Методические рекомендации. Тема 3.2 Организация управленческого труда

Тема 3.2 Организация управленческого труда

Функции и задачи менеджера. Требования к менеджеру. Планирование личного труда руководителя. Сущность и необходимость делегирования полномочий. Проведение бесед, собраний, совещаний, прием посетителей.

Для начала изучите функции и задачи менеджера. Функции менеджера как и ситуации, в которых они реализуются, разнообразны, тем не менее можно выделить три основные.

Во-первых, менеджер определяет основные задачи организации, решает вопросы распределения ресурсов, осуществляет текущие корректировки, при этом он несет ответственность за последствия принятого решения.

Во-вторых, менеджер собирает информацию о внутренней и внешней среде, распространяет ее и, наконец, разъясняет цели организации. От того, насколько менеджер владеет информацией, зависит результат его работы.

В-третьих, менеджер выступает в качестве руководителя, формирующего отношения внутри и вне организации, мотивирующего членов организации на достижение целей, координирующего их усилия, выступающего в качестве представителя организации. Он должен быть человеком, за которым люди готовы идти.

Далее требования к менеджеру к менеджеру любого уровня предъявляется целый ряд требований. Он должен обладать следующими основными качествами:

· наличие знаний и опыта в области управления современной организацией;

· компетентность в вопросах состояния и развития той отрасли, к которой относится организация по виду и характеру деятельности (состояние исследований, техника, технология, конкуренция, динамика спроса на продукцию);

· владение навыками предпринимательства, умение владеть ситуацией на рынках;

· умение обосновывать и принимать компетентные решения в условиях высокой динамичности и неопределенности на основе согласования с нижестоящими руководителями и работниками, распределять участие их в реализации принятых решений;

· наличие практического опыта и знаний в области анализа ситуации на определенных рынках или их сегментах, на которых уже работает или намеревается работать;

· высокая культура, честность, способность быть образцом во всем;

· умение анализировать деятельность и действия фирм- конкурентов;

· способность и умение управлять ресурсами организации;

· умение прогнозировать и планировать работу организации;

· владение способами повышения эффективности управления и функционирования организации;

· владение современными информационными технологиями, средствами коммуникации и связи;

· умение управлять самим собой, своими эмоциями в стрессовых ситуациях и временем;

· хорошая риторика, выразительность, быстрая словесная реакция;

· убедительность, высокий интеллект, чувство юмора, уверенность в себе;

· уверенность в суждениях, оригинальность, творческий подход;

· инициативность, целеустремленность;

· высокая работоспособность, жизненная активность, выносливость;

· обаяние, популярность, привлекательность;

· готовность взять на себя ответственность;

· решительность, энергичность, динамичность в решении вопросов;

· знания и проницательность (знание конкретных условий в организации, умение в них ориентироваться, быть проницательным и находчивым);

· умение оказывать самопомощь (помощь самому себе), поддерживать себя за счет развития навыков управления в определенных условиях организации;

· умение предвидеть тенденции развития хозяйственной конъюнктуры, особенности спроса, мер государственного регулирования экономики в своей стране и в других странах, на рынках которых фирма стремится усилить либо удержать свои позиции.

Затем рассмотрите процесс планирования личного труда руководителя. Далее рассмотрите сущность и необходимость делегирования полномочий. Под д елегированием понимается передача полномочий по решению задачи от руководителя к подчиненному. Необходимо помнить, что передаются полномочия, а не ответственность. Делегирование может быть длительным или иметь форму разовых поручений.

Обязанности, делегируемые в первую очередь:

- рутинная деятельность, которая не сильно влияет на результат, процессы, повторяющиеся периодически, требующие большого количества времени, и не требуют менеджерских навыков. Например, сбор информации, различные отчеты, работа с почтой, исходящие звонки, ответы на письма;

- специализированная деятельность, та, которая требует специализированных знаний. Если какой-либо сотрудник обладает данными знаниями и опытом и может выполнить данное задание намного лучше. Например, подготовка совещаний, презентаций, написание текстов.

Руководители, получившие повышение недавно, должны знать о необходимости делегирования любого вида деятельности. Потому что в это время можно создать новый проект, сделать стратегическое планирование или просто пройтись по парку.

Есть задания, которые делегировать не стоит:

- задания, связанные с традициями компании. Например, награждения, поощрения, признание героев, поздравления. Такие дела, которые имеют отношение к вашей должности, позиции и престижу;

- антикризисные и политические мероприятия. Возможности принятия решений ограничиваются политикой компании. Менеджер может делегировать поручения в соответствии с правилами политики организации. Но он не должен делегировать ответственность, которая предполагает определение политики организации, выбора стратегии и принятия решения, ведущих к выходу из кризиса;

- личные встречи с персоналом ни по инициативе руководителя, ни по инициативе работников. Такие встречи могут провоцироваться желанием установления обратной связи, необходимостью проведения аттестации, постановки целей. Также, дисциплинарные поощрения и взыскания, решение ситуаций конфликтов;

- нельзя делегировать делегирование. Самая распространенная ошибка – делегирование через секретаря;

- задачи, связанные с высокой степенью риска.

Далее изучите порядок проведение бесед, собраний, совещаний, приема посетителей.

Обратите внимание на использование листков памяти при организации управленческого труда. Листы-памятки представляют собой разграфленные листы, на которых в определенном порядке перечисляется то, что должно быть сделано, поручено, перепроверено или изменено. Их используют для повторяющихся работ. Листы-памятки образуют основную структуру, которая может постоянно совершенствоваться, являются накопителем опыта. Они служат инструментом личной подготовки к работе.

Использование листов-памяток:

♦ облегчает выполнение рутинной работы;

♦ дает значительную экономию времени, высвобождая дополнительную энергию;

♦ делает многие дела обозримыми;

♦ исключает необходимость снова и снова обдумывать рутинные процессы ("изобретать велосипед");

♦ исключает то, что какое-либо дело может быть забыто;

♦ дает максимум уверенности при минимуме контроля;

♦ способствует накоплению опыта и совершенствованию стиля работы;

♦ разгружает память.

Разложение работы на отдельные фазы способствует концентрации на наиболее существенном, исключает то, какое-либо дело может быть забыто.

Пример листа-памятки "Подготовка и проведение деловой беседы":

1) подготовить целеустановку к беседе;

2) подготовить необходимую документацию;

3) составить список участников беседы со своей стороны;

4) продумать начало беседы;

5) обозначить возможные "узкие" места у клиента;

6) подготовить свой вариант решения;

7) подготовить возможные возражения клиента;

8) подготовить свои контраргументы, сильные стороны;

9) сделать заметки;

10) выполнить анализ, оценку;

11) выполнить немедленные действия;

12) сделать немедленные поручения;

13) выполнить дальнейшие действия.

Вопросы для самоконтроля

1. Назовите функции и задачи менеджера.

2. Перечислите требования, предъявляемые к менеджеру на предприятии.

3. Опишите процесс планирования личного труда руководителя.

4. Объясните необходимость делегирования полномочий.

5. Охарактеризуйте порядок проведения бесед, собраний, совещаний и приема посетителей руководителем предприятия.

Литература

[5, с.215-223,236-241];[6, с.88-104];[7, с.287-315]; [11, с.135-138].

Дата добавления: 2014-12-07