення роботи над конкретним проектом)

11. ТРУДОВІ РЕСУРСИ: показники невиходів на роботу, запізнень, кількість годин професійного навчання, перепідготовка та підвищення кваліфікації працівників (наприклад, здійснення підвищення кваліфікації певної кількості управлінців середньої ланки з відривом від виробництва протягом місяця на курсах професійної орієнтації)

12. СОЦІАЛЬНА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ: стаж роботи, соціальне забезпечення, організація відпочинку працівників (наприклад, придбання путівок працівникам для санаторного лікування)

Дата добавления: 2014-12-08