Исправление ошибок в учетных регистрах

Заключение, сверка и сводка учетных записей в регистрах

Периодически, обычно в конце месяца, в учетных ре­гистрах подсчитываются итоги оборотов за месяц и выво­дятся остатки по счетам. Этот завершающий цикл учет­ных работ за месяц производится с целью сверки, сводки учетных записей и получения соответствующих показа­телей, необходимых для составления пробного баланса.

Способы и техника подсчета итога в учетных регист­рах, сводка данных всецело определяются их содержани­ем, построением и установленной взаимосвязью между ними.

Однако в части подсчета есть и общее правило, кото­рое в одинаковой мере относится ко всем учетным реги­страм. Заключается это в том, что подсчет записей мож­но производить только при том условии, если все доку­менты данного отчетного периода (месяца) отражены в соответствующих регистрах и сделаны необходимые пе­реносы сумм из одних учетных регистров в другие.

Суммы итогов подсчитываются по каждой графе и за­писываются в специально отведенных для этого строчках и колонках регистров. Как уже отмечалось, одной из за­дач подсчета итогов и сводки учетных записей является проверка их правильности. На практике используются различные приемы и способы проверки правильности учетных записей. Они основаны, как правило, на зара­нее разработанной системе взаимоувязки и взаимоконт­роля данных учетных регистров, построенных по шах­матному принципу.

В частности, широко применяется правило, когда в регистрах шахматной формы общий итог граф по гори­зонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки (графы) по вертикали. Если итоги при сверке не совпадут, это будет означать, что в записи или в подсчет вкрались ошибки. Эти ошибки надо найти и исправить.

Действенным средством контроля за правильностью счетных записей является взаимосверка итоговых сумм одних взаимосвязанных журналов-ордеров и ведомостей с другими.

Важное место в контроле за счетными записями при­надлежит взаимосверке данных синтетического и анали­тического учета.

Учет нельзя считать достоверным, правильно отража­ющим действительность, если нет необходимого равен­ства между данными синтетического учета и аналитичес­кого.

В условиях, когда синтетический учет ведется раздель­но от аналитического, взаимосверка их итогов осуществ­ляется посредством составления нам уже известных обо­ротных и сальдовых ведомостей.

При совмещении синтетического учета с аналитичес­ким в одном учетном регистре или же когда записи и ре­гистры аналитического учета предшествуют записям в регистры синтетического учета и являются основанием для последующих, необходимость в такой сверке отпада­ет.

На практике применяются и другие методы контроля счетных записей и итоговых показателей учетных регис­тров, которые будут рассмотрены более подробно при изу­чении бухгалтерского учета в предприятии.

После всех проверок записей, итогов и полного согла­сования учетных регистров приступают к заключитель­ной сводке учетных данных, переносу итогов учетных ре­гистров в Главную книгу. По выверенным данным Глав­ной книги учетных регистров и карточек составляется отчетность.

Таков в общих чертах месячный цикл учетных работ. Как видим, он характеризуется продуманным и строго установленным порядком записеи хозяйственных опе­раций в учетные регистры, подсчета итогов и их сводки.

Соблюдение установленного порядка учетной регист­рации и сводки учетных данных обеспечивает необходи­мую четкость в организации учета и способствует резко­му повышению его значения в деле контроля и оператив­ного руководства деятельностью предприятия.

При подсчете итогов и сверке записей в учетных реги­страх иногда выявляются ошибки.

Однако одного установления ошибок еще недостаточ­но, так как неизвестно, где произошли ошибки и в чем они заключаются. За выявлением ошибок должно следо­вать их нахождение, т.е. отыскание того регистра, его страницы, суммы, части итога и т.п., в которых произош­ла ошибка. Необходимо также определить сущность и характер ошибки.

Нахождение ошибок - дело иногда очень кропотливое, требующее значительной затраты времени и труда. По­этому умение быстро найти ошибку имеет большое прак­тическое значение.

Наиболее распространенным способом отыскания оши­бок является сплошная проверка, или, как говорят, пунк­тировка записей. Сущность его состоит в том, что все за­писи в учетном регистре, в котором обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или же с дру­гими учетными регистрами, в которых отражены те же самые операции. Перед каждой проверенной суммой ста­вится значок «V». При такой проверке ошибочная запись будет обязательно найдена.

После того как ошибки найдены, производится ис­правление их. Правильное исправление ошибки в счет­ных записях имеет большое значение в деле обеспечения верности и ясности учетных сведений и цифр.

Существует следующий порядок техники исправления ошибочных счетных записей в учетных регистрах.

Если ошибка в учетном регистре обнаружена до простав­ления в нем итогов, то исправление ее производится путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей с оговоркой. Зачеркивание ошибочной записи де­лается так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Нуж­ная же запись надписывается над зачеркнутой либо под ней в зависимости от имеющейся возможности, т.е. в дан­ном случае техника исправления ошибочных записей в учетных регистрах та же, что и в документах.

При частичном исправлении многозначных чисел за­черкивается и надписывается все число, а не одна только неверная цифра. Сделанное исправление также оговари­вается и подписывается лицом, отвечающим за данный участок работы.

Исправление ошибок путем зачеркивания неправиль­ных и надписывания правильных записей с оговоркой называется корректурным способом.

Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачер­кивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки должно быть оговоре­но и подтверждено: в документе - подписями лиц, подпи­савших документ; учетных регистрах и машиннограммах - подписью лица, производившего исправление. Оговорка делается на полях книги, карточки, журнала-ордера, про­тив строки исправленной записи. Порядок исправления в банковских документах устанавливается правилами банка.

Корректурным способом пользуются для исправления ошибок, допущенных в результате описок, неправильно­го подсчета итогов, а также записи операции не в тот учет­ный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обнаружены в реги­страх журнально-ордерной формы счетоводства до про­ставления в них итогов, а также в учетных регистрах ме- мориально-ордерной формы учета - до представления бухгалтерского баланса и если их исправление не требу­ет изменения мемориального ордера. После перенесения
итогов регистра в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошиб­ки бухгалтерия оформляет справку, данные которой заносят в Главную книгу отдельной строкой. Они хранят­ся при соответствующих учетных регистрах обособленно.

Дополнительная проводка применяется, когда в реги­страх записана сумма меньше действительной. Она ис­пользуется, если:

• корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало;

• фактическая себестоимость продукции (изделия) вы­ше нормативной (плановой).

Способ красного сторно (отрицательная запись) приме­няется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем следовало, суммы. Исправитель­ная проводка или сумма записывается в учетные регист­ры красными чернилами.

При подсчетах суммы, записанные красными чернила­ми, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Следова­тельно, красная сторнировочная запись полностью анну­лирует запись, и одновременно обычными чернилами со­ставляется проводка, правильно отображающая произ­веденную операцию. При помощи способа красного стор­но исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе и ошибки, допущенные в предыдущих отчет­ных периодах.

Способ красного сторно применяется и при корректи­ровке нормативной (плановой) себестоимости продукции до фактической, если фактическая себестоимость продук­ции ниже нормативной (плановой)

Дата добавления: 2014-11-29