Общие положения. Приемка товара в магазине

Приемка товара в магазине

Снятие магазина с охраны

а. Ответственный сотрудник должен произвести снятие магазина с охраны, следуя утвержденной процедуре (правило, может отличаться в зависимости от того, с какой компанией заключен договор охраны).

б. После открытия входной двери необходимо сразу провести процедуру снятия магазина с охраны. В противном случае активизируется сигнализация охранного комплекса, и приедет наряд вневедомственной охраны.

в. Во избежание ложной активизации сигнализации в момент снятия магазина с охраны, никто, кроме ответственного сотрудника, не должен входить в магазин.

г. Необходимо проверить, активизировалась ли сигнализация в период времени, когда магазин был закрыт. Эта информация высвечивается на дисплее охранной системы.

д. Если сигнализация активизировалась, необходимо определить время, зону и сектор активизации сигнализации, связавшись с оператором охранного комплекса (представителем службы технической поддержки). В целях обнаружения причины срабатывания сигнализации, необходимо осуществить внешний осмотр зоны срабатывания в присутствии 2-х свидетелей. В случае обнаружения явных следов взлома, любого другого противоправного проникновения, хищений немедленно сообщить об этом в охранную фирму, а также Территориальному менеджеру по управлению розничной сети/ Менеджеру по управлению регионом/Директору по розничной торговле, в Юридический отдел компании, и, по согласованию с ними, в милицию

е. В случае активизации охранной сигнализации Директор магазина обязан уведомить Территориального менеджера по управлению розничной сети по электронной почте или телефону, в день обнаружения факта тревоги с указанием ее возможных причин.

а. Приемку товара вправе осуществлять сотрудник магазина, заключивший договор о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности и имеющий доверенность компании на осуществление приемки товара (в большинстве случаев это Кладовщик/Старший кладовщик). Директор магазина обязан обеспечить наличие действующих доверенностей на право осуществления приемки у всех сотрудников, фактически осуществляющих приемки товара. Приемка товара со стороны Получателя должна подтверждаться подписями Директора/Администратора магазина и сотрудника магазина, осуществляющего приемку, в сопроводительных документах. Приемка товара/грузовых мест (ГМ) со стороны Перевозчика должна подтверждаться подписью Водителя.

б. Запрещено при приемке товара, до полного проведения приёмки, оставлять товар без контроля сотрудника, осуществляющего приёмку товара / Менеджера / Администратора магазина во избежание возникновения фактов умышленной порчи/кражи ГМ водителем/третьими лицами после осуществления сотрудниками их пересчета и подписания сопроводительных документов.[Prohorov7]

в. Поштучная приемка товара подразумевает установление соответствия между фактическим и документальным наличием товара. Фактическое наличие – это количество единиц товара каждого артикула, которое реально существует на момент проверки. Документальное наличие товара отображается в сопроводительных документах и содержит информацию о количестве единиц товара для каждого из перечисленных артикулов.

г. При каждой поставке товара, при которой были выявлены факты повреждения грузовых мест, тента и др, Директор/сотрудник магазина, осуществляющий приемку обязан сфотографировать все повреждения, которые могут быть причинами недостачи, а также сфотографировать номер пломбы, номер автомобиля и водителя.

д. В случае если поставка товара была осуществлена из другого магазина Директор магазина-получателя в день приемки товара от транспортной компании в обязательном порядке посредством отправки электронной заявки (в заявке указывается дата прибытия товара) уведомляет магазин-отправитель с копией на [e-mail] о факте доставки товара.

е. Директор/сотрудник концептуального магазина, осуществляющий приемку, обязан в течение 1 часа с момента фактического поступления товара, учесть товар в системе 1:С и в течение 24 часов после учета обеспечить появление в торговом зале новых артикулов и недостающих размеров артикулов, уже представленных в торговом зале. Приходный документ магазина должен полностью соответствовать расходной накладной/ТТН Центра Дистрибуции компании(магазина)/ электронной накладной (FP).

ж. Директор/сотрудник дисконт-центра, осуществляющий приемку, обязан в течение 1 часа с момента фактического поступления товара, учесть товар в системе 1:С и обеспечить появление новых артикулов, до того не числившихся в торговом зале и недостающих размеров, артикулов уже представленных в торговом зале, в течение следующих сроков с момента учета товара в зависимости от количества принимаемого товара:

- менее 4000 единиц - в течение 48 часов

- более 4000 единиц товара - в течение 72 часов

Приходный документ магазина должен полностью соответствовать расходной накладной/ТТН Центра дистрибуции компании(магазина)/ электронной накладной (FP). В случае невозможности учета поставки в установленные сроки Директор дисконт-центра обязан проинформировать в день фактического поступления товара в магазин Специалиста по работе с претензиями о рассмотрении необходимости учета поставки в течение 4 дней.

з. В случае наличия расхождений в количестве товара накладной на бумажном носителе и электронной накладной(FP), Директор магазина обращается:

- к Специалисту транспортной группы, если поставка пришла из Центра Дистрибуции,

- к Директору магазина-отправителя, если поставка пришла из другого магазина.

и. [Prohorov8] Учтенные документы системы «1С» должны быть выгружены в офис вечером того же дня, когда был произведен их учет.

к. После учета товара в системе 1:С, Директор/сотрудник, осуществляющий приемку, обязан провести проверку соответствия между фактическим и документальным наличием товара в сроки, определенные в пункте 4.1 ж настоящего Руководства, после чего выдать необходимый товар в торговый зал. Все коррекции или расхождения должны быть отображены в момент обнаружения путем создания новых приходных/расходных документов.

л. Каждая учтенная Приходная/Расходная накладная должна содержать фамилию сотрудника, осуществлявшего пересчет товара и ответственного за его приемку в специальном разделе документа информационной системы «1С». При формировании корректирующих накладных, необходимо обязательно указывать номера документов, на которые ссылается накладная коррекции.

м. Если между фактическим и документальным наличием товара выявлено расхождение, Директор магазина и сотрудник, осуществляющий приемку, должны заполнить Акт расхождения отправителя и получателя (Приложение 2). Во всех экземплярах товарно-транспортной накладной (ТТН) необходимо сделать пометку о недостаче и сослаться на Акт, указав его дату и номер.

н. После отправки Актов расхождений всех форм на электронный ящик [e-mail] на электронный ящик отправителя приходит письмо с подтверждением учета данного Акта в системе. Данное письмо необходимо распечатывать и вкладывать в комплект соответствующего товарного отчета вместе с коррекционной накладной и экземпляром акта расхождений.

о. Если в течение суток после отправки электронного письма с актом расхождений на указанный ящик в магазин не приходит подтверждение об учете данного акта в системе, то директору магазина необходимо обратиться к Специалисту по работе с претензиями, и по согласованию с ним предпринять дальнейшие действия.

п. Если в магазин приходит электронное сообщение о необходимости внесения изменений в ранее отправленный акт расхождений, директор магазина обязан внести соответствующие изменения и организовать отправку измененного акта в день получения данного сообщения.

р. [P9] В случае если при транзитной поставке упаковка ГМ не соответствует установленной процедуре, сотрудник, осуществляющий приемку, обязан зафиксировать все нарушения на фотоаппарат.

с. Каждая Приходная/Расходная накладная товарного отчета, должна быть скреплена с соответствующей Расходной/Приходной накладной Отправителя/Получателя соответственно. Артикулы и количества товара в Приходной/Расходной накладной должны полностью соответствовать артикулам, количествам и размерам товара в Расходной/Приходной второй стороны соответственно. До момента получения документов от второй стороны в течение 10 дней, допускается приложить факсовую копию Приходной/Расходной накладной второй стороны с подписями, подтверждающими приемку/отправку.

т. Запрещено создавать и учитывать в информационной системе магазина Приходные накладные на оборудование и POS-материалы, не подлежащие реализации и указанные в Расходной накладной Центра Дистрибуции (накладные N/A) без специального указания от отдела Маркетинга.

у. Если при приёмке товара из другого магазина, обнаруживается бракованная продукция, в том числе некомплект, необходимо учесть товар в точном соответствии с расходной накладной отправителя, после чего, по согласованию с ответственным Аудитором розничной сети/Контролёром по товарным остаткам

- расходовать данный товар на магазин-отправитель,

- фактически утилизировать бракованный товар в соответствии с процедурой, закрепленной в пункте 9.3.3 настоящего Руководства,

- отправить по электронной почте в магазин-отправитель фотографии утилизированной продукции,

далее магазин-отправитель создаёт у себя приходную накладную с основанием «Коррекция к РН№…» и производит

- списание утилизированного в магазине-получателе как недостачу по итогам полного пересчета товара, если был обнаружен некомплект

- списание утилизированного в магазине-получателе товара с основанием РН «Списание брака», если была обнаружена бракованная продукция, отличная от некомплекта.

ф. [Prohorov10] Если принимается только часть ГМ из машины, прибывшей напрямую из центрального склада, и машина проследует по следующему адресу доставки, сотрудник, осуществляющий приемку, обязан самостоятельно опломбировать отправляемый груз пломбой, переданной водителю с ЦС при погрузке. Номер устанавливаемой пломбы должен соответствовать следующему адресу доставки, указанному в ТТН (если номер указан). Если номер не указан в ТТН, необходимо самостоятельно указать в ТТН номер пломбы, установленной на автотранспортное средство после выгрузки товара. Запрещается доверять водителю опечатывание груза, следующего в следующий адрес доставки. Если пломба отсутствует, опечатать груз, используя пломбир магазина, либо воспользоваться лентой с подписью Директора и штампом магазина, отобразить вид и номер пломбы в ТТН следующего Получателя.

х. В случае приемки поставки, состоящей из нескольких партий от разных магазинов, Директор/сотрудник магазина, осуществляющий приемку обязан создавать приходные накладные отдельно для каждого заказа(TR), т.е. для одной TR должна соответствовать одна ПН.

ц. В случае выявления расхождений в поставке, состоящей из нескольких заказов от разных магазинов, Акт расхождений необходимо составлять отдельно для каждого заказа.

ч. Директор магазина обязан загружать все электронные накладные(FP) с внутреннего интернет портала компании (http://rumosemvm03.emea.adsint.biz/Inventor/) и входящей электронной почты магазина (если принимается поставка из другого магазина). Процесс приемки должен быть организован с использованием загруженных в 1С накладных на поставки.

ш. Приемка продукции без использования электронных накладных (FP) допускается по согласованию с ответственным Контролером товарных остатков \ Аудитором розничной сети.

щ. [Prohorov11] Директор магазина обязан отслеживать все поступающие заказы(SN) в электронном виде и в случае отсутствия поставки или наличия расхождений по одной из SN незамедлительно сообщить о данном факте Специалисту по работе с претензиями, Территориальному менеджеру по управлению розничной сети и по согласованию с ними оформить претензию.

ы. Директор магазина обязан обеспечить выгрузку ГМ из заказанного автомобиля транспортной компании в течение следующего времени с момента подачи транспортного средства к месту разгрузки:

- в течение 1 часа (до 100 коробов)

- в течение 2 часов (от 101 до 200 коробов)

- в течение 3 часов (от 201 до 300 коробов)

- в течение 4 часов (свыше 300 коробов)

э. В случае простоя заказанной машины свыше установленных периодов времени Транспортная компания инициирует выставление счета для оплаты времени простоя. С работника, допустившего причинение материального ущерба компании, в т.ч. посредством несвоевременной разгрузки поданного транспортного средства, работодателем может быть взыскан причиненный ущерб.

Дата добавления: 2014-12-23