Рассмотрение бюджета

По завершении бюджеты должны быть представлены на рассмотрение и одобрение. При рассмотрении бюджета бюджетная комиссия изучает предлагаемые затраты с учетом их выгоды для организации. Если бюджет не одобрен, его возвращают финансовому менеджеру с пояснением. Затем бюджет перерабатывается с учетом замечаний бюджетной комиссии. Иногда перед одобрением бюджета может потребоваться его дальнейшее обоснование.

Возмещение производственных затрат

Два ключа к решению проблемы взимания расходов с клиентов – это сделать счета легкими для понимания и привязать расходы к конкретной стоимости, понимаемой клиентом. Расходы, которые трудно объяснить, ведут к растерянности клиента и недоверию по отношению к ИТ отделу. Это заканчивается натянутыми отношениями между ИТ отделом и его клиентами. Расходы, занесенные в счет, должны быть напрямую связаны с выгодой, получаемой клиентом путем использования ИТ сервисов.

Сумма, выставленная клиенту, называется отпускной (трансфертной) ценой, или отозванной проводкой. Трансфертное ценообразование и методы ценообразования рассматриваются в следующих разделах. Цены, выставляемые клиентам, обычно обсуждаются на годичной основе (по годовому исчислению), что является частью переговорного процесса по SLA. Очень важно обсудить цены, чтобы клиенты не были удивлены предъявленной им стоимостью ИТ сервисов.. Необходимо помнить, что клиентам требуется время, чтобы включить эти платежи в свои бюджеты.

Старые методы отозванной проводки основывались на механизмах учета ресурсов, таких как быстродействие CPU и пространство памяти на дисках. Обычно эти понятия ничего не говорят бизнес потребителю и ведут к непониманию, когда цены обосновываются клиентам с использованием этих единиц. Проблемы использования старых методов включают: клиенты были не в состоянии понять расходы, отсутствовала четко определенная стоимость для выставленных клиенту расходов, было трудно предусмотреть расходы за финансовый год. По возможности необходимо использовать альтернативные методы. Клиентам более понятны такие методы как число действующих пакетов данных, число печатаемых листов, или число доступа к сети. Эти категории клиенту понятны и соотносятся с предоставляемыми сервисами. Сервисы ценообразования с использованием факторов, над которыми клиент имеет прямой контроль, являются идеальными методами определения цены, хотя иногда очень трудно распределить расходы соответствующим клиентам.

Правильно применяемые схемы определения цены могут быть использованы для изменения отношения клиента. Например, если у ИТ отдела проблемы с полосой пропускания, можно применить ценовую политику поощрения клиентов за использование системных ресурсов в период неполной нагрузки. Это поможет не только ослабить проблему с нагрузкой, но и будет стимулом для клиента подумать о методах снижения расходов. Это может также привести к упреждающей инициативе, когда клиенты активно ищут применения схем, снижающих затраты, что выгодно обеим сторонам.

Другим примером изменения отношения клиента является налог на клавиатуру. Оплата работы сети клиентами в форме налога на клавиатуру стимулирует менеджеров производить переучет своего оборудования и излишков устаревшего и неиспользуемого оборудования. Это может иметь следующие результаты. Могут уменьшится расходы службы поддержки, так как будут убраны устаревшие машины и программное обеспечение. Станет легче осуществлять контроль за конфигурациями. Однако, ставка налога может повышаться по мере того, как затраты будут распределяться между меньшим числом машин.

Бюджет оборудования может увеличиться, так как менеджеры будут заменять устаревшее оборудование.

Так как клиенты платят за ИТ сервисы из прибыли, которую они производят для компании, менеджеры могут неохотно использовать схемы определения цены, разработанные ИТ отделом, особенно, если они воспринимаются как несправедливые. В результате, может быть чрезвычайно трудно обсуждать цены с клиентами. Управляющему приходится в таких случаях вмешиваться в споры по ценообразованию. Следовательно, финансовым менеджерам необходимо убедить административное руководство в поддержке задач возмещения затрат и в принятии методов ИТ отдела.

Дата добавления: 2015-01-03