Шахматная (матричная) форма счетоводства

Дата публикации: 29.06.2004

Конец XIX века ознаменовался мощным развитием научной мысли почти во всех областях человеческой деятельности. Не составил исключения и бухгалтерский учет, в котором получило распро­странение формотворчество. Одним из его проявлений стала разработка итальянским бухгалтером Дж. Росси, последовате­лем идей логисмографии, шахматной формы счетоводства (1889 г.). О содержании и особенностях шахматной формы счетоводства рассказывает постоянный автор этой рубрики Я. В. Соколов, д. э. н., профессор, член Методологического совета по бухгалтерскому учету при Минфине России.

Особенность этой формы состоит в том, что в ее основе лежит идея математической матрицы. Все дебетовые записи располага­ются по горизонтали, то есть по строкам, а кредитовые — по вер­тикали, то есть по столбцам матрицы (расположение счетов можно поменять).

И строки, и столбцы матри­цы образуются кодами сче­тов, предусмотренных счет­ным планом. Это позволяет по каждому элементу матри­цы видеть конкретную кор­респонденцию счетов. Возь­мем, например, счет 41 «То­вары». Его дебетовый оборот представляет строка матрицы (ее итог), а из каких оборотов по корреспондирующим (кредитуемым) счетам этот оборот скла­дывается видно из ее столбцов. Итог строки — это и есть сумма кредитуемых счетов. Благодаря такому подходу создается слож­ная (составная) проводка:

Дебет 41 «Товары»

Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит 42 «Торговая наценка»

Кредит 75 «Расчеты с учредителями»

Возможны и другие счета. Более того, если ставится задача кон­троля внутренней переброски товаров между материально ответ­ственными лицами, то делается запись:

Дебет 41 «Товары»

Кредит 41 «Товары».

Однако для последующего экономического анализа используемых ресурсов такая запись не желательна, так как искажает общую структуру получаемых ценностей (точно так же нежелательны и все подобные обороты внутри одного счета).

Все, что было рассказано относительно дебетуемых счетов по строкам, можно повторить относительно кредитуемых счетов по столбцам. Если строки и столбцы дополнить данными о входящих сальдо, то по этой же матрице можно легко вычислить и конечное сальдо.

Итоги матрицы будут содержать три контрольных равенства:

1. Сумма дебетовых (начальных) сальдо всех счетов будет равна сумме кредитовых (начальных) сальдо этих же счетов;

2. Сумма дебетовых оборотов всех счетов будет равна сумме кредитовых оборотов этих же счетов;

3. Сумма дебетовых (конечных) сальдо всех счетов будет равна сумме кредитовых (конечных) сальдо этих же счетов.

Эти так называемые постулаты Пачоли демонстрируются в этой форме счетоводства с максимальной наглядностью.

Идея шахматной формы всем бухгалтерам очень понравилась, но возникли большие сложности с ее практическим применением. Дело в том, что в сущности она объединяет в одном регистре и Журнал регистрации фактов хозяйственной жизни, и Главную книгу, и Оборотную ведомость (Пробный баланс). Но это в тео­рии. На практике бухгалтер сталкивается минимум с тремя этапа­ми агрегирования данных из первичных документов:

1. Накапливание в регистрах;

2. Обобщение в Главной книге;

3. Трансформация для отчетных форм.

Отсюда практика узнала два основных варианта реализации этой формы счетоводства.

Вариант первый. Классический подход, когда записи делаются прямо в шахматную ведомость (см. схему 1):

Схема 1

Данные первичных документов (блок 0) прямо переносятся (за­пись 1) в шахматную ведомость, а затем (записи 2 и 3) использу­ются для составления баланса (блок 2) и отчета о прибылях и убытках (блок 3). Сложности возникали с ведением шахматной ведомости. Поскольку за месяц возможно повторение одинаковых проводок, то такой вариант реализации матрицы оказался воз­можным только в малых предприятиях, но этим предприятиям и двойная бухгалтерия — слишком большое удовольствие.

Вариант второй предполагал предварительное накапливание дан­ных в промежуточном регистре (регистрах) (см. схему 2):

Схема 2

Особенность этого варианта связана с тем, что данные первичных Документов сначала (запись 1) накапливаются в промежуточных регистрах (блок 1), в качестве которых могли выступать или ве­домости на свободных листах, или карточки. И те, и другие пре­дусматривали накопление данных в течение отчетного периода. И только по окончании последнего итоги регистра (запись 2) ис­пользовались для заполнения шахматной ведомости (блок 2).

Составление (записи 3 и 4) двух основных отчетных форм (блоки 3 и 4) уже не представляло сложности.

Вся проблема использования этого варианта была связана с нако­плением данных в разрезе корреспондирующих счетов. Одним из способов преодоления этого недостатка была система досье. На каждую проводку открывалась папка, в которую закладывались первичные документы. На внутреннем обороте папки бухгалтер проставлял дату закладки, а также дату и номер документа (ино­гда проставляли суммы). По окончании отчетного периода суммы подытоживались и разносились по элементам матрицы. Этот по­следний подход получил огромные возможности для практиче­ского применения в условиях использования компьютерной тех­ники, ибо вместо картонных досье стали пользоваться запоми­нающим устройством вычислительной техники.

Вместе с тем появление компьютеров раскрыло огромные анали­тические ресурсы шахматной формы счетоводства. Теперь появи­лась возможность почти без трудовых затрат абсолютные числа, присутствующие в шахматной ведомости, автоматически перево­дить в так называемые угловые коэффициенты, то есть итог каж­дой строки принимается за единицу, а абсолютное значение этого итога рассматривается как знаменатель. Числителями в этом слу­чае выступают абсолютные значения кредитуемых с этим дебето­вым оборотом счетов. Тем самым выявляются связи кредитовых оборотов с дебетовыми по горизонтали (по строкам). Далее со­ставляется вторая матрица с угловыми коэффициентами, но уже по вертикали (по столбцам).

Таким образом, бухгалтер, работающий на компьютере, всегда видит не только обороты по корреспондирующим счетам, но и силу их взаимосвязей. Это создает возможности для прогнозиро­вания данных хозяйственной деятельности и даже управления самой этой деятельностью.

В самом деле, если мы, например, в розничной торговле знаем величину дневной выручки, то, ориентируясь на значения угло­вых коэффициентов, можно определить достаточно репрезента­тивные (представительные и приблизительно правильные) значения многих других величин (прежде всего, имеет значение величина прибыли). Это подлинная революция в учете, ибо традици­онная бухгалтерия работает в «слепом» режиме. Пока бухгалтер не составит квартального баланса, ни он, ни его начальники, ни финансовые аналитики не знают, работают они с прибылью или убытком. Один кибернетик, ознакомившись с хозяйственной дея­тельностью предприятия и его бухгалтерским учетом, очень огор­чился и сказал, что если предприятие уподобить автомобилю, ло­бовое стекло которого заклеено черным сукном, директора, кото­рый разруливает машину, — шоферу, а зеркальце перед ним, пока­зывающее пройденный путь, — бухгалтерским учетом, то у води­теля по такой информации, идущей от зеркальца, есть одна воз­можность: рано или, в лучшем случае, поздно разбиться. И ему, кибернетику, стало понятно, почему так часто разоряются пред­приятия: дирекция не знает пути, по которому она следует. И только шахматная форма счетоводства сливает воедино учет и анализ, позволяя взять под контроль деятельность хозяйствующе­го субъекта.

Внешне усложненная, ис­пользующая элементы со­временной математики (мат­ричной алгебры) шахматная форма счетоводства сущест­венно упрощает учет и ис­пользование его данных в целях управления предпри­ятием.

Основной регистр — шахматная оборотная ведомость — с макси­мально возможной наглядностью раскрывает как все экономиче­ские взаимосвязи, которые возникают внутри предприятия, так и его внешние отношения с корреспондентами (юридическими и физическими лицами, находящимися вне штата предприятия). А наличие шахматных ведомостей за ряд периодов показывает в абсолютных и относительных числах изменение динамики хозяй­ственной жизни предприятия, что также очень важно для изуче­ния успешности его деятельности.

Однако наш рассказ не будет полным, если не будет отмечен один серьезный недостаток этой формы — она допускает только про­ водки одного типа: Дебет (+) Кредит (+), и тем самым исключа­ются сторнировочные записи типа Дебет (-) Кредит (-); Дебет (+), Дебет (-) Кредит (+), Кредит (-). Но наличие недостатков, как пишет­ся в отзывах на книги и, особенно, на диссертации, не снижает обшей положительной оценки метода. Да и бывает ли что-нибудь без изъянов? Говорят, и на солнце есть пятна.

Дата добавления: 2014-11-29