Постановка и автоматизация системы управленческого учета затрат и бюджетирования

Эффективное функционирование системы учета и бюджетирования затрат возможно при условии разработки методологических основ и контроля и их грамотной реализации в рамках учетной подсистемы организации. Немаловажное значение имеет наличие средств автоматизации и структурного подразделения, которое будет заниматься постановкой системы, ее функционированием и контролем реализации учетно-аналитических процедур. Одним из важнейших этапов постановки учета и бюджетирования является процесс автоматизации. Использование программных продуктов для автоматизации управленческого учета позволяет значительно снизить организационные и временные затраты на составление, корректировку бюджетов и формирование внутренней отчетности, обеспечить оперативность получения необходимой информации, а также расширить аналитические возможности путем использования ряда специализированных средств. Поэтому при внедрении полноценной системы управленческого учета организациям нельзя обойтись без автоматизации бюджетного процесса и выбора информационной системы, представляющей собой определенную финансовую модель компании, реализованную в форме компьютерной программы.

Исследование рынка программных продуктов показало, что специальных программ только для ведения. Управленческого учета в настоящее время не разработано. К программам, предназначенным для автоматизации задач управленческого учета, можно отнести корпоративные информационные системы (КИС), модули управленческого учета и бюджетирования в программах автоматизации бухгалтерского учета, системы автоматизации бюджетирования (САБ), а также специализированные программные продукты для управления проектами, расчета инвестиционных проектов и т.д. При внедрении систем управленческого учета и бюджетирования в организации может возникнуть ряд проблем, избежать которые возможно при условии грамотного выбора программного продукта. Условно проблемные ситуации можно разделить на две категории: методические и организационные.

• отсутствие системного подхода к разработке и внедрению управленческого учета, понимания основной сути управленческого учета как единой информационной системы организации:

• отсутствие в организации единой терминологии управленческого учета и бюджетирования, попятной всем участникам процесса внедрения;

• непонимание важности аналитической функции учета и ориентация аналитических процедур на запросы только внешних пользователей;

• недостаточная проработка методологических вопросов управления затратами (непродуманная классификация затрат, необоснованное применение методов учета затрат и калькулирования себестоимости);

• игнорирование взаимосвязи процессов управленческого учета и бюджетирования, использование различных подходов к построению учетной и бюджетной аналитики:

• несоблюдение процедур и регламентов бюджетирования;

• несоответствие структуры и форматов внутренней отчетности форматам учета и бюджетирования;

• отсутствие связи стратегического плана и бюджета компании.

• отсутствие на предприятии четкой иерархии организационной структуры;

• неучастие менеджеров высшего эвена в постановке целей и разработке основных методологических аспектов;

• недостаточную квалификацию сотрудников ~ участников процесса, отсутствие мотивации;

• внедрение по принципу «все сразу и сейчас».

Имеются и проблемы, связанные с внедрением информационных технологий, как объективного, так и субъективного характера. Объективная сторона проблемы заключается в тои, что любой программный продукт содержит внутреннюю логику, заложенную в его функциональность, базируется на серьезном аналитическом подходе, что требует высокой квалификации, специалиста для повседневной эксплуатации продукта. Субъективный фактор заключается в том, что не всегда уровень готовности специалистов компании соответствует необходимому для внедрения, кроме того, недостаточно информации об особенностях функционирования того или иного продукта и адекватности его хозяйственным процессам этого предприятия.

Следует отметить, что ни один программный продукт не является настолько универсальным, чтобы в нем учитывались форма собственности, вид деятельности, принятая на предприятии учетная политика, структура бизнеса и другие факторы, поэтому требуется донастройка, адаптация под особенности функционирования данной организации. Здесь возникает серьезная проблема адекватности необходимых затрат на автоматизацию и экономический эффект от внедрения системы управленческого учета и бюджетирования, Все вышеперечисленные проблемы возникают у любого предприятия, имеющего намерение внедрить в практику управленческий учет и бюджетирование, однако несомненны и преимущества автоматизации этих процессов, такие как оперативность получения необходимой информации; развитые аналитические возможности; создание единого информационного пространства компании; наличие активной системы оповещения об отклонениях; снижение трудозатрат специалистов на поиск и обработку информации.

Рассмотрим характеристики различных классов систем автоматизации управленческого учета и бюджетирования. На настоящий момент на российском рынке представлен широкий спектр рассмотренных программных продуктов, которые различаются между собой многообразием функциональных возможностей и применяемых информационных технологий, а также стоимостью внедрения. Наиболее известны из них продукты Active Planner, Adaytum e.Planning, BJet, Comshare MFC, Hyperion Pillar, Oracle Financial Analyzer, PlanDesigner, «Инталев: Корпоративные финансы», «Контур Корпорация. Бюджет» и т.д. Спектр их функциональных возможностей и стоимостных характеристик способен удовлетворить потребности самых разных компаний, отличающихся как по масштабам, так и по видам деятельности. При этом опыт российских предприятий показывает, что процесс выбора соответствующей компьютерной программы зачастую сопряжен с различными трудностями, вызванными отсутствием достаточной информации о возможностях программных продуктов.

Системы автоматизации управленческого учета разнообразны по своему построению, применяемым информационным технологиям, глубине проработки функций и ориентации на количество пользователей. Однако до сих пор не существует стройной классификации программ для управленческого учета, определяющей концепции их построения и позволяющей пользователю выделить из всего разнообразия две-три системы для более детального изучения их возможностей. Разработчики программных продуктов для эффективного продвижения характеризуют свои разработки в превосходной степени, не упоминая о недостатках. Проведение сравнительной оценки по наиболее значимым критериям (ввиду неопределенности этих критериев и отсутствии стройной системы классификации программных продуктов) приводит к тому, что пользователи сталкиваются со значительными трудностями при выборе подходящего для них инструментального средства.

Для выявления группировочных признаков, которые позволят провести классификацию программных продуктов и определить критерии сравнения, рассмотрим этапы в развитии систем автоматизации. В связи с широким распространением доступных персональных компьютеров развитие получили учетные системы, которые стали называться корпоративными информационными системами (КИС), а далее, в зависимости от уровня и направления автоматизации, еще классифицировались как более высокоразвитые MRP- и ЕRР-системы (Material Requirements Planning - планирование потребности в материальных ресурсах, Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия). Они охватывали все основные участки информационного поля коммерческих организаций, что стало возможным только с применением модульной концепции построения приложений с единой базой данных.

С развитием рынка и повышением конкуренции, в том числе и со стороны западных компаний, с одной стороны, и появлением большого числа малых и средних предприятий, с другой стороны, появилась необходимость в программном обеспечении с короткими сроками внедрения, простотой в эксплуатации, удобным пользовательским интерфейсом и невысокой стоимостью. В то же время на российском рынке появились и обосновались западные специализированные системы управленческого учета и бюджетирования, поддерживающие более широкий набор функций. Основное их отличие кроется в отказе от концепции единой унифицированной базы данных для всего предприятия в пользу распределенного хранения и обработки специализированной информации, при этом взаимодействие с другими программами осуществляется через взаимный обмен данными.

Таким образом, можно говорить о существовании двух базовых концепций автоматизации управленческого учета на предприятиях. Первая состоит в применении интегрированных модулей корпоративных информационных ЕRР-систем. Вторая предполагает использование специализированных систем автоматизации управленческого учета. Обе концепции имеют право на существование, поскольку есть сотни примеров успешных внедрений и по одной, и по другой модели. С тем чтобы помочь пользователю осуществить выбор, необходимо знать различия в эффективности применения программ, построенных на этих концепциях, на предприятиях различного типа.

Известно множество классификационных признаков для характеристики программных продуктов автоматизации управленческого учета: функциональная ориентация (локальной функциональности и полнофункциональные программные продукты); производитель программного продукта (зарубежные системы, российские системы); масштаб системы (индивидуальные, системы среднего масштаба, распределенные); гибкость систем автоматизации (преднастроенные системы, технологические платформы, универсальные системы). Вследствие невозможности одновременного применения указанных сравнительных признаков для выделения классов систем произведем последовательное сравнение по отдельным параметрам.

В таблице 5.7 представлена характеристика достоинств и недостатков наиболее распространенных отечественных и зарубежных программ. Затем сравнение было продолжено с выделением классификационных групп. С этой целью рассмотренные системы были разделены на четыре однородные группы (табл. 5.8), после чего были изучены достоинства и недостатки систем, принадлежащих каждой классификационной группе (табл. 5.9).

Таблица 5.7. Сравнительная характеристика специализированных систем автоматизации управленческого учета и бюджетирования

Программный продукт	Достоинства	Недостатки	Область применения
Зарубежные разработки
Active Planner (Epicor Software Corporation, США)	Понятный интерфейс, наличие разнообразных механизмов работы с бюджетными таблицами и мощного механизма создания формул	Невысокая производительность, отсутствие web-доступа для удаленных подразделений и развитых средств коллективной работы	Рекомендуется средним компаниям с несложной финансовой структурой и повышенными требованиями к удобству работы с бюджетной моделью
Adaytum e.Planning (Adaytum, США)	Наличие разнообразных средств коллективной работы пользователей и обмена данными с удаленными подразделениями, удобный графический интерфейс, возможность масштабировать систему для большего числа пользователей	Для настройки практически всех алгоритмов и моделирования взаимосвязей бюджетных статей используется только язык формул, поэтому реализация возможностей программы требует больших трудозатрат и наличия определенной квалификации у персонала организации	Предназначена для использования предприятия с развитой филиальной сетью, для которых принципиальное значение имеет поддержка многопользовательской работы
Comshare MPC (Comshare Inc, США)	Удобство и простата использования настройки, наличие наиболее развитых функциональных возможностей для поддержки процесса бюджетного управления	Достаточно сложная архитектура базы данных, неудобство работы с бюджетными статьями, которые могут быть организованы только в плоский список	Предназначена для использования на крупных и средних предприятиях со сложным финансовым механизмом
Hyperion Pillar (Hyperion Solutions Corporation, США)	Легкость освоения, наличие отработанного функционала для создания бюджетов и отчетов, возможность вносить изменения в финансовую модель в процессе планирования	Отсутствие автоматической консолидации данных, невозможность одновременной работы сотрудников с одним файлом, отсутствие средств многомерного анализа данных (OLAP)	Применима на средних предприятиях с несложной финансовой структурой и без развитой сети филиалов
Oracle Financial Analyzer (Oracle, США)	Наличие многофункциональных инструментов моделирования бюджетов, развитых средств поддержки многопользовательской работы и ряда возможностей для интеграции с внешними приложениями	Необходимость сложной и дорогостоящей настройки, неполная локализация системы и пользовательской документации, отсутствие встроенных средств, позволяющих вести документооборот	Предназначена для крупных предприятий со сложными финансовыми потоками и большими объемами данных
Prophix (Prophix Software, Канада)	Понятный интерфейс электронных таблиц, легкость освоения и низкая стоимость внедрения	Уступает по мощности большинству рассмотренных систем и обладает меньшей гибкостью	Рекомендуется небольшим и средним фирмам с несложной финансовой стурктурой
Отечественные разработки
BPlan (ITeam)	Минимальная стоимость внедрения, доступность освоения, возможность осуществлять моделирование бюджетов и планирование без привлечения технических специалистов	Отсутствие ряда функций, присущих более развитым системам, в том числе инструментария согласования и утверждения бюджетов и средств обмена данными с внешними приложениями	Может использоваться небольшими и средними компаниями с несложной финансовой структурой
BussinesBuilder PlanDesigner (“Софтпром”)	Простота освоения, широкие возможности для расчета плановых показателей и проведения всестороннего анализа данных, наличие удобных средств графического отображения данных	Техническая необработанность некоторых функций, что касается организации хранения элементов бюджетной модели, поддержки многопользовательской работы, интеграции с внешними источниками	Рекомендуется средним и крупным компаниям, не предъявляющим повышенных требований к уровню технической реализации системы
“Инталев: Корпоратианые финансы” (КВФ “Инталев”)	Наличие развитых функциональных возможностей, значительно расширяющихся при совместном использовании с системой “1С Предприятие”, большое колич”ество внедрений в РФ	Необходимость значительной детализации данных при формировании бюджетов, поскольку бюджетирование ведется от платежных операций, сложность освоения для персонала, незнакомого со спецификой бухгалтерских программ	Могут использовать компании, ведущие учет в системе “1С ”, дя которых принципиальное значение имеет тесная интеграция с учетом
“КИС: Бюджетирование” (Компьютерные информационные системы)	Наличие детально проработанной и документально оформленной процедуры внедрения системы, позволяющей предприятию снизить организационные и временные затраты	Недостаточная гибкость при использовании на непроизводственных предприятиях	Подходит для средних и крупных производственных компаний, бизнес которых не распределен географически
“Контур Корпорация. Финансовое планирование” (IntersoftLab)	Высокий технологический уровень, наличие разнообразных методик планирования и механизмом анализа данных, возможность хранения и анализа больших объемов информации	Необходимость предварительной при использовании системы на предприятиях небанковской сферы	Предназначена для банков, а также холдингов, особенно использующих различные учетные системы и базы данных в разных подразделениях

Таблица 5.8. Классы информационных систем, используемых для автоматизации управленческого учета

Наименование группы систем	Характеристика	Примеры систем
Стандартные электронные таблицы и базы данных	Изначально не предназначены для автоматизации бюджетирования, поэтому имеют ограниченные функциональные возможности. Использование систем возможно только в локальном (однопользовательском) режиме или незначительным числом сотрудников	Мiсrosоft Excel, Microsoft Access
Корпоративные информационные системы (КИС)	Необходимы для информационного моделирования предприятия в целом и не предназначены для полномасштабной автоматизации бюджетирования. Бюджетирование может осуществляться в отдельном бюджетном модуле или в самой КИС, в которой существует возможность планирования ряда бизнес-процессов	SAP/R3, Oracle Applications, «1С: Предприятие»
Системы бюджетирования, интегрированные с КИС	Предназначены для автоматизации бюджетирования на предприятиях, в которых используются корпоративные пакеты определенных производителей	«Рарус», mySAP Financials, «Инталев: Корпоративные финансы»
Специализированные системы автоматизации бюджетирования предприятий (САБ)	Зарубежные разработки
Являются специализированными программными продуктами для автоматизации бюджетирования высокого класса, что подтверждается наличием широкого спектра функциональных возможностей и высокой стоимостью внедрения	Active Рlаnner, Cognos Enterprise Planning, Prophix, ComshareMPC, Нуреrion Pillar
Отечественные разработки
Являются САБ с довольно развитыми техническими возможностями, однако уступают зарубежным аналогам по некоторым параметрам, в том числе по известности и опыту внедрения	BussinesBuilder РlаnDеsigпеr; ВРlаn, «КИС: Бюджетирование»

Наибольший интерес представляют корпоративные системы управления (Oracle Applicatians, SAP/R3, 1С:Предприятие и др.). Такие системы являются системами транзакционного типа, обеспечивающими регистрацию хозяйственных операций и их интерпретацию в соответствии с управленческим планом счетов. При этом транзакционный механизм неприменим для планирования деятельности предприятия на достаточно продолжительный период (квартал и более), поэтому системы данного класса могут использоваться только для постановки управленческого учета и краткосрочного планирования.

Таблица 5.9.Сравнительная характеристика классов систем, используемых для автоматизации управленческого учета

Достоинство	Недостаток	Область применения
Стандартные электронные таблицы и базы данных
Простота в использовании и освоении. Возможность самостоятельного построения широкого спектра взаимосвязей и формул. Возможность автоматизации ввода данных в программу путем импортирования текстовых файлов и информации из большинства учетных систем	Отсутствие ряда необходимых функций (разграничение доступа, автоматическая консолидация данных, защита от исправлений). Невозможность одновременной работы сотрудников с одним файлом. Отсутствие возможности автоматизации процесса взаимодействия различных подразделений при формировании бюджета	Могут применяться небольшими компаниями с небольшим числом центров ответственности, нуждающимися в инструменте для оперативного планирования и учета денежных потоков
Корпоративные информационные системы (КИС)
Возможность ведения бюджетирования в единой унифицированной базе данных всего предприятия. Отсутствие необходимости обмена данными с системой бюджетирования	Отсутствие возможности среднесрочного и долгосрочного планирования, поскольку КИС предназначены только для детального планирования в разрезе хозяйственных операций. Ограничение возможности осуществления бюджетирования «сверху-вниз»	Могут использоваться компаниями, ведущими «однородный» бизнес и не имеющими территориально удаленных подразделений
Системы бюджетирования, интегрированные с КИС
Облегчение внедрения системы бюджетирования. Отсутствие необходимости «ручного» ввода в систему документальных данных, регистрируемых в КИС	Ограниченная область применения. Отсутствие возможности укрупненного долгосрочного планирования в связи со спецификой КИС	Применимы для средних и крупных компаний, кроме холдингов, в которых уже используются определенные КИС
САБ зарубежных производителей
Высокий технологический уровень. Поддержка многопользовательской работы со сложными моделями	Неполная локализация программ и пользовательской документации. Сложность внесения изменений в настроенную систему. Необходимость работы с большим объёмом данных. Высокая стоимость внедрения	Могут использоваться средними и крупными компаниями, имеющими несколько направлений бизнеса и развитую филиальную сеть
САБ российских производителей
Довольно развитые технические возможности. Сравнительно низкая стоимость внедрения	Уступают зарубежным аналогам по известности и опыту внедрения	Применимы для средних и крупных компаний, не предъявляющих требований к производительности системы

Нередко данные задачи ставят перед собой производственные и торговые компании, ведущие «однородный» бизнес и не имеющие территориально удаленных подразделений.

Поскольку корпоративные информационные системы предназначены только для планирования, учета и обработки хозяйственных операций, то для отдельных специфических задач применяются системы, интегрируемые с КИС, в основе которых лежит использование транзакционного подхода. Такие системы могут использоваться на различных предприятиях, однако наилучшим образом интегрируются с корпоративными пакетами определенных производителей.

Например, если в организации установлена система «1С:Предприятие:», то при выборе модуля бюджетирования следует отдать предпочтение продуктам фирмы «Инталев» или «Рарус», поскольку они специально разработаны для совместной установки с «1С».

Основным преимуществом данного подхода является отсутствие необходимости «ручного ввода документальных данных, регистрируемых в КИС. Использование специализированных систем автоматизации управленческого учета нетранзакционного типа позволяет полностью преодолеть ограниченность корпоративных систем и устранить вышеперечисленные недостатки путем импорта данных из других источников и позволяют накапливать первичную информацию в форме отдельных документов.

На современном тапе наибольший интерес представляют системы двух последних классов, поскольку за последние годы они получили широкое распространение и стали рассматриваться как отдельный класс автоматизированных систем. Так, по данным информационного агентства DSS Consulting, в настоящее время на российском рынке представлено более 30 специализированных систем управленческого учета, а в течение 2006 г. темп роста рынка данных систем составил по различным данным от 98 до 146%, причем 66% всех завершенных проектов приходилось на разработки российских предприятий/

При этом системы автоматизации управленческого учета, как иностранного, так и отечественного производства, различаются между собой как функциональными особенностями и применяемыми информационными технологиями, так и стоимостью внедрения. Зарубежные системы отличают высокий технологический уровень и поддержка многопользовательской работы со сложными моделями, а также высокая стоимость внедрения. Поэтому их целесообразно использовать в корпорациях и компаниях, имеющих несколько направлений бизнеса и развитую филиальную сеть.

Российские программные продукты уступают зарубежным аналогам по известности и опыту внедрения, однако имеют довольно развитые технические возможности и обладают сравнительно низкой стоимостью внедрения. Поэтому их целесообразно использовать на средних и крупных предприятиях, не предъявляющих повышенных требований к производительности функциональности системы.