Проектирование автоматизированных информационных систем для экономической деятельности

Создание автоматизированных информационных систем в
экономике может осуществляться по двум вариантам. Первый вариант предполагает, что этой работой занимаются специализированные фирмы, имеющие профессиональный опыт подготовки программных продуктов конкретной ориентации (бухгалтерский промышленный учет, бухгалтерский учет в банках, автоматизация конкретных банковских операций и т.п.), их продажи и дальнейшего сопровождения в организациях, эксплуатирующих поставленные программные средства и системы. Если АИС создаются по второму варианту, проектированием и созданием разработок в этой области занимаются проектировщики-программисты, находящиеся в штате предприятий и организаций, где осуществляется переход на использование новых технических средств, создаются новые информационные системы. В проведении проектировочных работ в настоящее время встречаются две крайности. В одном случае строго соблюдаются стандарты изготовления документации, но зато сроки разработки сильно затягиваются, создание системы не вписывается в ритм реальной жизни и она оказывается нежизнеспособной. В другом случае умение разработчиков создавать программы для автоматизации решения отдельных экономических задач позволяет им без задержек обеспечить процесс использования разработок конечным пользователем, система начинает работать, но создание документации отстает и в результате получается изделие, трудоемкое для эксплуатации, а освоение его в значительной степени зависит от специалистов-разработчиков. Это противоречие преодолимо при соблюдении проектной дисциплины.

В процессе разработки автоматизированных систем и рабочих
мест проектировщики сталкиваются с рядом взаимосвязанных проблем.

Проектировщику сложно получить исчерпывающую информацию для оценки формулируемых заказчиком (пользователем) требований к новой системе.

Заказчик нередко не имеет достаточных знаний о проблемах автоматизации обработки данных в новой технической среде, чтобы
судить о возможности реализации тех или иных инноваций. В то же время проектировщик сталкивается с чрезмерным количеством подробных сведений о проблемной области, что вызывает трудности моделирования, и формализованного описания реализуемых в новых условиях информационных процессов, решения функциональных задач.

Спецификация проектируемой системы из-за большого объема и терминов часто непонятна заказчику, а чрезмерное ее упрощение не
может удовлетворить специалистов, создающих систему.

С помощью известных аналитических методов можно разрешить некоторые из перечисленных проблем, однако радикальное решение дают только современные структурные методы, среди которых центральное место занимает методология структурного анализа.

Структурным анализом принято называть метод исследования
системы, который начинается с ее общего обзора и затем детализируется, приобретая иерархическую структуру со все большим числом уровней.

Структурный анализ предусматривает разбиение системы на уровни абстракции с ограниченным числом элементов на каждом из уровней (обычно от 3 до 6-7). На каждом уровне выделяются лишь существенные для системы детали. Данные рассматриваются в
совокупности с операциями, выполняющимися над ними. Используются строгие формальные правила записи элементов информации, составления спецификации системы и последовательное приближение к конечному результату.

Методология структурного анализа базируется на ряде общих
принципов, часть из которых регламентирует организацию работ на
начальных этапах жизненного цикла создаваемой информационной
системы, а часть используется при выработке рекомендаций по
организации работ. В качестве двух базовых принципов используются принцип декомпозиции и принцип иерархического упорядочивания.
Первый принцип предполагает решение трудных проблем
структуризации комплексов функциональных задач путем разбиения их на множество меньших независимых задач, легких для понимания и решения. Второй принцип декларирует, что устройство этих частей также существенно для понимания при детальном формализованном их описании. Понимаемость проблемы резко повышается при организации ее частей в древовидные иерархические структуры, т.е. система может быть понята и построена по уровням, каждый из которых добавляет новые детали.

На предпроектной стадии проводится изучение и анализ всех особенностей экономического объекта проектирования с целью
уточнения требований заказчика, их формализованного представления
и документирования. В частности, выявляется совокупность условий, при которых предполагается эксплуатировать будущую экономическую систему (аппаратные и программные ресурсы, предоставляемые системе, внешние условия ее функционирования: состав людей и работ, имеющих к ней отношение и участвующих в информационных и управленческих процессах), производится описание выполняемых системой функций и т.п. На этой же стадии устанавливаются ограничения в процессе разработки (директивные сроки завершения отдельных этапов, имеющиеся ресурсы, организационные процедуры и мероприятия, обеспечивающие защиту информации и т.п.).

Целью анализа на этой стадии является преобразование общих,
неясных знаний о требованиях к будущей системе и точные (по возможности) определения.

Качество дальнейшего проектирования решающим образом за-
висит от правильного выбора методов анализа, сформулированных
требований к вновь создаваемой системе. Эти методы служат для
проведения изучения и исследования, разработки и оценки проектных
решений, закладываемых при создании АС, а также для обеспечения
экономии затрат и сокращения сроков проектирования и внедрения системы.

Методы, используемые на стадии предпроектного обследования подразделяются на методы изучения и анализа фактического состояния объекта (технологии), методы формирования заданного состояния, методы графического представления фактического и заданного состояний. Методы анализа экономического объекта и формирования технического задания (ТЗ) на проектирование АИС и АИТ

Если на предпроектной стадии должны быть тщательно про-
анализированы особенности объекта проектирования, четко
сформулированы в техническом задании требования к созданию АИС,
то проектирование должно дать ответ на вопрос: "Как (каким образом) система будет удовлетворять предъявленным к ней требованиям?". Задачей этой стадии является формирование новой структуры системы и логических взаимосвязей ее элементов, которые будут функционировать на предложенной технологической платформе. Проектирование реализует итерационный процесс получения логической модели системы вместе со строго сформулированными целями, поставленными перед нею, а также написание спецификаций физической системы, удовлетворяющей этим требованиям. Обычно стадию проектирования разделяют на два этапа:

- создание проектных решений, проектирование архитектуры АИС;

- детальное (рабочее) проектирование.

В результате проведения этапов проектирования должен быть
получен проект системы, содержащий достаточно информации для
реализации системы в рамках бюджета выделенных ресурсов и
времени.

При разработке проекта АИС обеспечиваются разделение труда,
кооперация и общение между разработчиками и заказчиками. По мере
повышения уровня проектирования неоднократно повышается
ответственность за принятие проектных решений. Для обеспечения
качественного выполнения проекта этапы разработки системы
увязываются с процессом организации ведения проектировочных работ, который включает следующее:

- разработку целей, задач и организационных принципов при постановке задачи;

- формирование принципиального проектного решения при выработке концепции проекта и варианта АИС, материально-техническую реализацию проектировочных работ при подготовке и отладке программ;

- апробацию организационных решений при опытной эксплуатации и сдаче проекта АИС и использование проектных и организационных решений при эксплуатации.

Этапы процесса организации и ведения проектировочных работ
отражают принципиальный путь разработки и реализации новых
проектных решений. Эта типовая концепция пригодна для организации проектирования с различными формами использования средств труда, включая применение ПЭВМ и автоматизацию проектирования. При этом не учитывается характер проблем, подлежащих решению в конкретном случае. На основе типовой концепции организации проектирования каждый этап может быть уточнен в зависимости от повторяющихся рабочих операций. Затем для каждого проекта АИС выбираются подлежащие выполнению работы и сводятся в календарный план. В зависимости от характера и сложности решаемых проблем может возникнуть необходимость многократного выполнения определенных этапов. В рамках рабочих этапов предусматривается закрепление за отдельными исполнителями ответственности за разработку задач, стадий проекта и программ.

В процессе организации проектирования принимаются разнообразные решения, влияющие на динамику и качество выполнения работ. Поэтому для каждого этапа проектирования определяются:

- ожидаемые результаты и документы;

- персональные функции руководителя;

- решения, принимаемые руководителем;

- функции заказчика и разработчика АИС.

Согласования с параллельно выполняемыми во времени работами при выборе, обучении, высвобождении и перемещении кадров, а
также при подготовке и реализации инвестиционных мероприятий и
других работ обязательно включаются в содержание рабочих этапов и
находят отражение в проектной и исполнительной документации.

7.5. Роль пользователя - менеджера в создании и
эксплуатации АИС

АИС создается для удовлетворения информационных потребностей конкретного пользователя, и он принимает непосредственное участие в ее работе. Под функционированием АИС в данном случае подразумевается решение задач пользователем на основе информационного, программного обеспечения, которые созданы проектировщиками и другими специалистами на этапах проектирования и подготовки процесса автоматизации обработки информации.

Первые разработки АС в области экономики и менеджмента не содержали принципиально новой методологии, а лишь использовали дорогостоящую вычислительную технику в качестве большого арифмометра для сокращения трудоемкости выполнения операций в традиционной технологии решения задач управления. Недостатком, причем весьма распространенным, при создании автоматизированных систем организационного управления был низкий уровень постановки задач.
Одна из причин этого — в недостаточном использовании специалистов отделов, служб управления в обследовании потоков информации, описании экономико-организационной сущности задач, проектировании выходной информации. Кроме того, в автоматизированном режиме обрабатывался не весь комплекс задач, решаемых тем или иным специалистом, поэтому у пользователя часто и не возникало желания принять активное участие в создании новой технологии.

При переходе на массовое использование в управлении ПЭВМ и
коммуникационных средств не достаточно просто декларировать цель
автоматизации того или иного процесса, нужно ее конкретизировать,
разработать стратегию и тактику ее достижения. Для реализации новых, рожденных научно-техническим прогрессом технологий существуют два способа: или встраивать их в традиционный процесс управления, или реконструировать сам процесс с учетом возможностей новых средств.

Внедрение средств автоматизации для совершенствования
управления — достаточно сложная задача, прежде всего потому, что
автоматизированные системы носят человеко-машинный характер.
Сейчас очевидно, что простое встраивание их в уже сложившуюся
структуру отношений, своеобразных традиций и стереотипов решения
задач управления невозможно без изменения, ибо в противном случае
нововведения не приживаются и не дают экономического и
социального эффекта. Следовательно, коллектив заказчика новой
технологии должен быть серьезно подготовлен к новой методике ее
реализации, готов помочь ее внедрению, а не препятствовать или просто наблюдать.

Опыт создания АИС в области менеджмента показывает, что только специалист наиболее полно и квалифицированно может дать описание выполняемой работы, входной и выходной информации. Участие пользователя не может ограничиваться лишь постановкой задач, он должен проводить и пробную эксплуатацию АИС. Находясь за компьютером, пользователь может обнаружить недостатки постановок задач, корректировать при необходимости входную и выходную информацию, формы выдачи результатов, их оформление в виде документов. Участие в пробной эксплуатации — это не только форма активного обучения пользователя работе на компьютере, знакомство с программными средствами, но и процесс адаптации пользователя к новым условиям работы, новой технологии, к новой, все более усложняющейся технике. Опыт показывает, что у специалиста должно складываться совершенно иное отношение к работе в условиях АИС, создание которой предусматривает максимально возможный охват автоматизированной обработкой выполняемых непосредственно им функций.

Участие пользователя в создании АИС должно обеспечивать в перспективе как оперативное и качественное решение задач, так и сокращение времени на внедрение новых информационных технологий. При этом происходит активное обучение пользователя, повышается уровень его квалификации как постановщика, разработчика. Все необходимые потребителю навыки работы в новой технологической среде совершенствуются и закрепляются в процессе опытной эксплуатации АИС и последующей работы. Однако для этого пользователь должен быть заранее ознакомлен с методикой проведения обследования экономического объекта, порядком обобщения его результатов, что поможет ему определить и выделить подлежащие автоматизированной обработке задачи, функции, квалифицированно сделать их постановку.

Постановка задачи — это описание задачи по определенным
правилам, которое дает исчерпывающее представление о ее сущности,
логике преобразования информации для получения результата. На основе постановки задачи программист должен представить логику ее решения и рекомендовать стандартные программные средства, пригодные для ее реализации.

Через постановку задачи, путем регламентации изложения ее
содержания, устраняются трудности взаимодействия «пользователь —
прикладной программист», что делает это взаимодействие более
логичным и системным. Постановка задачи ведется на стадии
проектирования компьютерных экономических информационных систем.
Для постановки задачи используются сведения, необходимые и достаточные для полного представления ее логической и информационной сущности. Такими сведениями располагает менеджер, осуществляющий решение задачи в условиях ручной обработки или с использованием компьютерной техники. При постановке задач пользователь прежде всего должен описать информационное обеспечение, алгоритмы их решения.

Постановка задачи требует от пользователя- менеджера не только
профессиональных знаний той предметной области, для которой
делается постановка, но и знаний компьютерных информационных
технологий. Ошибки пользователя на этапе постановки задачи
увеличиваются в сотни и даже в тысячи раз по своим последствиям
(в зависимости от масштаба системы), если их обнаружат на конечных фазах создания или использования прикладного программного продукта. Причина заключается в том, что каждый из последующих участников создания прикладных программ не располагает информацией, необходимой для исправления содержательных ошибок.

Создание программного продукта может вестись и самим
пользователем - менеджером, причем это более предпочтительный
вариант в отношении простоты построения программы. Однако с точки зрения профессиональных программистов в таких программах может быть большое число погрешностей, так как они менее эффективны по машинным ресурсам, быстродействию и многим другим традиционным критериям.

Пользователь - менеджер, как правило, приобретает и применяет
готовые программные пакеты, по своим функциям удовлетворяющие
его потребности, ориентированные на определенные виды деятельности (руководящую, финансовую, плановую и т.д.). Такое направление является на сегодня ведущим в сфере компьютеризации и информатизации обслуживания пользователей. Нередко оно дополняется разработкой оригинальных прикладных программ. Однако
в любом случае требуется постановка задачи.

Постановка и реализация задач на ПЭВМ требует усвоения основных понятий, касающихся теоретических основ компьютерных
информационных систем. К ним относятся:

- свойства, особенности и структура экономической информации;

- условно-постоянная информация, ее роль и назначение;

- носители информации, макет машинного носителя;

- средства формализованного описания информации;

- алгоритм, его свойства и формы представления;

- назначение контроля входной и результатной информации,
способы контроля;

- состав и назначение устройств персональных ЭВМ;

- состав программных средств персональных ЭВМ, назначение
операционных систем, пакетов прикладных программ, интегрированных пакетов программ типа АРМ бухгалтера, АРМ финансиста и др.

При описании постановки задачи обращается внимание на ее
объемно-временные характеристики. Они отражают объемы входной и выходной информации (количество документов, строк, знаков,
обрабатываемых в единицу времени), временные особенности
поступления, обработки и выдачи информации.

В процессе описания постановки задачи важной является
выверка точности и полноты названий всех информационных единиц и их совокупностей. В условиях автоматизированной обработки кроме
привычных для восприятия наименований показателей в документах
(наименования строк и граф) имеют место нетрадиционные формы
представления информации. Четкость наименований информационных совокупностей и их идентификации, устранение синонимов и омонимов в названиях экономических показателей обеспечивают более высокое качество результатов обработки. Полное название показателя в сложных формах может складываться из названий строк, граф и элементов заголовочной части документа. Для количественных и стоимостных реквизитов указывается единица измерения. Описание показателей и реквизитов какого-либо документа требует, как правило, их соотнесения
с местом и временем отражаемых экономических процессов. Поэтому
пользователь должен помнить о необходимости включения в описания соответствующих сведений, имеющих место, как правило, в заголовочной части документа (название или код предприятия, дата выписки документа и т.д.).

Для каждого вида входной и выходной информации дается
описание всех элементов информации, участвующих в автоматизированной обработке. Описание строится в виде таблицы, в которой присутствуют: наименование элемента информации (реквизита), его идентификатор и максимальная разрядность.

Наименование реквизита должно соответствовать документу или
вытекать из него. Не допускаются даже мелкие погрешности в наименованиях реквизитов, так как в принятой редакции закладывается словарь информационных структур будущей автоматизированной технологии обработки.

Идентификатор представляет собой условное обозначение, с
помощью которого можно оперировать значением реквизита.

Идентификатор может строиться по мнемоническому принципу,
использоваться для записи алгоритма и представлять собой сокращенное обозначение полного наименования реквизита. Идентификатор должен начинаться только с алфавитных символов, хотя может включать и алфавитно-цифровые символы, общее их количество обычно регламентировано.

Разрядность реквизита необходима для просчета объема занимаемой памяти. Она указывается количеством знаков (алфавитных,
цифровых и алфавитно-цифровых).

Постановка задачи выполняется в соответствии с планом. В
качестве типового может использоваться следующий план постановки
задачи.

Организационно-экономическая сущность задачи:

- наименование задачи, место ее решения;

- цель решения;

- назначение (для каких объектов подразделений и пользователей предназначена);

- периодичность решения и требования к срокам решения;

- источники и способы поступления данных;

- потребители результатной информации и способы её отправки;

- информационная связь с другими задачами.
Описание исходной (входной) информации:

- перечень исходной информации;

- формы представления (документ) по каждой позиции перечня; примеры заполнения документов;

- количество документов (информации) в единицу времени, количество строк в документе (массиве);

- описание структурных единиц информации (каждого элемента данных, реквизита);

- точное и полное наименование, идентификатор, максимальная разрядность в знаках;

- способы контроля исходных данных;

- контроль разрядности реквизита;

- контроль интервала значений реквизита;

- контроль соответствия списку значений;

- балансовый или расчетный метод контроля количественных знаний реквизитов;

- метод контроля с помощью контрольных сумм и любые другие возможные способы контроля.

Описание результатной (выходной) информации:

- перечень результатной информации;

- формы представления (печатная сводка, видеограмма,
машинный носитель и его макет и т.д.);

- периодичность и сроки представления;

- количество документов (информации) в единицу времени;

- количество строк в документе (массиве);

- перечень пользователей результатной информацией
(подразделение и персонал);

- перечень регламентной и запросной информации;

- описание структурных единиц информации (каждого элемента
данных, реквизита) по аналогии с исходными данными;

- способы контроля результатной информации;

- контроль разрядности;

- контроль интервала значений реквизита;

- контроль соответствия списку значений;

- балансовый или расчетный метод контроля отдельных
показателей;

- метод контроля с помощью контрольных сумм и любые другие
возможные способы контроля.

Описание алгоритма решения задачи (последовательности
действий и логики решения задачи):

- описание способов формирования результатной информации с
указанием последовательности выполнения логических и
арифметических действий;

- описание связей между частями, операциями, формулами
алгоритма;

- требования к порядку расположения (сортировке) ключевых
(главных) признаков в выходных документах, видеограммах, например по возрастанию значений табельных номеров;

- алгоритм должен учитывать общий и все частные случаи решения задачи.

При описании алгоритма следует использовать условные
обозначения (идентификаторы) реквизитов, присвоенные при описании исходной и результатной информации; допускается текстовое описание алгоритма. Необходимо предусмотреть контроль вычислений на отдельных этапах, операциях выполнения алгоритма. При этом указываются контрольные соотношения, которые позволяют выявить ошибки.

Описание используемой условно-постоянной информации:

- перечень условно-постоянной информации (классификаторов,
справочников, таблиц, списков с указанием их полных аименований);

- формы представления;

- описание структурных единиц информации (по аналогии с исходными записями); -

- способы взаимодействия с переменной информацией.
Внедрение АИС, как показывает опыт, ведет к качественным
переменам в труде пользователей: расширяются их профессиональные
знания, приобретаются навыки работы в автоматизированной
информационной сфере.

Новая информационная технология может иметь ряд позитивных
последствий:

1. Обработка исходных данных и проведение расчетов поручается
не имеющим высокой квалификации и необходимых практических
навыков работникам, а высококвалифицированным специалистам
отводится анализ, выбор вариантов расчетов, разработка
управленческих решений.

2. Работа с ПЭВМ приводит к повышению квалификации всех
исполнителей и общему, довольно высокому уровню их
профессиональной культуры.

3. Сэкономленное в результате автоматизации обработки расчетов
и оформления документов время используется на проведение расчетов в нескольких вариантах, получение альтернативных оценок ситуаций, что необходимо для анализа и принятия обоснованных решений.

Было бы неправильно предполагать, что высвобожденное время
(за счет работы на компьютере) должно вести к сокращению численности менеджеров, экономистов, бухгалтеров и других специалистов, так как проведение расчетов является лишь частью основной задачи – принятия необходимого решения. При сокращении времени на проведение расчетов время на анализ и принятие решений увеличивается.

Таким образом, создание ЭИС не столько приводит к
высвобождению специалистов, сколько выдвигает к ним новые
требования, т.е. позволяет качественно изменить их труд.

Наиболее важным требованием к специалистам является умение
осуществить постановку задач, т.е. составить алгоритм их решения,
установить состав информационного наполнения вычислительных
процедур для получения искомых результатов, сформулировать
требования к методам контроля решаемых задач.

Дата добавления: 2014-12-24