Генерація ідеї чи інформації. Модель процесу передачі інформації

Комунікації

ЗВ'ЯЗУЮЧІ ПРОЦЕСИ

Комунікації - це обмін інформацією у процесі функціонування та управління організацією.

Від 60 до 90% свого часу керівник витрачає на спілкування, тобто на комунікацію. Комунікації - це зв'язуючий процес обміну інформацією між двома людьми і головна перешкода успіху діяльності організації.

1. Комунікації організації з зовнішнім середовищем містять:

а) рекламу, побудову "іміджу", образу організації;

б) вплив на державні постанови (лобізм).

2. Комунікації на різних рівнях організації.

Міжрівневі комунікації мають різні форми: вертикальні, наприклад, керівник -підлеглі, та горизонтальні - між відділами (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Рівні комунікації

Гуртки якості, поширені в Японії, є прикладом гнучкого використання комунікацій.

3. Неформальні комунікації, або канал поширення чуток. Чутки мають велику швидкість передачі і з'являються там, де збираються люди.

Комунікаційний процес має чотири головних етапи (Рис. 2.2).

Рис. 2.2. Схема процесу комунікації

Головна частина комунікаційного процесу - це виникнення ідеї, не починайте розмовляти не почавши думати, інакше обмін інформацією буде невдалим. Ідея повинна набрати доступної форми, бути мотивованою і зрозумілою.

Канал інформації може бути не один, а два. Найкраще, якщо вони діють паралельно - письмово і усно.

Кодування - це упаковка для кращого сприйняття ідеї, часто цінні ідеї без належної уваги до кодування потрапляють у зону неуваги.

Передача, декодування. Із-за багатозначності слів і акцентів отримувач не завжди має можливість, або бажання дотримуватись сприйняття ідеї, тому при нормальному декодуванні йому потрібно виконати дії, які запевнять відправникв в тому, що отримувач правильно інтерпретує ідею. Велике значення при обміні інформації має зворотний зв'язок, а також можливі перешкоди (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Вплив зворотного зв'язку та перешкод на якість комунікації

Вплив зворотного зв'язку визначається вдалим використанням перешкод. Генерація перешкод - це діяльність, спрямована на навмисне спотворення якості ідеї.

Міжособисті комунікації. Міжособисті комунікації мають перешко­ди. Виникнення перешкод зумовлено рядом факторів:

1. Сприйняття (різне сприйняття у різних людей).

2. Семантичні бар'єри (вертикальні перешкоди).

Семантика вивчає способи використання слів і сприйняття значень, які передаються словами. Різне значення слів є наслідком різного сприйняття у тому чи іншому культурному середовищі. Існують два види каналів передачі інформації.

Вербальний канал. Використовує слова та інші засоби передачі інформації за допомогою символів.

Невербальний канал. Використовує ознаки (наприклад, зацікавленість інформацією приведе до розширення зіниць очей, тому для перешкоди вживаються темні окуляри).

Понад 55% повідомлень сприймаються частіше за інтонацією, виразом обличчя, модуляцією голосу (наприклад, чиста посмішка на обличчі американця при спілкуванні і "кам'яний вираз обличчя у росіян і німців".)

3. Поганий зворотний зв'язок означає не сприйняття повідомлень, відсутність
впевненості, що слухач сприймає інформацію як потрібно.

4. Невміння слухати співбесідника.

Вміння слухати - це не лише вести себе спокійно і дати людині можливість говорити, набагато важливіше сприймати почуття співбесідника і вдало використовувати обмін інформацією для створення атмосфери взаємопорозуміння. Доречно навести деякі рекомендації з цього при воду.

Поради до мистецтва спілкування:

1. Пояснення ідей перед початком передачі.

2. Короткі, чіткі речення.

3. Увага до мови, поз, жестів, інтонацій.

4. Вивчення емпатії і відкритості (емпатія - увага до почуттів інших людей).

5. Досягнення зворотного зв'язку.

Організація комунікації. На якість комунікацій впливають такі дії.

1. Спотворення повідомлень (навмисне, наприклад: від підлеглого до керівника чи завдяки кількості).

2. Інформаційні перевантаження (велика кількість інформації не дає змоги прийняти правильні рішення).

Вдосконалення комунікацій в організацій полягає у використанні таких дій:

1. Регулювання інформаційних потоків управлінськими діями.

2. Створення системи зворотного зв'язку, опитування робітників.

3. Створення системи збору пропозицій, інформаційні бюлетені.

Нині набуває великого поширення супутниковий зв'язок: ефективна комунікація між організаціями та особами на різних континентах та мобільний телефон, що забезпечує оперативний зв'язок між підприємцями в межах міста, країни.

Дата добавления: 2014-12-17