Документы на бумажном носителе и электронные документы: сравнительный анализ и особенности хранения

Еще пару десятилетий назад профессионалы говорили о системах электронного документооборота и электронных архивах документов как о светлом будущем. Но действительность оказалась стремительнее представлений о ней, в мире происходят существенные изменения, связанные с внедрением технологий в различных областях деятельности общества и граждан. Проникновение электронных технологий идет просто экстенсивными темпами: процесс этот в самой начальной стадии начался в мире фактически лишь тридцать (у нас в стране двадцать) лет назад. Всё происходит за время жизни одного поколения людей (в том числе специалистов), по большому счету человеческий фактор, а не технологии или законодательство – является главным препятствием на пути новых технологий. И это вполне понятно: поменять представления и привычки людей – это сложно, а чаще всего – просто невозможно.

Современный уровень развития информационных технологий создает невиданные ранее возможности перестройки управленческих и деловых процессов, осуществления перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту. Информационные технологии – это не только дополнительные возможности, но и определенные сложности для предприятия, учреждения, организации (далее будем пользоваться обобщенным понятием «организация») сегодня постоянно возникает, но пока не решается вопрос: «как применить эти технологии и обеспечить хранение информации в электронном виде в соответствии с действующим в Российской Федерации законодательными нормами по обеспечению создания, хранения и использования информации?». В такой же ситуации наличия множества нерешенных вопросов архивного хранения информации в электронном виде сегодня находятся архивы (государственные, муниципальные и ведомственные).

Одна из первых проблем, связанных с организацией архивного хранения электронных документов, терминологическая: заключающаяся в поиске ответа на вопрос, собственно, что такое «электронный документ»?

О природе электронного документа (документа на электронном носителе, ранее – машиночитаемого документа, документа на машинном носителе) и об его определении спорят, пожалуй, с самого начала появления этого феномена. В архивной отрасли эти споры стали актуальны в 1980-х гг., с включением электронных документов в состав Архивного фонда СССР.

Основными вопросами и тогда, и теперь были и остаются следующие:

– являются ли электронные документы особым видом документации, или же они – особая форма создания, хранения и представления традиционных видов документов?

– каковы основные компоненты электронных документов?

– что следует считать «электронным документом» – материальный носитель или так называемый «информационный объект»?

– является ли материальный носитель существенным компонентом электронного документа, или он – только «среда существования» документа?

– можно ли считать электронным документом закодированную информацию в виде цепочки битов (состояний электромагнитного поля) компьютерного файла, или же электронный документ возникает лишь при воспроизведении (раскодировании) этой информации на экране монитора?

– какие особые реквизиты присущи электронному документу?

– все ли данные, которые возникают при работе компьютера или необходимы для его эксплуатации, следует считать электронными документами?

– каковы критерии, признаки, особые реквизиты, которые позволяют выделить электронные документы из совокупности электронных данных?

– следует ли рассматривать базу данных как целостный электронный документ или можно (на основании чего и в каких случаях) понимать под документами отдельные записи в базе данных?

– что следует считать оригиналом, подлинником, дубликатом, копией электронных документов?

– возможно ли сохранение оригинала электронного документа на протяжении длительного времени?

– какие технологические и организационные мероприятия можно рассматривать в качестве гарантий аутентичности (подлинности) и целостности электронных документов?

– как сохранить читаемость электронных документов и физический доступ к ним в условиях быстрого устаревания аппаратно-программной среды и смены технологических платформ, форматов и т.п.?

Однозначного ответа на большинство из этих вопросов до сих пор нет. Проблема сохранения информации в электронной (цифровой) форме - это вызов, с которым столкнулись архивисты во всем мире.

Главная сложность заключается в том, что такая информация недоступна непосредственному человеческому восприятию, требует особых типов носителей, а ее воспроизведение - специальных программно-технических средств. Воспроизведение электронного документа – технологический процесс преобразования закодированной информации в вид, доступный для однозначного восприятия человеком.

За последние годы ситуация применения информационных технологий в оперативном хранении архивной информации заметно изменилась. Все большое число организаций стремиться использовать элементы электронного документооборота в своей деятельности. Особое внимание к проблеме перехода от бумажных технологий к электронному документированию и организации хранения документов созданных с применением новейших технологий проявляет государство, активизируя меры по применению электронных форм взаимодействия на межведомственном уровне. В 2009-2012 гг. был утвержден ряд регламентирующих документов, призванных способствовать продвижению электронного документооборота в органах государственной власти.^[1]

Сегодня существует сразу несколько стратегически важных направлений для реализации государственной политики в области управления документами, которые непосредственным образом связаны с разработкой и повсеместным внедрением автоматизированных систем управления документацией (АСУД) в органах государственной власти в масштабах страны. Причем по отдельным направлениям работа уже перешла в практическую стадию, имеются первые удачные результаты.

Данная тенденция находит подтверждение и в зарубежной практике. Так, например, о стремлении государства к скорейшему переходу на безбумажные технологии говорит и опыт США, Европы, Белоруссии, Украины.

В России упорядочением управленческой документации традиционно занималась государственная архивная служба. В настоящее время Федеральное архивное агентство не может исполнять координирующие, контрольные, надзорные функции в сфере документационного обеспечения управления, но и другому государственному органу данная задача не поручена. Кто в нашей стране отвечает за контроль обеспечения сохранности документов, формирование документальных фондов как информационных ресурсов, установление сроков хранения документов, соблюдение законодательно установленных требований в условиях переходного периода к системе электронного документирования? Вопрос пока остается открытым.

Хотя электронные документы появились достаточно давно, решения в области их архивного хранения еще далеки от идеала. Практика внедрения новейших технологий в делопроизводственные процессы показывает, что чем сложнее и функциональнее становятся информационные системы, тем больше возникает новых узких мест на всех этапах работы с электронными документами в архиве. В дополнение к этому, не всегда развитие ИТ идет синхронно с модернизацией нормативной базы. Это, например, правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д. В очередной раз получается, что идем вроде бы тем путем, но опять с оговорками.

Рассмотрим основные термины, используемые в документоведении и архивоведении применительно к архивному хранению электронных документов.

Аутентичность документа – свойство документа быть тем, о чем заявлено в нем самом, т.е. содержать информацию, подтверждающую его происхождение (авторство, время и место создания и т.п.), причем таким образом, чтобы это гарантировало документ от подделок.

Аутентичные документы - документы одинаковые по содержанию и различные по формату и (или) кодам данных, и (или) структуре. Аутентичные документы могут быть выполнены на одинаковых или разных видах носителя данных, в визуальной или невизуальной форме.

Идентичные документы - документы, одинаковые по содержанию, которые выполнены в одинаковых форматах и кодах и, как правило, на одном и том же виде носителя данных, согласно ГОСТ 28388-89. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения.

Электронный документ может состоять из одной или нескольких частей файла, целого файла или нескольких файлов, к которому/которым относятся общие реквизиты, удостоверяющие его аутентичность и гарантирующие проверку целостности.

Реквизиты электронного документа могут быть представлены как в электронно-цифровой форме (метаданные, электронная цифровая подпись, электронные коды аутентификации и т.п.), так и в документе на бумаге (удостоверяющий лист) согласно ГОСТ 6.10.4–84 и ГОСТ 28388–89.

Если в нужный момент мы не сможем считать данные с носителя, то пользы от записанной на нем информации не будет. Это может случиться как по причине неисправности носителя, так и вследствие его несовместимости с теми средствами воспроизведения, которые окажутся в нашем распоряжении.

Комплекс электронных документов – это совокупность документов на электронном(ых) носителе(ях), объединенных по одному или нескольким признакам систематизации (происхождения, технологическому, номинальному, функциональному, хронологическому, тематическому, авторству и т.п.). Комплексом электронных документов в архиве является фонд, информационный ресурс, а также совокупность взаимосвязанных файлов, размещенных в общей компьютерной папке (директории, каталоге).

Информационный ресурс – комплекс электронных документов, выделенный в информационной системе фондообразователя по технологическому признаку в сочетании с номинальным признаком группировки документов (управленческие, научно-технические, по личному составу, периодика, интернет-издания и т.п.).

Технологическими признаками информационного ресурса являются специфические характеристики программной среды (ОС, СУБД, прикладной программы или приложения), оригинальная структура базы данных или информационной системы, наличие технической документации на них; информационными ресурсами являются такие программно-информационные объекты как реляционные базы и банки данных, совокупности текстовых, табличных или графических электронных документов, интернет-публикации, мультимедиа-издания, документы в системах автоматизации проектных работ (САПР) и геоинформационных систем и т.п.

Единица хранения электронных документов – физически обособленный электронный носитель, получивший в архиве учетный номер; единицами хранения являются как чистые электронные носители, так и носители с записью единиц учета электронных документов.

Единица учета электронных документов – визуально обособленный (с помощью программных средств) объект файловой, реляционной или иной организации компьютерных данных (компьютерная папка, компьютерный файл, таблица базы данных, лист электронной таблицы), получивший в архиве учетный номер.

Под целостностью электронного документа – понимается то, что после его создания ни в его содержание, ни в реквизиты, ни в метаданные не вносилось никаких изменений, добавлений, исключений и т.п.

Автоматизированная система - система, состоящая из персонала комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций. Под информационной системой понимают организационно упорядоченную совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы. Требования к информационным системам, поддерживающим документооборот, в общем виде закреплены Изменениями в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 № 751, в соответствии с которыми «система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним». А понятие «электронный документооборот» означает организацию и осуществление документооборота с применением информационной системы. Конечно, более точным было бы определение «документооборот в информационной системе», т.к. процесс управления документами, в том числе реализуемый с помощью информационных систем, означает прежде всего «совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций» (ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007). Концепция управления документами предусматривает, что вопросы документирования, управления документами, документооборот и организация хранения документов в информационной системе должны рассматриваться в едином и неразрывном процессе.

База данных - структурированная совокупность данных, представленных в электронном виде и организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ. В состав электронного архива База данных может входить как низкоуровневое средство хранения индексной информации и (реже) собственно электронных документов. Как правило, пользователь электронного архива не работает непосредственно с базой данных. В электронных архивах обычно используются базы данных либо в собственном, либо в одном из общепринятых промышленных форматов (SQL и др.).

Формуляр – это документ, содержащий сведения, удостоверяющие гарантии изготовителя, значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия, сведения, отражающие техническое состояние данного изделия, сведения о сертификации и утилизации изделия, а также сведения, которые вносят в период его эксплуатации (длительность и условия работы, техническое обслуживание, ремонт и другие данные).

Оригинал электронного документа – первый по времени создания экземпляр документа. Оригиналом является единственный экземпляр электронного документа, в котором дата и время записи его файла (ов) на электронный носитель предшествуют дате и времени их последнего сохранения.

Электронный оригинал - электронный оригинал бумажного документа, изготовленный полуавтоматизированным или автоматизированным образом, предполагающим сохранение графического оформления документа с возможностью форматирования текста и внедрения графических элементов и созданный с использованием открытых форматов документов (*.pdf, *.doc, *.rtf, *.html и других).

Подлинник электронного документа – экземпляр электронного документа, аутентичность и целостность которого подтверждены автором или иным полномочным лицом в установленном порядке. В архиве подлинником электронных документов считаются документы с контрольными характеристиками, удостоверенными источником комплектования. То есть п одлинник электронного документа – это первый по времени записи и единственный экземпляр документа.

Вторичный документ - документ какого-либо вида, полученный путем обработки с помощью программно-информационных средств из документа другого вида (виды документов по ГОСТ 2.102, ГОСТ 3.1102, ГОСТ 19.101, ГОСТ 34.201). Несколько вторичных документов разного вида могут быть получены из одного первичного документа. Один вторичный документ может быть получен из нескольких первичных документов разного вида.

Дубликат электронного документа - повторный (по времени записи) экземпляр подлинника ЭД, имеющий ту же юридическую силу (ВНИИДАД - Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов, Москва - 1999).

Ценность документов определяется в настоящее время в основном в связи со сроками их хранения и выполнением документом правовой функции - функции доказательства. В зависимости от срока хранения принимается решение о форме документа, структуре и формате представления его информации, о требованиях к метаданным, в том числе и в рамках ведения классификаторов и справочников информационной системы. ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» определил новую методологию в решении вопроса о выборе носителя информации, т.е. о бумажной или электронной форме документа. При создании системы управления документами (системы электронного документооборота) уже на стадии её проектирования необходимо выбирать подходящую среду хранения и носители информации, определять средства физической защиты информации, процедуры обработки и системы хранения. Причем, при выборе носителя необходимо учитывать так называемые «доказательные» сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях. Компании - производители твердых носителей в настоящее время гарантируют доказательный срок хранения записанных на них электронных документов в течение 10 -20 лет (максимум). Главный принцип, закрепленный в ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007, устанавливает, что выбор носителя информации зависит от сроков хранения документов.

Данные - информация, представленная в виде, пригодном для обработки автоматическими средствами при возможном участии человека, согласно ГОСТ 15971-90. Системы обработки информации. Термины и определения.

Под метаданными понимаются данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. В отношении структуры электронного документа: технологические данные, содержащиеся в электронном документе и необходимые программному обеспечению для управления данными и представления электронного документа в удобном для человека виде.

Заверенная копия электронного документа - копия ЭД, в которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (ВНИИДАД - Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов, Москва - 1999).

Электронная копия бумажного документа - электронная копия бумажного документа, предназначенная для подробного воспроизведения графического образа и созданная с использованием открытых растровых графических форматов (*.bmp, *.jpeg и других) или гибридных текстово-растровых форматов (*.pdf, *.djvu и других);

Имидж (документа)- электронный файл растрового формата, содержащий графическое представление документа.

Миграция документов - действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Миграция электронных документов –это перевод электронных документов с одной технологической платформы (прикладной программы, СУБД, ОС) на другую; в процессе миграции происходит переформатирование компьютерных файлов, иногда изменение структуры данных или типа формата (документы в текстовом формате переводятся в графический или наоборот).

Так же существует понятие рабочий экземпляр электронного документа – экземпляр электронного документа на единице хранения, выдаваемой при организации использования документа. Миграционная копия электронного документа – это копия ЭД с измененными/модифицированными метаданными.

Страховая копия (архивного документа) - копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.

С точки зрения копийности документа как его свойства применяемого в архивной практике можно также указать на наличие понятия электронный документ в страховом формате – электронный документ, сохраненный в программно независимом или широко распространенном компьютерном формате. Электронный документ в пользовательском формате – электронный документ, сохраненный в формате, поддерживаемом текущей информационной системой архива, читального зала или удаленного пользователя.

Система электронного документооборота (СЭД) - это готовое комплексное решение для управления документами, которое реализовано на универсальной платформе управления корпоративными ресурсами на базе портальных технологий Microsoft.

Сейчас электронные документы при сопровождении процессов управления применяются наряду с бумажными. При этом имеет место ряд существенных отличий электронного документа в сравнении с бумажным, которые диктуют необходимость выработки новых подходов к организации управления документацией и обеспечения ее хранения.

Рассмотрим некоторые из них.

1. Требования к материальному носителю информации. При всем многообразии трактовок понятия «документ» почти все исследователи сходятся в том, что документ в самом общем виде, без дальнейших уточнений, есть информация, записанная на материальном носителе. При этом понятие «материальный носитель информации» обычно не раскрывается. Считается, что и так понятно без специального разъяснения: информация записывается на бумаге, пленке, ленте и т.п. материалах. Действительно при желании информацию записывать можно на любую основу, любым веществом – при условии соблюдения ряда определенных требований. Материал основы и вещества записи должны соответствовать друг другу, иначе записывать или передавать, либо сохранять информацию окажется невозможным.

Появление новых способов записи зависит от прогресса технологий, поскольку любойспособ обработки любого материала может быть использован для записи на нем некоторой информации. В этих случаях всем элементам документаризации стремятся придать желаемые свойства: большую емкость записи (DVD, флэш-карта), большую ее скорость и качество воспроизведения, повышенную долговечность и т.д. А если запись осуществляется не на вещественном, а на полевом, т.е. энергетическом, но все равно материальном уровне (информация в Интернете и Интранете передается энергетическим образом). К пользователю информация электронного документа поступает в он-лайновом режиме по электромагнитным каналам. При этом она изначально записана на материальном носителе, передана материальным (волновым, импульсным) способом, зафиксирована в жесткой памяти компьютера и перекодирована в человековоспринимаемую.

Бумажный документ – его восприятие, имеет принципиально такой же процесс. Знаки печатаются, воспринимаются органом зрения, перекодируются сознанием в осмысленную информацию, после чего мы понимаем с каким документом, какой информацией имеем дело. Единственное отличие документа экранного от неэкранного состоит в том, что время фиксирования знака на экране может колебаться в произвольном пределе, тогда как в неэкранном варианте это время не ограничено и всегда позволяет неоднократно возвращаться к записи.

ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» определяет электронный документ как «документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники», при этом стандарт не конкретизирует понятие машиночитаемого носителя. Под материальным носителем понимается гибкий и жесткий диски, компьютерный экран (материал основы) с записью на нем (вещество записи). Особенностью современного документа созданного с помощью электронного документирования является то, что одна его часть – материал основы – стационарна (неизменна) и статична (неподвижна), а вторая – вещество записи – постоянно сменяема и динамична (рис. 1)

Текст на экране монитора – всегда копия, его оригинал – файл, содержащий последовательности глифов (глиф – отдельный знак) в виде их номеров по одной из компьютерных кодовых таблиц (Аnsi или Unicode), описание примененного к ним форматирования (размер, шрифт, цвет и т.д.). При этом параметры форматирования могут быть не жесткими и меняться от ситуации к ситуации. у. Дальнейшая их обработка ведется также в электронной форме.

Бумажный документ на этапе, когда он попадает в организацию и преобразуется в электронный вид, можно пометить соответствующей электронной меткой.

2. Требования к оформлению документов. Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. Для бумажных документов решены практически все вопросы обеспечения их юридической силы, они часто закреплены специальными нормативными актами.

Требования к оформлению электронных документов определены в значительной степени меньше, касаются в основном пока только применения электронной цифровой подписи (ЭЦП). При этом требования к составу и оформлению реквизитов электронных документов могут быть еще более жесткими, чем к бумажным, так как при передаче информации по каналам связи и при обмене информацией между разными информационными системами (если не обеспечена совместимость программно-технические средств) передача информации может не состояться либо информация будет недоступна для восприятия человеком. Часто мы можем наблюдать такую картинку на экране рис. 2

Рис. 2. Окно Windows

Для удостоверения, что исходящий бумажный документ соответствует его электронному оригиналу, возникла специальная служба электронных нотариусов, она может проверить электронную подпись под документом, распечатать его и заверить собственной подписью. Если оригиналом является электронный документ, то все сложнее. Как вариант возможна следующая схема: 1) внутренним распорядительным актом организации назначается сотрудник, ответственный за удостоверение ЭЦП отправителей; 2) этот сотрудник проверяет ЭЦП в электронном документе, распечатывает документ и заверяет его собственноручной подписью; 3) подпись сотрудника является подтверждением того, что на момент проверки ЭЦП были подлинными, а также того, что электронный и бумажный документ тождественны. За все это он несет персональную ответственность. При этом на государственное хранение документы принимаются пока только на бумаге.

Существенным отличием документа является его авторство. Документ всегда имеет одного или нескольких авторов, которые выразили свое согласие с записанными в документе сведениями. В бумажном виде согласие авторов выражается собственноручными подписями или печатями организаций, а для электронной версии предназначена ЭЦП, она должна удостоверять согласие владельца, и должна быть создана возможность, чтобы это согласие мог проверить любой желающий.

В основе электронной подписи лежит так называемая криптография с открытым ключом, с ее помощью формируется специальный сертификат пользователя. Он содержит данные о пользователе, открытый ключ и электронную подпись сертификата, ее можно проверить с помощью открытого ключа удостоверяющего центра. Алгоритм гарантирует, что сгенерировать эту подпись может только удостоверяющий центр, который имеет секретный ключ шифрования и доверие к которому является основой для работы всей системы ЭЦП.

Доверие к удостоверяющим центрам основано на иерархическом принципе: сертификат удостоверяющего центра нижнего уровня заверяется электронной подписью удостоверяющего центра более высокого уровня. Самым высоким уровнем УЦ является федеральный, который находится под управлением государства. Вся система доверия, построенная на сертификатах, образует так называемую инфраструктуру публичных (открытых) ключей, или PKI. При такой инфраструктуре требуется проверка не только легитимности ключа удостоверяющего центра, выдавшего сертификат, но и всех вышестоящих удостоверяющих центров.

3. Время транспортировки документа. Электронные документы имеют неоспоримые преимущества перед бумажными. У бумажных это зависит от способа доставки (почта, курьер, фельдъегерская служба и т.д.), для электронных ограничений во времени доставки адресату практически нет, оно будет зависеть от пропускной способности портала, при использовании электронных каналов связи (оптическое волокно) время передачи сообщения с прикрепленным файлом или ознакомления с текстовым он-лайн сообщение в базе данных измеряются секундами и минутами.

4. Справочно-информационная работа с документами. При работе сбумажными документами это достаточно трудоемкий процесс, особенно если нет системы регистрации, классификации и поиска информации.

Для электронных документов эта задача упрощается наличием возможности использования ссылок, что позволяет не только найти один документ, но и другие, связанные с ним определенной темой. Корпоративные информационные системы дают возможность пользоваться информацией на условиях распределенного доступа, в соответствии с должностными обязанностями и правами доступа.

Внутри организаций документов обрабатывается достаточно много, поэтому там обычно используются электронные системы обработки. В результате получается, что внутрикорпоративный документооборот обычно выполняется в электронной форме, а «наружные» документы преобразуются в бумажный вид. Причем, попав в другую организацию, бумаги опять цифруются и загружаются в корпоративную систему. Дальнейшая их обработка ведется также в электронной форме.

Бумажный документ на этапе, когда он попадает в организацию и преобразуется в электронный вид, можно пометить соответствующей электронной меткой. Эти метки могут кодировать основные атрибуты документа, такие как его авторство, дата создания, краткая аннотация или уникальный номер в информационной системе.

5. Удобство восприятия информации. Наиболее удобны с точки зрения эргономичности пока еще бумажные документы. В виртуальной среде текст лишен физической составляющей и зависит лиши от параметров экрана. Это позволяет производить любые искажения и отображать один и тот же текст разными способами – его можно механически вытягивать, сжимать, поворачивать как целые текстовые блоки, так и отдельные буквы.

Можно изменять размер букв как относительно – путем изменения масштаба отображения на экране, так и абсолютно – путем изменения их линейных размеров. Цвет текста, как и размер букв – один из переменных параметров в современных ПК. Он дематериализован, полностью избавлен от своей вещественной составляющей, вещественен лишь экран, при этом текст на экране не является материальным объектом в общепринятом смысле, как не материален для человеческого восприятия пучок электронов. Качество отображения текста ограничивается возможностями дисплеев. Эти возможности стремительно возрастают, и уже скоро рядовые дисплеи не уступят бумаге по разрешающей способности, а, следовательно, тут же превзойдут ее, так как операционные системы позволяют масштабировать документы при отображении. Текст в них описывается программным способом как набор контуров.

На заре появления настольных ПК рисунок экранных шрифтов, предназначенных для отображения на мониторе компьютера или экранных вариантов полиграфических гарнитур, изначально представлял собой мозаику из точек, совпадающих с сеткой экранных пикселей, в связи с чем, приходилось корректировать рисунок шрифта под каждый кегли.

В современных же шрифтах присутствует алгоритм, согласно которому контуры шрифта под гоняются под сетку экранных пикселей таким образом, чтобы при наложении на нее «не пропадали» части букв или не искажалась их форма (особенно это актуально для мелких кеглей). Таким образом, при каждом изменении масштаба контуры букв заполняются экранными точками так, чтобы наилучшим образом соответствовать выбранному масштабу. Эта технология, получившая название Hinting (или хинтование), позволяет шрифту на экране узнаваться и сохранять свои стилистические особенности в любом размере. Текст в программе для чтения электронных документов сохраняет четкости контуров при любом размере. В отличие от него текст на бумажном носителе, при увеличении масштаба с помощью оптики или фототехники значительно проигрывает в качестве визуального восприятия, а именно на фоне с напечатанным текстом начинает проступать фактура бумаги, заметны погрешности печати или печатный растр – все это еще более «овеществляет» текст.

а) б)

Рис. 3. Ограничения текста: а) в книге текст ограничен рамками страницы; б) экран представляет собой некое окно, за которым может располагаться области любого размера

Ра́стровое изображе́ние это, - сетка пикселей или цветных точек на компьютерном, (например - монитор) устройстве, бумаге и других отображающих устройствах и материалах (растр). Важными характеристиками изображения являются: количество пикселей — размер. Может указываться отдельно количество пикселей по ширине и высоте (1024×768, 640×480, …) или же, редко, общее количество пикселей (часто измеряется в мегапикселях); количество используемых цветов или глубина цвета. Разрешение — справочная величина, говорящая о рекомендуемом размере пикселя изображения. Растровую графику редактируют с помощью растровых графических редакторов. Создается растровая графика фотоаппаратами, сканерами, непосредственно в растровом редакторе, также путем экспорта из векторного редактора или в виде снимка экрана.

Растровая графика позволяет создать (воспроизвести) практически любой рисунок, вне зависимости от сложности, в отличие, например, от векторной, где невозможно точно передать эффект перехода от одного цвета к другому без потерь в размере файла. Растровые изображения обычно хранятся в сжатом виде.

В зависимости от типа сжатия может быть возможно или невозможно восстановить изображение в точности таким, каким оно было до сжатия (сжатие без потерь или сжатие с потерями соответственно). Так же в графическом файле может храниться дополнительная информация: об авторе файла, фотокамере и её настройках, количестве точек на дюйм при печати и др.

Помимо неограниченного пространства, виртуальная среда дает такое преимущество, как нелинейности восприятия, осуществляемое посредством гиперссылок (активных фрагментов текста или графических элементов, мгновенно перенаправляющих пользователя в определенное место электронного документа), всплывающих окон и построения иерархии по принципу дерева (как в случае с любым сайтом), а не цепи (классическая книжная форма). Наиболее ярким примером «нелинейности» восприятия в печатной продукции является форма справочника или словаря, где одна приведенная информация имеет ссылку на другую, как правило, из внешних источников.

а) б)

Рис. 4 Сравнение восприятия бумажного и электронного документа:

а) бумажный носители воспринимается одномоментно и цельно;

б) электронный документ не дает представления о своих границах

В виртуальной среде принцип нелинейности используется повсеместно, являясь ее сутью. Достоинства принципа нелинейности восприятия неоспоримы, но нельзя не отметить и существенные недостатки. В частности, отсутствие возможности увидеть общую картину, окинуть взглядом и все части, хотя бы бегло, весь объем предоставленной информации. При работе с бумажным документом наоборот этот процесс возможен. Так как можно последовательно одновременно комфортно работать с несколькими документами. При работе с электронным документом эта возможность ограничивается размером дисплея и возможным количеством открываемых свернутых (уменьшенных) в размере окон рис. 5.

Рис. 5 Окно экрана дисплея с двумя развёрнутыми текстовыми экранами

По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера (монитора) воспринимается на 25 % медленнее, чем при чтении с листа бумаги. В большинстве случаев и усталость при работе с электронным документом наступает быстрее, чем при работе с бумажным.

Для сравнения: чтобы перевернуть книжную страницу человеку необходимо осуществить одно физическое движение, прямо воздействующее на носители. При этом текст со страницы книги воспринимается за счет отраженного света и механизма зрительного восприятия человека. Когда же пролистывается экранная страница, то задействуется целая система, включающая в себя действия самого человека и цепочку технических устройств: рука человека, устройство ввода (мышь, клавиатура, тачпад, планшет), программа-драйвер, обеспечивающая взаимодействие устройства и системы, программа отображения электронного документа, реагирующая на команды вводного устройства и драйвер дисплея, отвечающий за формирование изображения на экране. Восприятие же текста происходит за счет свечения самого монитора. Лишь в букридерах, устройствах, предназначенных для чтения книг, экран не имеет собственного свечения, что более комфортно для восприятия глаз и позволяет воспринимать текст более естественно.

6. Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент. Эту возможность дают как бумажный, так и электронный документ, единственное отличие: в электронном документе выделения, ссылки затем можно удалить, а в бумажном нет, т.к. пометки становятся частью документа за счет нанесения чернил, грифеля и т.д. на материальный носитель – бумагу. При работе с архивными документами должна быть создана полная защита документа от возможности внесения изменений в текст. Что позволяют делать некоторые форматы например PDF, но к сожалению и он несовершенен в наш век технологий.

7. Копирование документов. При изготовлении копий бумажных документов возможно несколько вариантов: 1) документ оцифровывается (сканируется) и получается электронная копия с оригинала, 2) применяются средства репрографии, 3) оперативная полиграфия, 4) фото-микрофотокопирование, микрофильмирование. При создании копии с электронного документа трудоемкость и затраты снижаются в разы. Копия файла или части текста занимает секунды.

8. Сохранность информации. Документы на бумажном носителе хранятся достаточно долго при создании соответствующих условий. Старение и разрушение бумаги зависит от ее качества, качество текста от средств нанесения его на бумагу. Большая часть современных бумажных документов страдает угасанием текста (выцветание чернил) в связи с тем, что качество чернил в картриджах, уровень их распыления при печати с помощью принтера часто бывает не высокое из-за экономии ресурсов. В любом случае довольно длительный период для распознавания текста дополнительные устройства не требуются, достаточно знания языка, которым написан документ.

В тоже время следует подчеркнуть единство всех составляющих этих особенностей документов: информации (содержания), носителя, реквизитов документа и метаданных. Без носителя информации не может быть документа, в том числе и электронного документа. Роль реквизитов для идентификации, а главное аутентификации, электронного документа трудно переоценить. Корректные методики идентификации и аутентификации документов на электронных носителях – гарантия их подлинности в отдаленной перспективе.

Следует, однако, учитывать, что без применения адекватных технологий (т.е. тех, которых требуют метаданные) электронный документ так и останется файлом на носителе. По аналогии такой электронный документ можно сравнить с бумажным документом с угасшим текстом: документ как будто бы есть, но в тоже время, по существу, его нет. То есть электронный документ только тогда можно считать «документом», когда мы может воспроизвести файл и воспринять информацию с экрана монитора.

Отмеченные особенности электронных документов (взаимосвязь их компонентов и применение адекватных информационных технологий для их воспроизведения и прочтения) следует всякий раз учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учет, описание или обеспечение сохранности.

Электронный документ, являясь продуктом программно-технических средств, зависит от их актуальности и страдает нестабильностью носителя и записи информации, что часто называют моральным и физическим старением. Электронный документ является документом, только если он является компонентом некоторой системы, которая обеспечивает его стабильность во времени и пространстве и создает возможность работы человека с документом.

При работе с бумажными документами в архивах создаются фонды пользования и фонды страховых копий. Аналогично для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости электронного документа выполняется резервное копирование, но гарантии того, что информация не будет утрачена во время миграции документа с одного носителя на другой пока нет. Второй важный вопрос, что считать оригиналом электронного архивного документа его первый файловый вариант, перезапись файла с одного носителя в процессе миграции? А также что делать с файлами с которых делались копии электронных документов?

Архивисты, пока исходят из концепции, что документы вечного и длительного срока хранения на сегодняшний день должны храниться лишь на бумаге. Это связано с тем, что бумага действительно, в отличие от электронных носителей, храниться достаточно долго. Кроме того, информацию в напечатанном виде человек сможет увидеть и через длительное время, что невозможно проделать с машиночитаемыми технологиями, - регулярно меняются не только технологии, но и сами программные средства.

Эта позиция верная, но если посмотреть более глобально, то бумажный документ тоже не вечен, - страховые копии делали (а кое-где и продолжают делать) на микрофильмах. С другой стороны, - многие страны мира вводят в строй архивы, ориентированные на вечное хранение электронных документов.

Архивы в этой связи должны заботиться не только о сохранности переданного им на хранение, но и о том, чтобы эта информация была доступна следующим поколениям. В случае истечения срока хранения носителя, информация своевременно должна переводится на другие носители или проводить миграцию на новые программные средства. Да, естественно, задачи архива усложняются, но считать, что когда-то вместо недолговечной бумаги будет изобретен какой-то действительно вечный носитель информации, неверно. По крайней мере, программы точно будут меняться, а физические носители разрушаться. Поэтому те страны, которые пошли по пути возложения ответственности на архивы еще и за миграцию данных, в том числе цифровой подписи для обеспечения ее сохранности, могут решить проблему вечного хранения документов

Причин необходимости хранения документов постоянного срока хранения на бумаге сегодня несколько: первая связана с проблемой подтверждения аутентичности электронных документов не только при передаче их из одной информационной системы в другую, но и при организации длительного хранения электронных документов (в течение времени, превышающего время действия сертификата электронной подписи). Вторая, связана с отсутствием до настоящего времени стандартизованной модели электронного документа.

Дата добавления: 2014-12-29