Проверка полноты поступившей документации

Получателю не следует начинать приемку товара без проверки полноты поступившего комплекта документации. Отсутствие какого-либо из документов необходимо зафиксировать в ТТН и подтвердить подписями Директора/Администратора, сотрудника магазина, осуществляющего приемку, и Перевозчика.

В комплект документации должны входить:

а. Товарно-транспортная накладная в 3-х экземплярах (содержит номер опечатывающей пломбы/пломб, а также количество ГМ. Товарно-транспортная накладная содержит товарный раздел, поэтому заменяет собой товарную накладную. 1 экземпляр товарно-транспортной накладной остается в магазине и подкладывается в товарный отчет, 2-й и 3-й экз. – после отображения отметок о получении, передаются перевозчику (один из данных экземпляров в последствии перевозчиком возвращается в ЦД).

б. Расходная накладная Центра Дистрибуции в 2-экз (1-й экземпляр данной накладной подкрепляется к соответствующей приходной накладной магазина и помещается в товарный отчет, 2-й – помещается в отдельную папку и также как и первый, остается в магазине).

Упаковочный (пак) лист на момент приемки товара уже должен быть загружен в 1:С магазина. Если упаковочный лист отсутствует в 1:С, необходимо повторно загрузить FP соответствующего номера c внутреннего интернет портала компании. Если на портале требуемая FP отсутствует, необходимо обратиться в службу HelpDesk.

4.2.1 [P12] Действия Директора магазина при отсутствии сопроводительной документации

Если в момент приемки нет информации о количестве и типе ГМ (количество ГМ товара, хозяйственных товаров, графики), которые должны поступить, необходимо:

а. Немедленно связаться с Ассистентом начальника смены/ Диспетчером транспортной группы в Центре Дистрибуции и получить от них документы по факсу, установить количество ГМ и их состав по телефону (товар, рекламные материалы, оборудование). Без установления информации о количестве ГМ поставки, приемку не начинать. Далее осуществлять приемку в соответствии с п. 4.3-4.7. настоящего Руководства

б. Если связаться со Специалистом Службы доставки товара / Диспетчером транспортной группы невозможно, необходимо произвести поштучную приемку товара в присутствии Перевозчика. Создать акт об отсутствии комплекта документации (в свободной форме) в 3-х экземплярах с указанием времени, места, номера и марки автомобиля, ФИО водителя, ФИО сотрудника, осуществляющего приёмку, иных индивидуализирующих признаков поставки, обстоятельств утери документов. В качестве приложения к акту (о чем делается пометка в акте), Получатель в лице Директора/Администратора создает Приходную накладную на товар, доставленный в адрес магазина. Каждый лист приходной накладной, а также акт подписывается Директором/Администратором магазина, сотрудником, осуществляющим приемку, и Перевозчиком. Один экземпляр акта и прилагаемой к нему Приходной накладной передается водителю-экспедитору, 2-й остается в магазине, 3-й отправляется в офис Специалисту по работе с претензиями.

в. Если ГМ были доставлены не по адресу, необходимо связаться для получения указаний с Менеджером/ Диспетчером транспортной группы в присутствии водителя для получения указаний. По факту выявленных недостач/излишков составляется Акт расхождений.

г. Определять ГМ, которые не имеют сопроводительной документации, необходимо по транспортной и складской маркировке.

Дата добавления: 2014-12-23