Процесс управления информационными ресурсами

Под управлением информационными ресурсами обычно понимается управление созданием и использованием информационных ресур­сов.

Процесс управления информационными ресурсами отталкивается от поставленной цели: реализации инноваций, обучения персонала, расширения рынков сбыта и т.д. Когда цель поставлена, в процессе управления информационными ресурсами в компании решаются следующие задачи:

• выявление потребностей в информации в соответствии со спе­цификой компании;
• выявление параметров внешней среды, изменение которых мо­жет повлиять на деятельность компании, и организация мони­торинга значений этих параметров;
• выявление ресурсов из мирового рынка информации, которые удовлетворяют потребностям компании, на основе метаинфор-мации;
• организация доступа к выявленным информационным ресурсам, заключение контрактов с информационными агентствами на получение доступа к их ресурсам. Получение и изучение до­кументации, раскрывающей особенности доступа к информа­ционным ресурсам агентства. Освоение специалистами компа­нии технологий работы с ресурсами агентства;
• применение информационных ресурсов в деятельности компа­нии, включая:

организацию поиска информации в выделенных ресурсах при появлении конкретных требований к информации и при органи­зации мониторинга отдельных параметров внешней среды с целью снижения затрат на получение необходимой компании ин­формации;

оценку достоверности полученной информации; использование информации при обосновании принимаемых ре­шений в компании;

• анализ затрат на получение необходимой информации и оценка достигаемого эффекта в деятельности компании.

Схема управления информационными ресурсами продемонстрирована на рис. 3.3.

Постановка цели. Реализации какого-либо процесса всегда пред­шествует постановка цели. Применительно к управлению информа­ционными ресурсами в компании можно выделить следующие цели: эффективное управление самой компанией; обеспечение инноваци­онного развития компании; обучение сотрудников компании; рас­ширение ассортимента продукции компании, выбор партнеров и т.д.

Выявление информационных потребностей для решения задач ком­пании. Отправной точкой управления информационными ресурсами является выявление потребностей в информации. От результата ре­шения этой задачи зависит эффективность работы всей компании. Однако ее решение затруднено отсутствием четких алгоритмов и еди­ных подходов. Выявление потребности зависит от поставленной цели (ниже мы рассмотрим некоторые из них). Формулировка информа­ционной потребности должна производиться специалистами, владе­ющими терминологией и обладающими достаточной квалификацией для того, чтобы описать недостающую информацию. Определяется перечень параметров внешней среды, оказывающих наибольшее

влияние на деятельность компании и мониторинг которых необхо­дим для достижения поставленной цели. Перечень параметров для мониторинга может включать сведения о деятельности конкурентов или партнеров, изменении цен, запасов и многом другом.

Пример 3.2. Формулирование информационной потребности.

В настоящее время понятие «информационное пространство» часто связывают с глобальной сетью Интернет. Количество интернет-пользо­вателей увеличивается с каждым днем, в том числе и в России, боль­шинство пользователей обращаются к Всемирной паутине для поиска информации. Единственным средством навигации по этому информа­ционному пространству являются поисковые машины. Опыт использо­вания поисковых машин Интернета сформировал у пользователя опре­деленную манеру поведения по поиску информации. Во-первых, это поиск на естественном языке. Во-вторых, поисковые машины направ­лены на то, чтобы предоставить пользователю список ссылок (результат

в любом случае, прибегая при этом к изменению условий запроса на поиск информации. В результате пользователь на любой запрос получа­ет ответ, пусть и не относящийся к первоначальной цели поиска. В-третьих, развитие поисковых машин идет по пути угадывания инфор­мационной потребности пользователя, т.е. пользователю достаточно ввести несколько знаков в поисковую строку, для того чтобы поисковая машина начала уже предлагать ему различные варианты веб-ресурсов. Таким образом, разработчики поисковых машин правильно определили узкое место в работе пользователей — трудности при формулировании информационной потребности.

Однако эта манера поведения приводит к низкой эффективности по­иска и работы с информационными ресурсами. При работе с профессио­нальными базами использование поиска на естественном языке много­кратно снижает эффективность поиска, недопустимо изменение параметров поиска и подмена искомой информации на ту, которая име­ется в системе.

Приобретенную манеру поиска информации в Интернете пользова­тели переносят на работу с профессиональными базами данных. Созда­тели и разработчики профессиональных ресурсов вынуждены считаться с «привычками», возникшими у пользователей при работе с информа­ционными ресурсами.

Выявление ресурсов, удовлетворяющих информационным потреб­ностям компании. При высокой насыщенности современного инфор­мационного рынка данная задача не является тривиальной. Из пред­ставленного разнообразия информационных ресурсов необходимо выбрать наиболее подходящие для работы компании. Исходя из выявленных потребностей определяются требования к информацион­ным ресурсам, содержащим необходимые сведения. На основе ис­точников метаинформации осуществляется отбор подходящих ре­сурсов. Метаинформация — это информация об информации. Источники метаинформации содержат описание информационных ресурсов (документов) по принятым критериям (название, тематика, предметная рубрика, ключевые слова и др.) Они позволяют получить представление об информационных ресурсах без непосредственного обращения к ним. Например, каталог в библиотеке, по которому читатели выбирают и заказывают издания. Доступ к информацион­ным ресурсам является услугой, качество которой сложно оценить до момента ее применения, поэтому большинство информационных агенств предоставляют потенциальным клиентам (подписчикам) возможность пробного доступа или демонстрационные версии своих баз данных. Это позволяет специалистам оценить удобство работы с ресурсами и их содержание до приобретения платного доступа.

При решении информационной задачи встает вопрос выбора ин­формационных ресурсов. Если имеется предметный каталог инфор­мационных ресурсов, то мы выбираем рубрику, к которой относится необходимая нам информация, и осуществляем поиск среди доку­ментов, относящихся к этой рубрике. Однако необходимая инфор­мация может содержаться не только среди документов, относящихся к данной рубрике, но и в других рубриках. Данную особенность ин­формации принято называть «рассеиванием» информации. Иссле­дования в области информатики показали, что 50% информации будет содержаться не в той рубрике, которая выделена для докумен­тов определенного содержания, а в смежных рубриках. Из этой за­кономерности следует, что если вы будете искать только в одной рубрике предметного каталога, то потери информации составят 50%.

Выбор информационных ресурсов должен основываться в первую очередь на источниках метаинформации, таких как каталоги, спра­вочники, реферативные и библиографические издания.

Рассмотрим наиболее популярные из них.

Авторитетным справочником по периодическим изданиям явля­ется Clinch's Periodicals Directory. В данном справочнике представлено наиболее полное описание периодических изданий со всего мира — около 300 тыс. изданий. Электронный каталог справочника доступен по подписке (http://ulrichsweb.com). Исследуя этот справочник, можно получить характеристику отдельных периодических изданий по различным параметрам, провести поиск периодического издания по ключевым словам, ISSN (уникальному номеру серийного изда­ния), тематике, точному заглавию журнала, ключевым словам в за­главии журнала и др. — всего по 43 параметрам, в том числе и по справочнику цитируемости статей (Journal Citation Report). Система перекрестных ссылок позволяет быстро переходить на официальные сайты изданий. Описание каждого издания включает название, ти­раж, периодичность, ISSN, полную информацию об издательстве (адрес, телефон, факс), а также информацию о подписке и распро­странении, библиографический шифр, сведения о реферировании и индексировании издания.

Самое полное в мире,справочное издание Gale Directory of Databases позволяет ориентироваться в гигантском объеме мировых информационных ресурсов (www.gale.com). Данный каталог был со­здан в 1993 г. при слиянии трех справочных изданий, приобретенных компанией Gale Research: Computer-Readable, Directory of Online Databases, Directory of Portable Databases. Издание Gale Directory of Databases в виде двух томов публикуется дважды в год, справочник издается также в электронном виде. Описание баз данных включает наименование и контактную информацию производителя баз дан­ных, тематику представленной информации, ее язык и географию, частоту обновления, варианты подписки, ее стоимость и др. Тематика описываемых баз: новости, бизнес, промышленность, корпо­рации, технологии, медицина, юриспруденция, компьютеры, ком­муникации, образование, здравоохранение, управление, химия, энергия, фармацевтика, гуманитарные науки. Отдельно выделены документы, содержащие подробные сведения о 3600 производителях баз данных и 2400 онлайновых службах и вендорах, списки предла­гаемых баз. На 2009 г. Gale Directory of Databases содержал описание 25,5 тыс. баз данных.

Метаинформация о российских информационных ресурсах под­готавливается научно-техническим центром (НТЦ) «Информре-гистр» (www.inforeg.ru) в виде электронного каталога по итогам доб­ровольной регистрации российских баз данных. Работы по учету и регистрации баз и банков данных, а также по ведению Государствен­ного регистра баз данных осуществляются НТЦ «Информрегистр» в соответствии с постановлением Правительства РФ от 28 февраля 1996 г. № 226 «О государственном учете и регистрации баз и банков данных». К 2010 г. электронный каталог Государственного регистра баз данных содержал описания 7799 баз данных и 1427 владельцев. Однако данный каталог не может дать исчерпывающего представле­ния о российский базах данных, так как регистрация — добровольная и многие производители не регистрируют свои базы данных.

Известно, что ни одна реферативная база данных, подготавлива­емая зарубежными или отечественными производителями, не может претендовать на полноту тематического охвата первоисточников, как бы она к этому ни стремилась. По данным Ulrich's Periodicals Directory, только 66 тыс. наименований периодических и продолжающихся из­даний (из них около 49 тыс. являются периодическими) реферируются и индексируются для различных информационных продуктов.

Отбор информационных ресурсов. Работа с метаинформацией по­зволяет обосновать выбор того или иного информационного ресурса в соответствии с требованиями, предъявляемыми пользователем.

Основными критериями оценки информационного ресурса при поиске являются следующие:

• источники информации, из которых формируется информаци­онный ресурс, их количество;
• периодичность обновления информации (ежедневное, ежене­дельное и т.п.);
• возможные варианты подписки и стоимость доступа к инфор­мационному ресурсу;
• пользовательский интерфейс;
• поисковые инструменты, обеспечение полноты поиска;
• содержательное наполнение информационного ресурса, т.е. те­матика представленной в нем информации, географическое по­крытие, временной охват, глубина ретроспективы и т.д.

Организация доступа к ресурсам. После оценки специалистами компании условий доступа к информационному ресурсу и его стои­мости принимается

решение о заключении контрактов с информа­ционными агентствами (рис. 3.4). Виды подписки на доступ к базам данных могут быть различными, так же как и способы оплаты до­ступа к информации. Среди основных вариантов подписки можно выделить следующие.

1. Разовое обращение к информационной системе, при котором оплачивается доступ к полному тексту документа. Например, в ин­формационных системах Интегрум, D&B, Park.ru и др.

2. Фиксированная оплата доступа к информационной системе на определенный интервал времени (неделя, месяц и т.д.), при которой могут быть установлены ограничения на количество пользователей и просмотр полных текстов документов. Например, стоимость под­писки на Factiva (www.factiva.com) составляет 750 долл. в месяц за 20 часов работы плюс дополнительная плата за получение маркетин­говой и аналитической информации.

3. Смешанные варианты оплаты. Как правило, в информацион­ных системах применяется гибкая ценовая политика, позволяющая сочетать различные варианты оплаты.

При заключении контрактов специалисты компании получают пакет документации, описывающей содержание информационных ресурсов и инструменты работы с этими ресурсами. Например, ин­формационная система LexisNexis содержит более 40 тыс. источников информации, и эффективная работа с этой системой зависит от уровня подготовки пользователя. Информационные агентства, как правило, организуют семинары для специалистов компании, с тем чтобы они могли в полной мере использовать потенциал информа­ционной системы в своей профессиональной деятельности, а также оказывают консультационную поддержку своим подписчикам.

Применение информационных ресурсов. Следует отметить, что при­обретение доступа к ресурсам, содержащим необходимые сведения, не может автоматически привести к коренным изменениям в работе компании. В конечном итоге пользователями этих информационных ресурсов являются специалисты, выполняющие определенные за­дачи. Необходимо ознакомить сотрудников компании с возможно­стями нового информационного ресурса и мотивировать их на работу с этим ресурсом.

Применение информационных ресурсов в компании предпола­гает организацию поиска информации, мониторинга отдельных па­раметров внешней среды, оценки полученных сведений. Специалист, имеющий доступ к информационным ресурсам — базам данных, деловым ресурсам Интернета, получает в свое распоряжение огром­ный массив документов. Например, информационная система LexisNexis предоставляет пользователям доступ к 3 млрд документов, однако из этого массива специалисту необходимо только ограни­ченное количество документов. Большие массивы информации ведут к увеличению затрат на приобретение доступа к информационным ресурсам и времени для работы с ними. Эффективность работы с информационными ресурсами зависит во многом от методов струк­туризации информации в базах данных, программного обеспечения для работы с большим массивом информации и, конечно, от квали­фикации специалистов

Одним из основных преимуществ профессиональных баз данных перед ресурсами Интернета является обработка поступающей ин­формации, т.е. разнесение ее по рубрикам, выделение в документах сегментов, таких как автор, заголовок, дата и т.п. Для повышения эффективности процесса поиска и сокращения затрачиваемого на него времени разрабатываются различные поисковые инструменты и формы предоставления информации. Поисковые инструменты информационных систем могут иметь как общие черты, так и суще­ственные различия. В некоторых видах систем удобство инстру­ментов для работы с массивами документов является основным кон­курентным преимуществом. Например, на российском рынке пра-иовой информации производители справочных правовых систем иорются за потребителя путем совершенствования интерфейса и по­исковых инструментов своих систем.

Выполнение информационного поиска возможно либо по тексту (иолнотекстовый поиск), либо с помощью каталога. При полнотек­стовом поиске отыскиваются слова в тексте документа либо в его сегменте, например в заголовках статей и рефератах, методом пере­бора всех вариантов написания и синонимов. В некоторых системах поиска алгоритм позволяет вводить набор слов и учитывает некото­рые формы слова, например множественное число.

Каталог в информационной системе - это оглавление файлов, доступное пользователю посредством интерфейса информационной системы. Обычно система файловых каталогов имеет иерархическую структуру.

Полнотекстовый поиск и поиск с помощью каталога не являются взаимоисключающими; напротив, наиболее эффективные стратегии Поиска получаются при их комбинации.

Несмотря на разнообразие поисковых инструментов, процесс по­иска для документальной информационной системы может быть представлен в виде последовательности действий:

• выбрать соответствующую тематическую рубрику (как правило, в базах данных информация разнесена по рубрикам);
• разбить вопрос на понятия, которые будут искаться отдельно, а затем объединить их соответствующими логическими опера­торами (and, or, not), если в системе поиска предусмотрены бу­левы операции;
• учесть все варианты написания слов и синонимы при поиске произвольного текста. Необходимо использовать соответству­ющие классификаторы, словари и тезаурусы, что может значи­тельно повысить эффективность запроса;
• построить поисковый запрос;
• оценить результаты поиска.

По результатам поиска, как правило, запрос корректируется. Для достижения наилучшего результата специалисты составляют не­сколько запросов на поиск информации. Таким образом, информа­ционный поиск представляет собой упорядоченную последователь­ность действий, для того чтобы отыскать необходимую информа­цию.

Перед тем как использовать полученную информацию, ее необ­ходимо оценить — пригодна ли она для решения поставленной за­дачи с позиций ее достоверности. Этот вопрос особенно актуален при работе с ресурсами Интернета.

Целью всей проделанной информационной работы является обоснование решения. В решении экономических задач результатом информационной работы служит подготовленное обоснование для принятия решения о выборе поставщика, проведения рекламной кампании и др., а также аналитический отчет по исследованию рынка, вида экономической деятельности и т.д.

Анализ затрат на получение необходимой информации и оценка до­стигаемого эффекта. Контрольным мероприятием в управлении ин­формационными ресурсами служит анализ затрат на получение не­обходимой информации и оценка достигаемого эффекта в деятель­ности компании. Однако это не является заключительным этапом, поскольку информационная деятельность предполагает возможность внесения корректировки на каждом этапе: выявление потребности в информационных ресурсах, отбор информационных ресурсов, ор­ганизация поиска и т.д.

Дата добавления: 2014-12-29