Структура информационного обеспечения компании

Тесты

Вопросы для обсуждения

1. Каким образом происходит формирование государственных инфор­мационных ресурсов?
2. Какие сведения не могут быть размещены в информационных ре­сурсах с открытым доступом?
3. Каким образом происходит государственное регулирование инфор­мационной деятельности?
4. Какими правами и обязанностями наделен обладатель информа­ции?
5. Какими правами обладает автор информации?
6. На доступ к каким сведениям компания может установить режим коммерческой тайны?
7. Какие сведения компания не может относить к коммерческой тайне?
8. Каким образом компания может обеспечить защиту своей интел­лектуальной собственности?
9. Какими мерами обеспечивается защита персональных данных?
10. На каких условиях компании могут осуществлять сбор и обработку персональных данных?

2.1. Государственные информационные ресурсы создаются, приобретаются, накапливаются за счет:

а) федерального бюджета РФ;

б) бюджетов субъектов РФ;

в) иными установленными законом способами;

г) всеми перечисленными способами.

2.2. Информация, переданная в установленном порядке юридическим
лицом государству:

а) переходит в собственность государства;

б) становится совместным владением юридического лица и государства;

в) остается в собственности только юридического лица

2.3. Производители документов представляют государству обязательные
бесплатные экземпляры документов:

а) в день выхода в свет первой партии тиража;

б) в течение недели;

в) в течение месяца.

2.4. Информационные ресурсы субъектов Российской Федерации явля-
ются государственными:

а) да;

б) нет.

2.5. Открытая информация — это:

а) информация, доступ к которой для пользователей бесплатный;

б) информация, доступ к которой разрешен ее обладателем;

в) информация, доступ к которой не ограничен правовыми документами.

2.6. Не являются объектами авторского права:

а) производные произведения (переводы, аннотации, рефераты);

б) сообщения о событиях и фактах, имеющие информационный характер;

в) сборники и другие составные произведения.

2.7. Цитирование отрывков из обнародованных произведений без согласия автора и без выплаты авторского вознаграждения:

а) не допускается;

б) допускается;

в) допускается, но с обязательным указанием имени автора и источника заимствования.

2.8. Система персонального учета населения РФ строится на принципах:

а) централизации;

б) децентрализации.

2.9. Информация о гражданах (персональные данные) — это:

а) открытая информация;

б) информация, отнесенная к государственной тайне;

в) конфиденциальная информация.

2.10. Включение персональных сведений в общедоступные информационные ресурсы происходит:

а) с письменного согласия физического лица;

б) с разрешения государственных органов;

в) в соответствии с потребностями владельца информационного ресурса.

2.11. Компания, ведущая в России базы персональных данных, обязана
иметь лицензию:

а) да;

б) нет.

2.12. Государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных
предпринимателей осуществляют:

а) регистрационные палаты субъектов Российской Федерации;

б) Федеральная налоговая служба;

в) администрации субъектов Российской Федерации.

2.13. Под периодическим печатным изданием понимается издание, имеющее:

а) постоянный юридический адрес и собственную полиграфическую
базу;

б) тираж не менее 1000 экз.;

в) постоянное название, текущий номер и выходящее в свет не реже
одного раза в год.

2.14. Какие сведения могут быть отнесены к коммерческой тайне:

а) секреты производства;

б) содержание учредительных документов;

в) сведения о задержке выплаты заработной платы сотрудников?

2.15. Для обладателя баз данных в России регистрация:

а) обязательная;

б) добровольная

Глава 3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТРЕБНОСТИ КОМПАНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ

В компании одним из важных элементов является обеспечение информационными ресурсами решаемых задач и работа с ними. В про­цессе управления информационными ресурсами решается ряд ос­новных задач:

• какие информационные ресурсы выбрать;
• как извлечь из информационных ресурсов необходимые сведе­ния;
• как оценивать найденную информацию;
• как использовать найденную информацию.

Решение этих задач предъявляет требования к технологии доступа к информационным ресурсам и ресурсам знаний.

Главной задачей бизнеса является получение максимальной при­были от своей деятельности. Любая компания действует в условиях конкретной внешней среды, которая оказывает решающее влияние на успехи этой компании. В этой связи анализу внешней среды должно быть уделено особое внимание. В первую очередь к внешней среде относятся характеристики того рынка продукции или услуг, в котором предлагает или собирается предлагать свою продукцию или услуги данная компания. Состояние рынка обычно характери­зуют три группы данных: характеристики спроса, характеристики предложения и результаты исследования особенностей применяемых на этом рынке методов продвижения товаров или услуг к потреби­телю. Основную информацию о внешней среде компании развитых стран в условиях рынка получают из профессиональных баз, деловых ресурсов Интернета и периодических изданий.

Мировые лидеры по производству товаров и услуг постоянно ве­дут конкурентную борьбу между собой, совершенствуя свою продук­цию, улучшая ее качество и снижая себестоимость продукции и услуг. Данный вид деятельности называют инновационной деятельностью.

В условиях мирового экономического пространства новая про­дукция может быть создана только в том случае, если разработчики этой продукции имеют информацию о мировых достижениях в дан­ной области. Помимо перечисленных выше информационных ре­сурсов, разработчики новой продукции должны постоянно пользо­ваться научно-технической информацией, и в первую очередь иметь доступ к мировым базам патентной информации.

Следует отметить, что основная информация, необходимая ком­пании для обеспечения деятельности по анализу внешней среды и инноваций является платной. В связи с этим при решении задач управления информационными ресурсами и знаниями должны при­ниматься меры по минимизации затрат.

Деятельность современной компании, независимо от ее размеров и видов экономической деятельности, сопровождается многочислен­ными информационными потоками, в которые вовлечена информа­ция из внутренних и внешних источников. Внутренняя информация компании в основном содержит сведения о состоянии самой компа­нии, ее ресурсах и ходе деятельности. Внешняя информация, необхо­димая компании, — это сведения о законодательстве, о состоянии экономики, потребителях, конкурентах, новости и др.

Средства управления внутренними информационными потоками на основе современных компьютерных и телекоммуникационных технологий активно разрабатываются IT-компаниями. Системы управления внутренними информационными ресурсами направлены на автоматизацию документооборота компании и включают комп­лекс программного обеспечения, позволяющий собирать информа­цию, обрабатывать и анализировать ее, распространять и применять в деятельности компании. Целью автоматизации документооборота является, как правило, повышение эффективности деятельности компании.

Важным элементом управления современной компанией является упорядочение внутренних информационных процессов. Эксперты в области информатизации бизнеса утверждают, что 90% всех транс­портных перемещений людей связано с информационными задачами (передача опыта, совещания, согласование решений, подписание документов и т.п.). Создание эффективной системы информацион­ного обмена существенно ускоряет процесс принятия решений и решения оперативных задач компании. Задачи автоматизации внут­ренних информационных потоков ставятся и решаются начиная со второй половины XX в., по мере совершенствования информацион­ных, компьютерных и телекоммуникационных технологий.

В условиях формирующегося информационного общества воз­растает значение информации для развития экономики, что ставит перед информационными технологиями новую актуальную задачу — обеспечение эффективной передачи и использования знаний непо­средственно в процессе производства товара или услуги. Решение этой задачи целиком зависит от обеспечения компании информационными ресурсами из внешних источников, которые содержат весь объем накопленной информации и знаний.

Современный уровень развития информационных ресурсов и те­лекоммуникационных технологий позволяет говорить о том, что в мировой практике уже сформирована информационная инфраструк­тура бизнеса, способная обеспечить доступ к необходимым источ­никам информации и знаний.

На передний план информационного обеспечения деятельности компании выходят внешние информационные ресурсы. Эконо­мисты, социологи и теоретики менеджмента сходятся в том, что наи­более востребованной становится способность человека к творческой деятельности, которая включает аналитическую обработку инфор­мации и выработку новых знаний.

Однако современная среда бизнеса является настолько информа­ционно насыщенной, что при работе с информационными ресурсами встает вопрос о том, как выявить и отобрать необходимые сведения из единого информационного пространства.

Рассмотрим источники необходимой информации для компании, приведенные на рис. 3.1. Компания получает до 15% необходимой информации из внутренних информационных источников. Внутрен­ние источники информации, как правило, объединены на основе интегрированной информационной системы, которая позволяет од­новременно нескольким пользователям работать с информацией и своевременно ее обновлять.

Оставшиеся 85% информации находятся во внешних источниках информации, которые образуют мировые информационные ресурсы. Перечень этих источников, их количество зависят от вида деятель­ности компании и решаемых ею задач.

На практике компании получают внешнюю информацию от ин­формационных агентств, которые обеспечивают сбор информации от источников, ее обработку и оперативный доступ к ней на условиях подписки. Таким образом, компании приобретают доступ к необхо­димым сведениям на рынке информационных ресурсов.

Зарубежные компании уделяют огромное внимание управлению информационными ресурсами, которые закупаются на информаци­онном рынке, поскольку это оказывает огромное влияние на эффек­тивность компании (см. гл. 1).

Управление информационными ресурсами в компании может быть реализовано по децентрализованной, централизованной или смешанной схеме.

Децентрализованная схема предполагает, что каждое подразделе­ние компании или отдельные сотрудники самостоятельно обеспечи­вают свои информационные потребности (рис 3.2,а)

Децентрализованная схема организации информационного обес­печения может быть реализована в соответствии с организацией форм управления в самой компании (линейная, функциональная, проектная/продуктовая, смешанная и т.д.). Данную схему характе­ризует наличие разрозненных информационных ресурсов, к которым компания имеет доступ, стихийно складывающиеся информацион­ные процессы между подразделениями/сотрудниками. В результате явно проявляются основные недостатки подобной схемы организа­ции информационного обеспечения:

• нерациональное использование средств на приобретение до­ступа к информационным ресурсам;
• отсутствие систематизированного представления об информа­ционных потребностях компании и имеющихся в компании ин­формационных ресурсах;
• дублирование функций, связанных с информационной деятель­ностью.

Децентрализованная схема, несмотря на ряд недостатков, может эффективно применяться в небольших компаниях, где подразделе­ния или отдельные специалисты самостоятельно организуют свое информационное обеспечение, круг информационных потребностей

исчерпывается перечнем известных параметров, а затраты на приоб­ретение доступа к информационным ресурсам сравнительно неве­лики. Кроме этого, децентрализованная схема позволяет специалис­там осуществлять оперативный доступ к источникам информации и своевременно выполнять свои профессиональные обязанности. В российской практике преобладает децентрализованная схема ин­формационного обеспечения.

Централизованная схема информационного обеспечения предпо­лагает наличие информационного центра, в котором осуществляется систематизированная обработка информационных потребностей, отбор необходимых источников информации, выбор и организация наиболее рационального способа доступа к ним и распространение информационных ресурсов в компании (рис. 3.2, б).

Централизованная схема информационного обеспечения позво­ляет организовать эффективное использование информационных ресурсов в компании и сократить затраты на закупку доступа к ин­формационным ресурсам.

В российской практике подразделения, осуществляющие инфор­мационное обслуживание внутренних пользователей и организу­ющие доступ к внешним информационным ресурсам, существуют в крупных компаниях, учебных и научных организациях.

В сложный для экономики переходный период 1990-х гг. крупные российские предприятия лишались своих информационных подраз­делений. Однако в последнее время наметилась тенденция, свиде­тельствующая о том, что компании, нацеленные на инновационное развитие, создают централизованные системы обеспечения инфор­мационными ресурсами.

Пример 3.1. Корпоративная библиотека компании «Минерикс». -

Уральская компания по производству отделочных и декоративных материалов в 2006 г. приступила к формированию корпоративной биб­лиотеки. Тематический рубрикатор библиотеки представлен девятью рубриками, среди которых менеджмент, философия, психология, право, маркетинг, экономика и др. Список книг и рубрик постоянно дополня­ется с учетом целей, ценностей компании. Книги доступны всем сотруд­никам организации. Для этого на внутреннем сайте компании создан раздел «Библиотека», в котором размещен каталог. Кроме того, там же каждый сотрудник имеет возможность выложить интересную, на его взгляд, статью.

Создание внутренней библиотеки — важное событие в жизни компа­нии. По словам исполнительного директора «Минерикс», корпоративная библиотека имеет целью достичь нескольких задач. Во-первых, это ин­формационное поддержание бизнеса. Во-вторых, библиотека способ­ствует реализации одной из ценностей компании — постоянного разви­тия. Книги для библиотеки тщательно отбираются, что позволяет сотрудникам повысить уровень компетенции по нужной тематике.

Источник: В «Минерикс» начато формирование корпоративной биб­лиотеки 03.03.2006, www.minerix.ru

Дата добавления: 2014-12-29